Fixed Price oder Time & Material: Was bringt einem IT-Studio mehr ein

«Wir haben ein Projekt für ein Fixum von $20K übernommen und uns über die 40% Marge gefreut. Tatsächlich hat es 40% mehr Stunden gebraucht als geschätzt. Am Ende waren es 8%, und nur weil das Team abends durchgearbeitet hat. Damals habe ich angefangen, Plan gegen Ist stundengenau zu vergleichen.»

Das ist eine vertraute Geschichte für jedes Studio. Fixed Price sieht in der Kalkulationsphase profitabel aus und verwandelt sich in der Umsetzung in eine Lotterie. Time & Material wirkt fairer, hat aber seinen eigenen Preis. Sehen wir uns beide Modelle anhand von Zahlen an, denn die Wahl zwischen ihnen ist keine Geschmacksfrage, sondern die Frage, wer das Risiko von Mehraufwand trägt.

Zwei Modelle in einfachen Worten

Fixed Price: Sie vereinbaren eine feste Summe für einen vereinbarten Umfang. Für den Kunden ist das bequem — er kennt das Budget im Voraus. Aber das gesamte Risiko einer Fehlkalkulation und von Mehraufwand tragen Sie: Schätzen Sie 200 Stunden und brauchen 280, zahlen Sie die Differenz aus Ihrer eigenen Marge.

Time & Material: Der Kunde zahlt für die tatsächlich geleisteten Stunden zu einem vereinbarten Satz. Ihre Marge pro Stunde bleibt stabil, egal wie viele Stunden es werden. Aber die Gewinnobergrenze ist begrenzt, und das Modell verlangt Vertrauen des Kunden und eine transparente Zeiterfassung — sonst wird jede Rechnung zum Streitpunkt.

Rechnen wir an einem Projekt

Nehmen wir ein Projekt mit Stundenkosten von $50 und einem Kundensatz von $70.

Fixed Price ist profitabler, solange die Schätzung stimmt, und bricht ein, sobald das Projekt aus dem Ruder läuft. Time & Material liefert eine niedrigere, aber stabile Marge, die nicht vom Stundenüberzug abhängt. Die Frage ist also nicht «welches Modell allgemein besser ist», sondern «wie genau Sie schätzen können».

Die eine Zahl, die alles entscheidet

Die entscheidende Variable ist Ihre Schätzgenauigkeit — wie gut die tatsächlichen Stunden mit dem Plan übereinstimmen. Wenn Ihre Schätzungen regelmäßig innerhalb von 10–15% liegen, bringt Fixed Price eine höhere Marge, und Sie können es bedenkenlos anbieten. Wenn der Ist-Wert konstant 30–50% über dem Plan liegt, ist jedes Fixed-Projekt ein versteckter Verlust, und es ist sicherer, mit Time & Material zu arbeiten, bis Sie genauer schätzen können.

«Fixed Price ist eine Wette auf die eigene Schätzung. Solange Sie Plan gegen Ist nicht bei jedem Projekt messen, gehen Sie diese Wette blind ein — und wundern sich, warum die Marge von Projekt zu Projekt schwankt.»

Was neben dem Geld noch zählt

Fixed Price ist für den Kunden einfacher und bietet eine höhere Gewinnobergrenze, verlagert aber das gesamte Risiko auf Sie und bestraft jede Änderung der Anforderungen. Time & Material schützt Ihre Marge und ist flexibel bei Änderungen, verlangt aber Vertrauen und eine transparente Zeiterfassung — sonst zweifelt der Kunde an jeder Rechnung. Oft ist ein kluger Mix sinnvoll: klare, gut verstandene Arbeitspakete als Fixed, explorative oder wandelbare als Time & Material.

Wie sich das im Alltag zeigt

Man hört das Problem in typischen Sätzen. «Das Projekt scheint profitabel, aber das Team arbeitet seit drei Wochen abends durch.» «Wir haben die Ausschreibung zum Festpreis gewonnen und fürchten jetzt jede Kundenänderung.» «Ich glaube, wir machen bei diesem Kunden Verlust, bin mir aber nicht sicher.» «Der Kunde will kein Time & Material, weil er unseren Stunden nicht vertraut» — während Sie ohnehin keine transparente Zeiterfassung haben. Das alles sind Entscheidungen und Streitigkeiten nach Gefühl, wo Plan-gegen-Ist-Zahlen gebraucht werden.

Wie Sie die Marge pro Projekt sehen

Um das zu steuern, müssen Sie pro Projekt Umsatz, tatsächliche Kosten und die Abweichung von der Schätzung sehen. In Finmap legen Sie Projekte an, verbuchen den Kundenumsatz und die direkten Kosten des Teams — und sehen die reale Marge pro Projekt und pro Vertragsart. Es wird sichtbar, welche Fixed-Projekte regelmäßig über der Schätzung liegen und welche Time-Material-Konten zu wenig einbringen. Ihre nächste Schätzung basiert dann auf Ihren eigenen realen Zahlen, nicht auf Optimismus.

Dazu passend — die reale Marge pro Entwickler im Outstaffing und wie sich Betriebsbuchhaltung von der klassischen Buchhaltung in der IT unterscheidet.

Ein paar Tipps

• Vergleichen Sie Plan gegen Ist stundengenau bei jedem Projekt — das ist der wichtigste Hebel für die Fixed-Price-Marge.
• Übernehmen Sie kein Fixed Price für explorative Arbeit mit unklarem Umfang: Dort liegt Ihre Schätzung fast immer daneben.
• Bauen Sie einen Puffer von 15–20% für Mehraufwand in den Festpreis ein, denn Änderungen der Anforderungen sind unvermeidlich.
• Halten Sie bei Time & Material eine transparente Zeiterfassung: Sie schützt sowohl Ihre Marge als auch das Vertrauen des Kunden.
• Betrachten Sie die Marge nach Vertragsart, nicht im Durchschnitt: Fixed und T&M verbergen unterschiedliche Risiken.

Es gibt kein universell besseres Modell. Fixed Price gewinnt, wenn Sie genau schätzen; Time & Material, wenn der Umfang sich ändert oder Vertrauen noch aufgebaut wird. Sobald Sie Plan gegen Ist bei jedem Projekt sehen, hört die Wahl auf, eine blinde Wette zu sein, und wird zur Berechnung.

Money Doesn't Disappear. You Just Don't See It.

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