Comment TURE a apporté la planification financière à une entreprise construite sur les saisons
TURE gère le tourisme d'aventure en Ukraine — randonnée en montagne, rafting, voyages de ski, ses propres chaînes d'hébergement « White Elephant » et « White Bison », et compétitions en plein air, avec des opérations s'étendant à travers le Dniester, les Carpates et Ternopil. Roman Kozachuk, Responsable du Marketing, a rejoint l'entreprise en 2016 et a aidé à formaliser sa fonction marketing en 2020 ; l'entreprise passe d'une équipe de base de quatre personnes à 25-50 employés au pic de la saison.
“« La gestion intuitive sans plans et budgets peut donner des résultats à court terme, mais la planification financière rend une entreprise résiliente. »”
— Roman Kozachuk, Responsable du Marketing, TURE
Défi
Les premières années de Kozachuk chez TURE signifiaient porter tous les chapeaux à la fois. « Je devais travailler à travers divers départements : de la coordination des guides et de la logistique à la gestion d'une location saisonnière à Ternopil et même à travailler en tant que guide moi-même. Cela m'a fourni une vue à 360 degrés de l'entreprise, » dit-il — une vue qui a rendu les lacunes dans les finances de l'entreprise difficiles à ignorer.
Le tourisme est une entreprise impitoyable à gérer sur des feuilles de calcul. Les finances de TURE vivaient dans des fichiers Excel manuels avec des formules complexes qui prenaient du temps à mettre à jour, donc l'image était toujours un pas derrière la réalité. Les voyages pouvaient nécessiter un changement du jour au lendemain en raison de la météo, le marché lui-même s'est contracté gravement après février 2022, et la demande oscille fortement entre les pics d'été et les creux d'hiver. En plus de cela, les opérations étaient dispersées à travers plusieurs endroits, sans moyen rapide de voir les dépenses totales par catégorie dans l'ensemble de l'entreprise.
Solution
TURE a migré vers Finmap début 2024, à la recherche d'une structure de dépenses transparente et d'une visibilité en temps réel sur la rentabilité des projets. Les propriétés unipersonnelles (FOPs) ont connecté leurs opérations bancaires directement à la plateforme, remplaçant l'entrée manuelle par des données en direct. « Finmap nous a aidés à automatiser magnifiquement nos processus. L'intégration bancaire pour nos propriétés unipersonnelles (FOP) tire les données en temps réel. Nous pouvons maintenant voir l'image financière catégorisée par canal : annonces Meta, annonces Google, design ou marchandise de marque, » dit Kozachuk.
Cette répartition au niveau des canaux, associée à la vue Plan vs. Réel de Finmap, a donné à TURE une visibilité budgétaire instantanée au lieu d'une visibilité retardée, et a permis à l'équipe de tracer une ligne claire entre les dépenses d'exploitation et les dépenses en capital — une distinction qui compte pour une entreprise investissant dans des chaînes d'hébergement tout en gérant aussi des voyages quotidiens.
Résultats
Kozachuk encadre le changement moins comme un échange de logiciels et plus comme un changement dans la façon dont l'entreprise est gérée. « La gestion intuitive sans plans et budgets peut donner des résultats à court terme, mais la planification financière rend une entreprise résiliente, » dit-il. Pour une entreprise dont la demande peut bouger en un jour en raison de la météo, ou en un an en raison d'un choc du marché, cette résilience est le point.
Ses conseils à quiconque envisage le même chemin dans le tourisme est direct : « Si vous voulez entrer dans l'industrie du tourisme, vous devez être passionné par elle parce que les défis sont réels. La finance est l'outil qui vous montre exactement où cette passion vous mène. »
Le compte de TURE ne cite pas un chiffre spécifique de revenue, coût ou pourcentage de croissance du changement — le changement qu'il décrit est structurel : les données bancaires en temps réel au lieu d'une entrée manuelle, les dépenses visibles par canal au lieu d'être enterrées dans des formules, et un plan que l'entreprise peut vérifier elle-même au lieu de découvrir à la fin de l'année si les chiffres ont fonctionné. Dans une entreprise si saisonnière, connaître l'image plan-par-rapport-au-réel en temps réel est en soi la victoire.
