Cómo KLEI Cambió las Conjeturas Financieras por Claridad en Tiempo Real
KLEI fabrica stickers, y no de los hechos en serie, sino duraderos y con un acabado cuidadoso, en Ucrania. Fundada en 2017 por Mykyta Anikanov, la empresa empezó como una operación de diez personas que parecía más una familia que un negocio. Creció rápido: llegaron pedidos de clientes internacionales como Reface, Wix, Banda Agency y Wikimedia, y clientes de lugares tan lejanos como Canadá estaban dispuestos a esperar semanas por la entrega sin que la empresa gastara nada más en marketing.
“"Abro Finmap, veo el saldo y los próximos gastos, sigo en números positivos y sigo con mi día." — Mykyta Anikanov, Fundador, KLEI”
— Mykyta Anikanov, Fundador, KLEI
Desafío
El crecimiento no vino acompañado de visibilidad. Las finanzas de KLEI estaban repartidas entre cuentas bancarias separadas, hojas de cálculo y las notas mentales del propio Anikanov. Los pedidos variaban muchísimo (desde un solo sticker hasta tirajes de 10,000, con corte de contorno, en paquetes o corporativos) y cada tipo de pedido tenía su propia estructura de costos que el equipo no alcanzaba a ver con facilidad. Los métodos de pago mezclados generaban faltantes de efectivo y, como el saldo bancario se acercaba a cero aun cuando los pedidos seguían aumentando, Anikanov no podía responder la pregunta básica: ¿KLEI era realmente rentable o solo estaba ocupada?
«Las finanzas siempre han sido mi punto débil; me costaban muchísimo», dice. El estrés tenía su ritmo: «Antes pasaba dos días tranquilo y luego dos semanas estresado. Ahora es al revés: siempre estoy tranquilo».
Solución
KLEI implementó Finmap en el otoño de 2021 y lo usó para reunir en un solo lugar cada cuenta, hoja de cálculo y nota mental, con un saldo en tiempo real y un calendario de pagos que sustituyeron la foto retrospectiva que el equipo solía armar a mano. Dos cambios destacaron.
Primero, en cuanto Finmap hizo visibles las cuentas por cobrar, el equipo detectó un patrón de clientes que pagaban tarde y pasó el negocio a una política de solo pago por adelantado. «Después de implementar la administración financiera, vi en Finmap que de verdad teníamos cuentas por cobrar. Así que dijimos: bueno, de ahora en adelante, solo con pago por adelantado», dice Anikanov.
En segundo lugar, KLEI armó una estructura de categorías dentro de Finmap, con categorías separadas para stickers individuales y para paquetes de stickers, para por fin poder ver qué tipos de pedido eran realmente rentables y no juzgar el negocio solo por el saldo total. «Antes solo mirábamos el total: entró dinero, así que estábamos bien. Pero cuando empezamos a dividir por tipo de pedido, vimos que no todo era igual de rentable», dice.
También creó una rutina en torno al sistema, en lugar de verlo como una solución de una sola vez: «Dedica tiempo a las finanzas cada semana. Incluso 30 minutos analizando los números te dan más que las suposiciones o la intuición. Un fundador debe saber qué significa cada número y tomar decisiones con base en hechos».
Resultados
El cambio más claro es cómo empieza ahora su día Anikanov. «Abro Finmap, veo el saldo y los próximos gastos, sigo en números positivos y sigo con mi día. Antes tenía que revisar tres cuentas bancarias, hojas de cálculo, notas, y aun así quedarme con dudas», dice.
Pasar de revisar tres lugares a revisar uno liberó tiempo y atención que antes se iban en la ansiedad financiera. Para 2025, KLEI había conseguido inversión y empezado a construir su propia planta de producción, había abierto nuevas cuentas y había puesto en marcha una nueva estructura financiera acorde con su crecimiento: el tipo de hitos que cuesta alcanzar cuando todavía se adivina la rentabilidad pedido por pedido.
Cuando se le pregunta qué le diría a otro fundador en su misma situación, Anikanov vuelve al hábito más que al software: conoce tus números, revísalos cada semana y deja que los hechos, no la intuición, guíen la siguiente decisión.
