Comment Viora Build a libéré 20 heures par semaine en remplaçant les feuilles de calcul par Finmap
Viora Build est une entreprise de construction basée au Portugal, construisant des villas premium et de luxe ainsi que des développements résidentiels à plusieurs étages pour les investisseurs privés et les développeurs qui s'attendent à la fois à la qualité de la construction et à la transparence dans les chiffres qui les soutiennent. Comme la plupart des constructeurs basés sur des projets, Viora Build gère plusieurs travaux à la fois, chacun avec son propre budget, ses entrepreneurs, son calendrier de paiement et ses coûts de matériaux — une structure où il est facile de perdre la trace de ce qui arrive réellement à l'argent.
“Travailler avec le directeur financier m'a libéré au moins 20 heures par semaine en finance.”
— Simon, Responsable des Opérations chez Viora Build
Défi
Pendant des années, Viora Build a géré ses finances comme de nombreuses entreprises de construction en croissance le font : dans Google Sheets. Chaque dépense a été entrée à la main et catégorisée manuellement, projet par projet.
« Nous avons suivi toutes les dépenses manuellement, et cela a constamment conduit à des erreurs. Nous avions besoin d'un système qui offre une image claire et aide à planifier la croissance, » dit Simon, Responsable des Opérations chez Viora Build.
Les lacunes allaient au-delà des coquilles. L'entreprise n'avait pas de rapports de compte de résultats ou de flux de trésorerie, donc les marges réelles des projets étaient invisibles bien après coup. Il n'y avait pas de calendrier de paiement, ce qui laissait l'entreprise exposée à des lacunes de trésorerie. Et parce que plusieurs grands projets fonctionnaient en parallèle, un seul mauvais calcul comportait un vrai risque financier.
« Nous avions besoin d'une personne qui pouvait préparer des rapports appropriés de compte de résultats et de flux de trésorerie, faire des répartitions par mois et par trimestre, gérer la planification financière et préparer des propositions commerciales pour les investisseurs, » explique Simon. L'entreprise savait que l'automatisation était nécessaire dès le départ, mais les contraintes de ressources ont retardé la décision jusqu'à ce que l'entreprise puisse se le permettre.
Solution
Une fois que Viora Build avait le capital pour agir, elle a avancé sur deux fronts à la fois. Premièrement, elle a embauché un directeur financier pour reprendre la catégorisation des opérations, la création de rapports et la planification financière — un rôle qui est ensuite devenu un poste de directeur financier traitant un travail plus stratégique.
« Au début, nous travaillions au format d'un directeur financier : il catégorisait toutes les opérations, créait des rapports. Et maintenant nous travaillons à un niveau plus profond au format d'un directeur financier, quand il exécute les décisions stratégiques et nous fournit les rapports, » dit Simon.
Deuxièmement, l'entreprise a transféré chaque opération financière hors de Google Sheets et dans Finmap, lui donnant le suivi au niveau des catégories, les soldes de comptes en direct, et les rapports de compte de résultats et flux de trésorerie sur demande. Avec les bases en place, l'équipe va maintenant un pas plus loin : intégrer la finance, l'approvisionnement et l'estimation des coûts dans un seul système ERP, afin que la planification des achats, le contrôle des coûts et les certificats d'achèvement restent tous synchronisés.
Résultats
La gestion financière a cessé d'être réactive, et l'équipe de direction a obtenu une vue claire sur chaque projet.
La victoire la plus immédiate était le temps. « Travailler avec le directeur financier m'a libéré au moins 20 heures par semaine en finance, » dit Simon — des heures qu'il consacre maintenant au développement de l'entreprise au lieu de chasser les chiffres.
La deuxième victoire était la précision. « Maintenant, nous pouvons calculer avec précision nos marges de projet et, grâce à cela, le bénéfice net, » note Simon. Avec un calendrier de paiement en place, l'équipe a également une lecture claire sur ce qui est à venir et quels certificats d'achèvement doivent encore être émis, supprimant le jeu de conjectures qui avait l'habitude d'entourer les lacunes de trésorerie.
L'approvisionnement, la finance et l'estimation fonctionnent maintenant en synchronisation plutôt que dans des silos distincts, économisant du temps dans la plus grande équipe de direction, pas seulement pour Simon. Avec le déploiement ERP en cours, Viora Build se positionne pour son étape suivante : assumer des projets plus importants avec la confiance qui vient de savoir exactement où se tient l'argent.
« Maintenant, nous pouvons planifier nos finances sans nous enfoncer dans un coin. Cela donne confiance et liberté pour la croissance, » dit Simon.
