Cómo SITNIKS CRM Convirtió el Caos Financiero en Su Primera Inversión
“Después de implementar Finmap, atrajimos nuestra primera inversión. — Artem Sitnikov, CEO y Cofundador de SITNIKS CRM”
— Artem Sitnikov, CEO y Cofundador de SITNIKS CRM
Desafío
SITNIKS CRM desarrolla software de gestión de relaciones con clientes para pymes de Ucrania. Como muchas empresas de SaaS en crecimiento, empezó llevando sus finanzas como lo hace la mayoría de las startups: en hojas de cálculo de Excel hechas a la medida.
El fundador Artem Sitnikov pronto se topó con los límites de ese enfoque. Las hojas de cálculo requerían actualizarse constantemente, una sola fórmula rota podía desbaratar un reporte completo y el acceso era de todo o nada: los empleados podían verlo todo o no ver nada. Peor aún, no había manera de saber quién había cambiado qué, así que los números podían dejar de significar algo sin que nadie lo notara.
Para una empresa que aspiraba a levantar capital externo, esa brecha importaba todavía más: los inversionistas esperan números claros y creíbles, y Sitnikov necesitaba un sistema que pudiera generarlos cuando se los pidieran. Se propuso encontrar un sistema de gestión financiera que redujera el tiempo dedicado a llevar la contabilidad, eliminara la captura manual de datos, automatizara los reportes y produjera números lo bastante transparentes para mostrárselos a los inversionistas.
Solución
SITNIKS CRM pasó su gestión financiera a Finmap. Una preocupación inicial fue la seguridad: conectar las cuentas bancarias de la empresa a una herramienta de terceros parecía arriesgado. En la práctica, Finmap funciona como agregador y no como custodio: el dinero sigue en los bancos de la propia empresa (el equipo trabaja con proveedores como Wise y Santander), y Finmap solo extrae los datos de las transacciones para automatizar cálculos y reportes.
Con las integraciones bancarias y las reglas de automatización ya configuradas, la captura y el procesamiento diario de datos requieren ahora una intervención mínima de Sitnikov o de sus gerentes. La configuración flexible de accesos le permite delegar la gestión financiera a los empleados sin perder supervisión, y así dedica su tiempo a hacer crecer el negocio y a atraer inversionistas.
La pieza central de la configuración es el reporte de P&L (estado de resultados) de Finmap, que Sitnikov llama «oro de Finmap»: consolida los resultados por categoría, contratista y proyecto, con filtros que le permiten profundizar en métricas individuales sin que el reporte deje de ser fácil de leer. Junto a él, el reporte de flujo de efectivo ahora se genera de forma automática a partir de los datos de transacciones recopilados. SITNIKS CRM también empezó a usar un reporte específico de cuentas por cobrar para identificar a los clientes que pagaban tarde en un mes determinado y así dar seguimiento antes de que se volviera un problema de flujo de efectivo.
Resultados
La rutina financiera que antes le consumía tiempo a Sitnikov ahora está en gran parte automatizada, y los números de la empresa están lo bastante ordenados como para entregarlos a terceros cuando los pidan. Los inversionistas potenciales y actuales pueden ver los flujos financieros, los gastos y las obligaciones futuras de la empresa cuando quieran, lo que, según Sitnikov, genera el tipo de confianza que vuelve más convincentes las negociaciones. Los cobros ahora llegan de forma más predecible, lo que ha ayudado a la empresa a evitar faltantes de efectivo.
La señal más clara del cambio, en palabras del propio Sitnikov: después de implementar Finmap, SITNIKS CRM atrajo su primera inversión.
Su consejo para otros fundadores que se preparan para levantar capital es directo: empieza a usar una herramienta financiera adecuada lo antes posible, mantén los reportes lo bastante claros para que los inversionistas y los socios vean exactamente cómo funciona el negocio y cómo se usará su dinero, y aprovecha esa visibilidad para detectar los problemas cuando todavía son pequeños.
