Cómo LIBERT Ahorró USD 8,348 al Año al Reemplazar Hojas de Cálculo con Finmap
LIBERT ofrece transporte premium y de clase ejecutiva en Ucrania: reservaciones individuales y corporativas, traslado de delegaciones oficiales, logística de eventos, rutas internacionales, vehículos blindados para viajes que exigen seguridad y choferes que hablan inglés. Andriy Antonenko fundó la empresa en 2008 y la construyó sobre un principio sencillo: el orden importa, sobre todo en las finanzas, por eso capacitó a su equipo desde el inicio en un sistema de reportes claro.
“"Por fin se están construyendo relaciones honestas y transparentes con todo mi equipo, y eso es para mí una de las claves del éxito." — Andriy Antonenko, Dueño, LIBERT”
— Andriy Antonenko, Propietario, LIBERT
Desafío
Esa disciplina era manual. LIBERT trabajaba con hojas de cálculo de elaboración propia, y para fin de año eso significaba conciliar más de doce tablas mensuales que se habían vuelto demasiado complejas para fiarse de ellas sin revisarlas una y otra vez. Cada noche traía el mismo riesgo. «Si por la noche no verificas todo contra las tablas y no anotas además todos los resultados, o se te pasa un error en algún lado, ¡mañana será imposible desenredar esta maraña de datos!», dice Antonenko. La carga de trabajo había superado lo que un solo gerente de operaciones podía manejar razonablemente en horario normal, y los sistemas CRM que LIBERT probó en el camino no se ajustaban a la manera en que de verdad operaba el negocio: ninguno estaba pensado en torno a choferes, vehículos y proyectos, como necesita una empresa de transporte.
Solución
Antonenko decidió probar Finmap. «El sistema es sencillo y todo está claro. Y la reunión en línea con el consultor de soporte permitió personalizar el servicio exactamente al formato de mi negocio», dice.
La empresa armó su configuración de Finmap en torno a su forma real de operar: cada uno de los aproximadamente 20 choferes de LIBERT tiene una cuenta individual para registrar sus gastos con comprobantes y asignarlos a un proyecto, así que el gasto nunca es un misterio cuando llega a la oficina central. Cada auto se maneja como un proyecto propio, con los costos de servicio y los ingresos por clase de vehículo. Un panel también le da a Antonenko visibilidad del consumo de combustible de cada chofer frente a sus límites.
Resultados
El resultado más claro es una contratación que LIBERT ya no necesita hacer. Sumar a un gerente de operaciones adicional, con el sueldo mensual promedio de Ucrania de USD 750, le costaría a la empresa unos USD 8,780 al año. La suscripción anual de Finmap cuesta USD 432: un ahorro neto de USD 8,348 al año, sin contar la nómina y los gastos indirectos de administración que habría sumado un nuevo empleado.
En el día a día, eso también significa menos tiempo conciliando y más tiempo dirigiendo el negocio: los límites de combustible, los saldos de los choferes y la rentabilidad por vehículo son algo que Antonenko ahora puede consultar en un panel, en lugar de reconstruirlo a partir de una pila de tablas. El otro resultado es más difícil de medir, pero le importa igual: la confianza dentro del equipo. «Por fin se están construyendo relaciones honestas y transparentes con todo mi equipo, y eso es para mí una de las claves del éxito. Es importante que a todos les alcance; así el trabajo de los choferes será cómodo y el nivel de nuestro servicio no hará sino crecer», dice.
Ya piensa en qué más podría asumir el sistema: «Ni siquiera sabía si existían programas similares o competidores de Finmap. ¿Y para qué, si este sistema me satisface por completo? Sería bueno para nuestro negocio poder no solo emitir facturas en Finmap, sino también expedir certificados de trabajos realizados».
