Die Vorauszahlung eines Kunden ist nicht Ihr Gewinn

Ein Kunde hat eine große Anzahlung geleistet — das Konto ist gut gefüllt, die Stimmung ist bestens, und die Hand greift schon nach dem Geld. Genau hier lauert einer der teuersten Fehler eines Agenturinhabers: eine Anzahlung als eigenen Gewinn zu betrachten. Tatsächlich ist eine Vorauszahlung noch kein verdientes Geld, sondern die Verpflichtung, die Arbeit zu leisten. Geben Sie sie „wie Ihr eigenes“ Geld aus, machen Sie sich angreifbar — die Arbeit muss noch erledigt werden, und das Geld dafür ist bereits weg.

Schauen wir uns an, warum eine Anzahlung kein Gewinn ist und wie man damit umgeht.

Warum eine Anzahlung nicht Ihr Gewinn ist

Gewinn entsteht, wenn die Arbeit erledigt und ihre Kosten gedeckt sind. Eine Anzahlung kommt vor diesem Zeitpunkt — sie deckt nur künftige Arbeit ab: Teamgehälter, Auftragnehmer, Kosten. Im Moment des Erhalts einer Vorauszahlung haben Sie noch nichts verdient — Sie haben eine Schuld in Form einer Leistung übernommen. Deshalb wird eine Anzahlung in der Gewinn- und Verlustrechnung (P&L) nicht sofort zu Umsatz, selbst wenn das Geld bereits auf dem Konto liegt.

Eine Anzahlung = eine Verpflichtung, kein Umsatz

Am einfachsten stellt man sich eine Anzahlung als fremdes Geld vor, das vorübergehend bei Ihnen liegt. Der Kunde hat es für eine bestimmte Arbeit gegeben — und solange Sie diese nicht erledigt haben, „gehören“ diese Mittel der Arbeit, nicht Ihnen. Das ist der grundlegende Unterschied zwischen Geldbewegung und Umsatz: Das Geld ist eingegangen, wird aber erst schrittweise, mit fortschreitender Leistungserbringung, zu Umsatz. „Es ist auf dem Konto“ mit „wir haben es verdient“ zu verwechseln, ist die Wurzel vieler Liquiditätsprobleme (der Cashflow-Leitfaden).

Die größte Falle: „es ist Geld da, also kann ich es ausgeben“

Die Gefahr besteht darin, dass eine hohe Anzahlung eine Illusion von Wohlstand erzeugt. Der Inhaber sieht die Summe auf dem Konto und trifft Entscheidungen, als wäre es Gewinn: geht neue Kosten ein, entnimmt Geld, lässt beim Verkauf nach. Dann ist es Zeit, das Team für ebendiese Arbeit zu bezahlen — und es stellt sich heraus, dass die Anzahlung bereits aufgebraucht ist. So entsteht wie aus dem Nichts eine Liquiditätslücke (wie man sie vermeidet).

Wie man eine Vorauszahlung richtig handhabt

Ein paar einfache Regeln. Trennen Sie gedanklich (und noch besser in Ihrer Buchhaltung) Anzahlungen von Verdientem — vermischen Sie künftige Verpflichtungen nicht mit tatsächlichem Gewinn. Halten Sie das Geld für die Ausführung der Arbeit unter der Anzahlung zurück, und betrachten Sie nur das als „Ihres“, was nach Deckung aller Projektkosten übrig bleibt. Und planen Sie die Zahlungen an Team und Auftragnehmer für diese Arbeit im Voraus, damit das Geld genau dann verfügbar ist, wenn es gebraucht wird. Zu verschiedenen Anzahlungs- und Meilenstein-Modellen siehe Zahlungsbedingungen.

Beispiel: eine Anzahlung, die „verschwand“

Eine Agentur erhielt eine Anzahlung von 150.000 für ein Dreimonatsprojekt. Das Konto ist sofort gut gefüllt, und der Inhaber nimmt sich gelassen ein teureres neues Büro und entnimmt sich einen Teil des „Gewinns“. Doch das Projekt erfordert Team- und Auftragnehmerarbeit im Wert von 110.000, verteilt über drei Monate. Im zweiten Monat stellt sich heraus, dass von den 150.000 nur noch 40.000 übrig sind, während das Team noch zweimal bezahlt werden muss. Der tatsächliche Gewinn aus dem Projekt betrug nur 40.000 — nur das hätte man als „eigenes“ betrachten können, nicht die vollen 150.000.

Wo Sie anfangen sollten

Machen Sie es sich zur Regel: Wenn Sie eine Anzahlung sehen, fragen Sie sich sofort, wie viel davon in die Ausführung der Arbeit fließt und wie viel tatsächlicher Gewinn ist. Geben Sie nur den zweiten Teil als „Ihr eigenes“ Geld aus. Damit Sie das nicht im Kopf behalten müssen, brauchen Sie eine Buchhaltung, die Geldbewegung von verdientem Umsatz trennt (wie man mit der Betriebsbuchhaltung beginnt).

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