Cómo Intelligent System Creció ~150% en un Año de Pandemia con Finmap

Desafío

Mykola Mostovoy levantó su negocio de construcción como lo hace al principio la mayoría de los contratistas: rápido, con las manos en la obra y en Excel. Cuando la empresa ya operaba diez cuadrillas independientes desde Varsovia, con un equipo internacional formado por gente de Ucrania, Moldavia, Georgia, Bielorrusia y Polonia, ese esquema había dejado de funcionar. Cada cuadrilla llevaba su propio presupuesto de materiales y consumibles, pero nadie tenía un solo lugar para ver el panorama completo: qué clientes ya habían pagado, cuánto salía en compras y sueldos, qué proyectos eran rentables y cuáles no, o qué equipo había en inventario en diez obras distintas. Antes de Finmap, todo eso vivía en archivos de Excel dispersos, y conciliar los números de una cuadrilla con los de otra consumía un tiempo que el equipo no tenía.

El despacho contable externo de Polonia con el que trabajaba la empresa no estaba hecho para cerrar esa brecha. Sus reportes llegaban de dos a tres semanas después de los hechos: servían para presentar declaraciones, pero no para una decisión que había que tomar esa misma semana. La solución obvia, contratar a un director financiero de tiempo completo en Varsovia, tenía un costo real: alrededor de 8,000 PLN (unos €2,000) al mes, un gasto que Mostovoy no estaba listo para asumir por un puesto que aún no podía justificar del todo. «Necesitábamos una herramienta de contabilidad administrativa más oportuna, que nos mostrara dónde estamos obteniendo utilidades, dónde estamos perdiendo dinero y dónde podríamos operar con más eficiencia», dice.

Solución

Mostovoy consolidó en Finmap los presupuestos de las diez cuadrillas, con acceso por roles para que los gerentes de proyecto, los capataces y los choferes vean y capturen solo lo que corresponde a su parte del negocio. En lugar de acumular papeleo para una conciliación de fin de mes, los empleados registran ellos mismos las transacciones de ingresos, gastos y transferencias, en el momento en que ocurren, usando los tres puntos de entrada principales de Finmap.

Dos funciones llevan el peso del día a día. El reporte de flujo de efectivo le da a Mostovoy una lectura del mismo día de hacia dónde se mueve realmente el dinero, cuadrilla por cuadrilla. El calendario de pagos le permite planear ingresos y gastos con anticipación, en lugar de descubrir un faltante cuando ya es un problema. «El calendario de pagos nos ayudó a planear nuestros ingresos y gastos para saber si íbamos a tener un faltante de efectivo o en qué momento podría aparecer. Tuvimos tiempo de reaccionar y evitar esa situación», dice.

El sistema también resultó ser una red de seguridad que nadie había planeado. Un septiembre, un empleado perdió una factura de 4,500 PLN (unos €1,000) y se olvidó por completo de ella, hasta que los contadores fueron a cerrar los documentos del mes y descubrieron que faltaba. Como la transacción ya estaba registrada en Finmap, la empresa detectó el faltante antes de que el dinero se perdiera para siempre. «Qué bueno que lo pasó todo por Finmap», dice Mostovoy.

Resultados

Con visibilidad diaria de las diez cuadrillas, el negocio de construcción de Mostovoy creció alrededor de 150% en un solo año, a pesar de la pandemia. Otro negocio de su portafolio, del sector fintech y operado con Finmap, creció 400% en el mismo periodo.

Igual de revelador es la contratación que Mostovoy todavía no ha tenido que hacer. «En el nivel en el que operamos, deberíamos haber contratado hace mucho a alguien que se encargara de las finanzas. Pero con el servicio de Finmap todavía no hace falta», dice. Así evita ese costo de aproximadamente 8,000 PLN al mes y sigue contando con visibilidad diaria y estructurada de todas las cuadrillas.

Cuando se le pregunta directamente por qué adoptó Finmap, Mostovoy no recurre a una métrica financiera. «¡Porque es genial!», dice.