Cómo Mathema Cambió un Error de Excel de USD 250 por Control Financiero Diario
“"Tuve suerte con mis finanzas, siempre escuché a gente inteligente, y todos decían: controla tus finanzas." — Vitalii Shkil, Cofundador, Mathema”
— Vitalii Shkil, Cofundador, Mathema
Desafío
Mathema es una escuela de matemáticas en línea que hoy imparte más de 20,000 lecciones al mes a más de 2,000 estudiantes. No empezó así, y tampoco empezó en Finmap: el cofundador Vitalii Shkil llevó las finanzas iniciales de la empresa en Excel, como hace la mayoría de los fundadores. Funcionó, hasta que el crecimiento lo rebasó. Las hojas de cálculo que debían darle a Shkil un panorama financiero completo nunca lo lograron del todo: las actualizaciones iban atrasadas, y el negocio lo pagó de maneras difíciles de ver venir. En un incidente, un error dentro de una fórmula de Excel le costó al negocio USD 250, y el equipo tardó dos horas buscando solo para encontrar dónde se había torcido la cifra.
Para Shkil, ese tipo de brecha pesaba más de lo que habría pesado para un fundador primerizo. Llegó al negocio con conocimientos de contabilidad financiera y no estaba dispuesto a que una hoja de cálculo fuera el techo de lo bien que podía aplicarlos. «Tuve suerte con mis finanzas, siempre escuché a gente inteligente, y todos decían: controla tus finanzas», dice.
Solución
Desde marzo de 2021, Mathema lleva su gestión financiera en Finmap. Shkil conectó las cuentas bancarias de la empresa para que las transacciones se registren automáticamente en lugar de capturarse a mano, con lo que eliminó el paso de captura manual por donde se había colado el error de USD 250. También configuró accesos por rol para el equipo, de modo que cada persona pudiera registrar y ver las cifras de su parte del negocio sin que todos los usuarios necesitaran ver la información financiera completa.
El hábito diario es el monitoreo del flujo de efectivo: una vista del mismo día de lo que entra y sale, que sustituye el panorama atrasado y propenso a errores que antes le daba Excel. Además de esa revisión diaria, Shkil revisa cada mes un estado de resultados (P&L) y un estado de flujos de efectivo, y da seguimiento específico a los pagos de la primera lección, porque esa métrica le dice si los estudiantes nuevos realmente se convierten en estudiantes que pagan y no solo se inscriben. Con las mismas cifras mantiene bajo revisión constante la estructura de costos de Mathema y busca categorías que valga la pena optimizar conforme crece la escuela. «Ya estaba aplicando mis conocimientos de contabilidad financiera a un negocio nuevo, para hacerlo financieramente sano desde el principio», dice.
Resultados
Mathema ha crecido hasta convertirse en una escuela que imparte más de 20,000 lecciones al mes a más de 2,000 estudiantes, con reportes financieros que ya no dependen de que alguien se acuerde de actualizar bien una hoja de cálculo ni de que detecte un error antes de que cueste dinero de verdad. Con la disciplina diaria de flujo de efectivo que Shkil construyó alrededor de Finmap, la empresa asegura que nunca ha tenido un faltante de efectivo, justo el tipo de punto ciego que le costó al negocio USD 250 y dos horas perdidas cuando Excel era todo el sistema.
Para Shkil, elegir la herramienta nunca fue una decisión puramente financiera. «También quiero apoyar productos ucranianos geniales como Finmap», dice.
