Un anticipo del cliente no es su beneficio

Un cliente pagó un gran anticipo: la cuenta está a rebosar, el ánimo es excelente, y la mano ya busca el dinero. Justo ahí se esconde uno de los errores más costosos del dueño de una agencia: tratar un anticipo como su beneficio. En realidad, un anticipo aún no es dinero ganado, sino una obligación de realizar el trabajo. Gástelo «como si fuera suyo» y se queda expuesto: el trabajo todavía hay que hacerlo, y el dinero para hacerlo ya no está.

Veamos por qué un anticipo no es beneficio y cómo manejarlo.

Por qué un anticipo no es su beneficio

El beneficio aparece cuando el trabajo está hecho y sus costes están cubiertos. Un anticipo llega antes de eso: solo cubre el trabajo futuro: salarios del equipo, contratistas, costes. En el momento de recibir un anticipo aún no ha ganado nada; ha asumido una deuda en forma de servicio. Por eso, en el estado de resultados (P&L) un anticipo no se convierte en ingreso de inmediato, aunque el dinero ya esté en la cuenta.

Un anticipo = una obligación, no un ingreso

La forma más sencilla de imaginar un anticipo es como dinero ajeno que está temporalmente con usted. El cliente lo dio para un trabajo concreto, y hasta que no lo haya realizado, esos fondos «pertenecen» al trabajo, no a usted. Esa es la diferencia fundamental entre el movimiento de caja y el ingreso: el dinero ha entrado, pero se convierte en ingreso gradualmente, a medida que se entrega el trabajo. Confundir «está en la cuenta» con «lo hemos ganado» es la raíz de muchos problemas de caja (la guía de flujo de caja).

La trampa principal: «hay dinero, así que puedo gastarlo»

El peligro está en que un gran anticipo crea una ilusión de riqueza. El dueño ve la suma en la cuenta y toma decisiones como si fuera beneficio: asume nuevos costes, retira dinero, se relaja con las ventas. Luego llega el momento de pagar al equipo por ese mismo trabajo, y resulta que el anticipo ya se ha consumido. Así nace una brecha de caja de la nada (cómo evitarlas).

Cómo manejar un anticipo correctamente

Unas reglas sencillas. Separe mentalmente (y mejor aún, en su contabilidad) los anticipos de lo ganado: no mezcle obligaciones futuras con beneficio real. Reserve el dinero para realizar el trabajo bajo el anticipo, y cuente como «suyo» solo lo que queda tras cubrir todos los costes del proyecto. Y planifique con antelación los pagos al equipo y a los contratistas para ese trabajo, de modo que el dinero esté disponible justo cuando se necesite. Sobre distintos esquemas de anticipos e hitos, vea Condiciones de pago.

Ejemplo: un anticipo que «desapareció»

Una agencia recibió un anticipo de 150 mil por un proyecto de tres meses. La cuenta queda a rebosar al instante, y el dueño tranquilamente se muda a una oficina nueva más cara y retira parte del «beneficio». Pero el proyecto requiere trabajo del equipo y de contratistas por valor de 110 mil, repartido en tres meses. Para el segundo mes resulta que de los 150 mil quedan 40 mil, y aún hay que pagar al equipo dos veces más. El beneficio real del proyecto fue de solo 40 mil; eso era lo único que podía considerarse «suyo», no los 150 mil enteros.

Por dónde empezar

Conviértalo en una regla: cuando vea un anticipo, pregúntese de inmediato cuánto de él irá a realizar el trabajo y cuánto es beneficio real. Gaste como «suyo» solo la segunda parte. Para no tener que llevar esto en la cabeza, necesita una contabilidad que separe el movimiento de caja del ingreso ganado (cómo empezar con la contabilidad de gestión).

En Finmap ve la diferencia entre el dinero en la cuenta y el beneficio real del proyecto, de modo que un anticipo deja de crear una falsa sensación de riqueza. Pruébelo gratis durante 7 días.