Des livres manuscrits à une entreprise de 54 millions UAH : l'histoire de ThinkGlobal

Défi

Yana Moskovchenko ne s'est pas proposée de construire un empire commercial — elle a commencé par la recherche d'une mère d'une école qui ne « casserait » pas l'esprit de sa fille de la façon dont elle sentait que le système d'État l'avait fait. Cette recherche l'a menée à acheter la franchise ThinkGlobal private school en 2017, aux côtés d'un centre de première enfance qui a ensuite devient la maternelle KUKU Kids, ainsi qu'une série de camps familiaux GLOBAL FRIENDS.

Pendant des années, elle a géré les finances comme beaucoup de fondateurs le font au départ : à la main. Les journaux enregistraient le montant qui entrait et sortait à chaque endroit, et Moskovchenko devait réconcilier elle-même les chiffres — et ils ne correspondaient souvent pas. Jusqu'à ce qu'elle visite physiquement un endroit ou appelle quelqu'un, elle n'avait aucune idée du montant réel assis dans la caisse. Elle décrit toujours essayer de le tenir dans sa tête : où avons-nous oublié d'enregistrer quelque chose, pourquoi y a-t-il une pénurie, pourquoi cela ne correspond pas à Excel. « C'était un cauchemar, » dit-elle. « Je ne veux même pas m'en souvenir. »

L'incertitude a atteint un paroxysme au début de l'invasion à grande échelle, quand Moskovchenko a envisagé de vendre l'école par crainte de l'instabilité — avant de se rendre compte que d'essayer de vendre une entreprise suivi sur rien d'autre qu'une feuille de calcul Excel était, selon ses paroles, non professionnel.

Solution

Moskovchenko a entendu parler de Finmap lors d'une conférence et l'a mis en place dans toute l'entreprise. Le déploiement n'a pas été une acceptation instantanée — son équipe a d'abord résisté, comme la plupart des équipes résistent à tout nouveau système. Elle l'a imposé avec une proposité simple : personne ne veut plus laver les vêtements à la main, et c'était l'équivalent d'installer un lave-vaisselle pour les finances de l'école. L'équipe de Finmap a organisé une séance d'intégration pour son personnel, et en un mois les mêmes employés qui avaient résisté lui disaient, « Comment avons-nous vécu avant ? »

Aujourd'hui, Moskovchenko gère deux emplacements scolaires et une maternelle, chacun avec son propre administrateur et caisse, catégorisant les paiements dans Finmap. Elle peut vérifier le solde de n'importe quelle caisse à tout moment, et suit les camps GLOBAL FRIENDS comme un projet séparé afin qu'elle puisse voir exactement combien peut aller à la publicité par rapport à combien est le bénéfice net. Quand elle définit les frais d'inscription pour l'année prochaine, elle les définit maintenant basé sur les données financières réelles de Finmap plutôt que sur des conjectures.

Résultats

Le résultat le plus clair est la visibilité. Moskovchenko dit qu'avec Finmap, elle peut être dans une autre ville, ouvrir son téléphone et voir l'état réel de l'entreprise — une vérification de deux minutes au lieu d'un cauchemar de réconciliation. En préparation d'une récente interview, elle a extrait les chiffres dans l'application en quelques minutes : chiffre d'affaires annuel d'environ 54 millions UAH (environ 1 272 770 $), avec une rentabilité d'environ 46 % pour les écoles et autour 14 % pour la maternelle.

Elle est depuis devenue une avocate pour traiter le suivi financier comme un fondamental commercial plutôt qu'une corvée, disant aux autres fondateurs entrant en éducation de calculer leur modèle financier avant de commencer, non pas après. Comme elle le dit, le coût de l'outil n'est rien comparé aux heures de travail manuel qu'il a remplacé — et la liberté qu'il lui a acheté, selon ses paroles, de se concentrer « sur l'amour, sur la croissance, sur la chance de goûter à cet univers. »