Κέρδος Δικηγορικού Γραφείου ανά Πρακτική και Εταίρο, όχι ανά Τζίρο

«Πέρυσι τιμολογήσαμε 22 εκατομμύρια. Όμως όταν μοίρασα ό,τι απέμεινε στους τρεις εταίρους τον Δεκέμβριο, ο καθένας μας πήρε λιγότερα απ’ ό,τι πέρυσι. Κάθισα λοιπόν και έκανα τους υπολογισμούς ανά πρακτική. Αποδείχθηκε ότι η δικαστική πρακτική κρατούσε όλο το γραφείο για δύο χρόνια, ενώ η εταιρική πρακτική, για την οποία ήμασταν τόσο περήφανοι, μόλις που έβγαζε τα έξοδά της».

Ο τζίρος σας φαίνεται υγιής. Είκοσι, τριάντα εκατομμύρια τον χρόνο. Οι δικηγόροι είναι απασχολημένοι, το ημερολόγιο είναι γεμάτο, οι πελάτες τηλεφωνούν συνεχώς. Και όταν έρχεται η στιγμή να μοιραστεί το κέρδος μεταξύ των εταίρων, το ποσό στο τραπέζι είναι μικρότερο απ’ όσο θα έπρεπε. Ένα ερώτημα παραμένει: πού πήγε το υπόλοιπο;

Σε ένα δικηγορικό γραφείο τα χρήματα σπάνια εξαφανίζονται με θόρυβο. Διαρρέουν σιωπηλά. Σε ώρες που εργάστηκε ένας δικηγόρος αλλά κανείς δεν τις έβαλε σε τιμολόγιο. Σε υποθέσεις με πάγια αμοιβή που κράτησαν διπλάσιο χρόνο από τον προϋπολογισμένο. Σε εκπτώσεις που έδωσε ένας εταίρος ως χάρη και δεν τις κατέγραψε ποτέ. Ο τζίρος εξακολουθεί να φαίνεται καλός. Αυτό που φτάνει στους εταίρους όχι, και κανείς δεν μπορεί να δείξει ακριβώς πού διαρρέει.

Ο λόγος είναι σχεδόν πάντα ο ίδιος. Το γραφείο μετρά τα χρήματά του σαν έναν μεγάλο σωρό, ενώ στην πραγματικότητα κερδίζει πολύ διαφορετικά σε κάθε πρακτική και κάτω από κάθε εταίρο. Μέχρι να κατατάξετε το κέρδος σε αυτά τα ράφια, οδηγείτε στα τυφλά.

Το κέρδος ανά πρακτική και ανά εταίρο με απλά λόγια

Φανταστείτε το γραφείο σας όχι ως μία εταιρεία, αλλά ως τέσσερις μικρές επιχειρήσεις κάτω από μία στέγη. Η δικαστική πρακτική είναι μια επιχείρηση με τη δική της οικονομική λογική. Η εταιρική είναι μια άλλη. Η φορολογική, οι καταχωρίσεις, η υποστήριξη συναλλαγών η καθεμία έχει τις δικές της χρεώσεις, τη δική της αξιοποίηση χρόνου, το δικό της ποσοστό διαγραφόμενων ωρών.

Το κέρδος ανά πρακτική υπολογίζεται απλά: τα έσοδα αυτής της ομάδας μείον τα άμεσα κόστη της. Άμεσα κόστη είναι οι μισθοί των δικηγόρων που εργάζονται σε αυτήν, οι αμοιβές εξωτερικών ειδικών, τα δικαστικά έξοδα που δεν χρεώσατε ποτέ στον πελάτη. Ό,τι απομένει είναι το περιθώριο της πρακτικής. Το ενοίκιο, η υποδοχή, η λογιστική, το CRM αυτά είναι κοινά κόστη, που κατανέμονται ξεχωριστά.

Το κέρδος ανά εταίρο απαντά σε διαφορετικό ερώτημα: ποιο χαρτοφυλάκιο πελατών πραγματικά τρέφει το γραφείο. Κάθε εταίρος έχει τη δική του δεξαμενή πελατών, τη δική του ομάδα συνεργατών, τη δική του συνήθεια στη διαπραγμάτευση αμοιβών. Ένας εταίρος φέρνει 6 εκατομμύρια και αφήνει στο γραφείο περιθώριο 40%. Ένας άλλος φέρνει 9 εκατομμύρια, αλλά μοιράζει εκπτώσεις και διαγράφει ώρες μέχρι, αφού πληρωθούν όλοι, να απομένει 12%. Στη συγκεντρωτική αναφορά και οι δύο φαίνονται αστέρια. Ανά εταίρο, η αλήθεια αποκαλύπτεται.

Γιατί ο μέσος όρος του περιθωρίου του γραφείου λέει ψέματα

Όταν κοιτάτε μία μόνο τελική γραμμή, βλέπετε ένα μικτό περιθώριο. Και ο μέσος όρος είναι ο πιο επικίνδυνος αριθμός στη διοικητική λογιστική, γιατί αναμειγνύει το ισχυρό με το αδύναμο και εμφανίζει κάτι ενδιάμεσο που στην πραγματικότητα δεν υπάρχει.

Ας πούμε ότι η δικαστική πρακτική έχει περιθώριο 50% και η εταιρική 8%. Η αναφορά δείχνει ένα άνετο 30% και εσείς χαλαρώνετε. Αλλά αυτό το 30% δεν υπάρχει πουθενά. Υπάρχει μια κερδοφόρα πρακτική που σιωπηλά καλύπτει μια ζημιογόνα με τα δικά της μετρητά. Νομίζετε ότι η εταιρική πρακτική βγάζει χρήματα επειδή τα τιμολόγια είναι μεγάλα. Στην πραγματικότητα καταναλώνει ό,τι κέρδισαν οι δικαστικοί δικηγόροι.

Και γίνεται χειρότερο. Βλέποντας ένα υγιές 30%, οι εταίροι επενδύουν σε ό,τι φαίνεται κύρος, προσλαμβάνουν περισσότερους εταιρικούς δικηγόρους, παίρνουν μεγαλύτερο γραφείο. Ρίχνουν καύσιμο ακριβώς στην ομάδα που τραβάει το γραφείο προς τα κάτω. Ο μέσος αριθμός σας καθησυχάζει ακριβώς τη στιγμή που θα έπρεπε να χτυπάτε συναγερμό.

Ένα παράδειγμα: ένα γραφείο, τρεις πρακτικές

Ας αναλύσουμε ένα γραφείο με 20 εκατομμύρια ετήσια έσοδα. Τα ίδια χρήματα, ο ίδιος τζίρος. Δεν κοιτάμε το σύνολο, αλλά πόσο επιβιώνει μετά τα άμεσα κόστη κάθε ομάδας.

Κοιτάξτε την εταιρική πρακτική. Δεύτερα μεγαλύτερα έσοδα μετά τη δικαστική, οι εταίροι είναι περήφανοι γι’ αυτήν, οι πελάτες είναι κορυφαίοι. Κι όμως το περιθώριο είναι 10%, οκτακόσιες χιλιάδες για ολόκληρο τον χρόνο. Η δικαστική πρακτική, με μικρότερα έσοδα, αφήνει στο γραφείο πέντε φορές και μισή περισσότερα μετρητά.

Γιατί; Στην εταιρική πρακτική οι περισσότερες εργασίες γίνονται με πάγιες αμοιβές που υποτιμήθηκαν εξαρχής. Οι δικηγόροι είναι ακριβοί, και ένα κομμάτι των ωρών δεν έφτασε ποτέ σε τιμολόγιο επειδή ήταν «δύσκολο να εξηγηθεί για τι πληρώνει ο πελάτης». Η δικαστική πρακτική είναι το αντίθετο: ωριαία χρέωση, υψηλό ποσοστό είσπραξης, λιγότερες διαγραφές. Όταν οι δύο συγχωνεύονται σε μία αναφορά, βλέπετε ένα χαρούμενο 34% και δεν καταλαβαίνετε γιατί τόσο λίγα φτάνουν στο χέρι σας. Κατατάξτε τις σε ράφια και το σημείο που χρειάζεται θεραπεία γίνεται προφανές.

Τι πραγματικά καθορίζει τα χρήματα: είσπραξη, μόχλευση, πάγια έναντι ωριαίας

Το περιθώριο μιας πρακτικής δεν εμφανίζεται από το πουθενά. Από κάτω του κρύβονται λίγοι μοχλοί που ένα δικηγορικό γραφείο γυρίζει καθημερινά, συχνά χωρίς να το αντιλαμβάνεται.

Ποσοστό είσπραξης: ώρες που εργάστηκαν έναντι ωρών που τιμολογήθηκαν

Ένας δικηγόρος αφιερώνει 160 ώρες σε μια υπόθεση μέσα σε έναν μήνα. Μόνο 120 φτάνουν στο τιμολόγιο του πελάτη. Σαράντα ώρες διαγράφηκαν: «χρειαστήκαμε καιρό να το κατανοήσουμε, είναι άβολο να το χρεώσουμε», «ο πελάτης δεν θα το καταλάβει», «ένα μέρος το έκανε ασκούμενος». Το ποσοστό είσπραξής σας είναι 75%. Αυτό σημαίνει ότι μια ονομαστική χρέωση 3.000 ₴ την ώρα γίνεται στην πραγματικότητα 2.250 ₴. Νομίζετε ότι πουλάτε χρόνο προς τρεις χιλιάδες· στην πραγματικότητα τον πουλάτε προς δύο χιλιάδες διακόσια πενήντα.

Τώρα φανταστείτε ότι το συνολικό ποσοστό είσπραξης του γραφείου είναι 70% και το ανεβάζετε στο 82%. Τα έσοδα δεν αυξήθηκαν ούτε κατά μία γρίβνα, οι χρεώσεις παραμένουν ίδιες, οι πελάτες οι ίδιοι. Κι όμως τα μετρητά στον λογαριασμό είναι αισθητά περισσότερα, γιατί απλώς σταματήσατε να χαρίζετε ώρες που είχατε ήδη εργαστεί. Είναι ο φθηνότερος τρόπος για να αυξήσετε το κέρδος σε ένα δικηγορικό γραφείο.

Ανολοκλήρωτη εργασία: χρήματα ήδη κερδισμένα αλλά παγωμένα

Οι δικηγόροι δουλεύουν μια συναλλαγή για έναν μήνα, αλλά εσείς τιμολογείτε μόνο μετά το κλείσιμο. Αυτή η εργασία σάς έχει ήδη κοστίσει σε μισθούς, και ο πελάτης δεν έχει πληρώσει ακόμα τίποτα. Αυτό είναι ανολοκλήρωτη εργασία (WIP). Σε ένα μεγαλύτερο γραφείο, αρκετά εκατομμύρια βρίσκονται πάντα σε WIP. Αν δεν βλέπετε αυτόν τον αριθμό, συνεχίζετε να έχετε έλλειψη χρημάτων για μισθοδοσία, παρότι τεχνικά είστε κερδοφόροι. Τα χρήματα υπάρχουν· απλώς δεν έχουν μετατραπεί ακόμα σε τιμολόγιο.

Μόχλευση συνεργατών

Ένας εταίρος δεν κλιμακώνεται. Το εικοσιτετράωρο έχει 24 ώρες, και όσο ακριβός κι αν είναι, ένας εταίρος μπορεί να πουλήσει μόνο έναν περιορισμένο αριθμό ωρών. Το κέρδος του γραφείου γεννιέται στους συνεργάτες. Ένας συνεργάτης σάς κοστίζει, ας πούμε, 1.200 ₴ την ώρα σε μισθό και φόρους, και τον χρεώνετε στον πελάτη προς 2.500 ₴. Η διαφορά είναι δική σας.

Όσο περισσότεροι συνεργάτες αναλογούν σε κάθε εταίρο, τόσο υψηλότερη η μόχλευση και τόσο περισσότερα κερδίζει το γραφείο από κάθε όνομα εταίρου. Αν ένας εταίρος έχει έναν βοηθό, το γραφείο ζει ουσιαστικά από τις ώρες του εταίρου, κι αυτό είναι ένα ταβάνι. Αν ένας εταίρος διευθύνει τέσσερις απασχολημένους συνεργάτες με υψηλό ποσοστό είσπραξης, η εικόνα είναι εντελώς διαφορετική. Γι’ αυτό η δικαστική πρακτική στο παραπάνω παράδειγμα δίνει 50%: περισσότερα χέρια που τιμολογούν ανά εταίρο, και κάθε χέρι φέρνει περιθώριο.

Πάγια τιμή έναντι ωριαίας χρέωσης

Η ωριαία χρέωση μεταθέτει τον κίνδυνο στον πελάτη: ό,τι δουλέψετε, το χρεώνετε. Η πάγια αμοιβή αναλαμβάνει αυτόν τον κίνδυνο η ίδια. Δώσατε στον πελάτη προσφορά 150.000 ₴ για μια συναλλαγή, περιμένοντας 100 ώρες. Η συναλλαγή έγινε δύσκολη, οι δικηγόροι αφιέρωσαν 260. Η πραγματική σας χρέωση κατέρρευσε από χίλια πεντακόσια σε πεντακόσια σαράντα την ώρα. Ο πελάτης είναι ευχαριστημένος, εσείς είστε σε ζημία, και τίποτα από αυτό δεν φαίνεται στη συγκεντρωτική αναφορά.

Οι πάγιες αμοιβές δεν είναι ο εχθρός. Είναι εξαιρετικές όταν γνωρίζετε το κόστος σας ανά ώρα και ενσωματώνετε ένα περιθώριο ασφαλείας. Είναι επικίνδυνες όταν η τιμή προκύπτει στην τύχη και δεν συγκρίνεται ποτέ με τις ώρες που πραγματικά δαπανήθηκαν. Επομένως, οι υποθέσεις με πάγια αμοιβή πρέπει να παρακολουθούν τον χρόνο εξίσου αυστηρά με τις ωριαίες, αλλιώς δεν θα μάθετε ότι δουλέψατε με ζημία μέχρι να είναι πολύ αργά.

Οι προκαταβολές και τα retainer δεν είναι κέρδος

Ένας πελάτης συμπληρώνει ένα retainer 300.000 ₴. Ο λογαριασμός φαίνεται γεμάτος, η διάθεση είναι καλή. Όμως αυτά είναι χρήματα κάποιου άλλου. Δεν τα έχετε κερδίσει ακόμα· είναι προκαταβολή για μελλοντική εργασία. Αν τα ξοδέψετε σε μπόνους και μια καινούργια μηχανή espresso, και μετά χάσετε τον πελάτη, θα πρέπει να επιστρέψετε χρήματα που έχουν ήδη φύγει. Ένα retainer γίνεται κέρδος σας μόνο καθώς το «καίτε» έναντι ωρών που πραγματικά έχετε εργαστεί.

Πώς ακούγεται στην πραγματική ζωή

Θα αναγνωρίσετε αυτές τις φράσεις, γιατί ακούγονται σε κάθε γραφείο κάθε εβδομάδα. Πίσω από κάθε μία κρύβονται χρήματα που διαρρέουν σιωπηλά.

• «Ας διαγράψουμε μερικές ώρες, καλός πελάτης, θα φέρει κι άλλες υποθέσεις». Το ποσοστό είσπραξης πέφτει και ποτέ δεν το μετράτε.
• «Ας κάνουμε πάγια αμοιβή για να μη μαλώνουμε για κάθε ώρα». Ο κίνδυνος μετατοπίζεται σε εσάς, και κανείς δεν έλεγξε το κόστος.
• «Ήρθε η προκαταβολή, μπορούμε να καλύψουμε τη μισθοδοσία». Ξοδεύετε χρήματα κάποιου άλλου και χάνετε την εικόνα της ανολοκλήρωτης εργασίας σας.
• «Η εταιρική πρακτική είναι η ναυαρχίδα μας, εκεί είναι τα μεγαλύτερα τιμολόγια». Τα μεγαλύτερα τιμολόγια, το μικρότερο περιθώριο, και κανείς δεν ρωτάει.
• «Θα τα υπολογίσουμε στο τέλος του χρόνου». Και στο τέλος του χρόνου δεν υπάρχει πια τίποτα να διορθωθεί· τα χρήματα έχουν φύγει.

Καμία από αυτές τις φράσεις δεν ακούγεται σαν λάθος. Η καθεμία μοιάζει με φροντίδα για τον πελάτη ή κοινή λογική. Μαζί, εξηγούν ακριβώς γιατί ο τζίρος είναι μεγάλος και αυτό που φτάνει στους εταίρους είναι μικρό.

Πώς να το δείτε στο Finmap

Για να διαχειριστείτε το κέρδος ανά πρακτική και ανά εταίρο δεν χρειάζεστε ένα ERP μισού εκατομμυρίου. Χρειάζεστε τα χρήματα του γραφείου ταξινομημένα στα σωστά ράφια και ενημερωμένα αυτόματα. Δείτε πώς φαίνεται αυτό στο Finmap.

Έσοδα ανά πρακτική. Κάθε τιμολόγιο και κάθε είσπραξη επισημαίνεται με μια πρακτική: δικαστική, εταιρική, φορολογική. Ανοίγετε μια αναφορά και βλέπετε τα έσοδα κάθε ομάδας ξεχωριστά, χωρίς το άγχος στο Excel στο τέλος του μήνα.

Άμεσα κόστη ξεχωριστά από τα κοινά. Οι μισθοί των δικηγόρων, οι εξωτερικές αμοιβές και τα δικαστικά έξοδα συνδέονται με τη δική τους πρακτική. Το ενοίκιο, τα διοικητικά και οι συνδρομές παραμένουν στα κοινά. Έτσι το περιθώριο κάθε ομάδας είναι πραγματικό, όχι θολωμένο από τα γενικά έξοδα ολόκληρου του γραφείου.

Περιθώριο ανά πρακτική και ανά εταίρο. Δεν βλέπετε ένα μικτό 30%, αλλά τη δικαστική στο 50% και την εταιρική στο 10%. Επισημάνετε τις συναλλαγές και με τον υπεύθυνο εταίρο, και γίνεται αμέσως ξεκάθαρο ποιου χαρτοφυλάκιο είναι πραγματικά κερδοφόρο και ποιο στηρίζεται σε εκπτώσεις.

Πληρωτικό ημερολόγιο για προκαταβολές και στάδια. Τα retainer, οι προκαταβολές και οι πληρωμές ανά στάδιο μπαίνουν στο ημερολόγιο στις σωστές τους ημερομηνίες. Βλέπετε πόσα από τα μετρητά στον λογαριασμό είναι πραγματικά δικά σας και πόσα οφείλετε ακόμα σε εργασία. Το ταμειακό κενό στη μισθοδοσία παύει να είναι έκπληξη, γιατί βλέπετε εκ των προτέρων πότε έρχεται η επόμενη δόση.

Το σημαντικότερο: όλα αυτά ενημερώνονται μόνα τους, αντλώντας δεδομένα από την τράπεζα, αντί να ζουν σε ένα υπολογιστικό φύλλο που κάποιος πρέπει να συντηρεί με το χέρι τα βράδια. Ένας εταίρος ανοίγει το κινητό και σε ένα λεπτό βλέπει ποια πρακτική τρέφει το γραφείο αυτόν τον μήνα.

Από πού να ξεκινήσετε αυτή την εβδομάδα

• Χωρίστε τα έσοδα σε τουλάχιστον τρεις πρακτικές και υπολογίστε το περιθώριο καθεμιάς για την περασμένη χρονιά. Ένα βράδυ θα σας ανοίξει τα μάτια.
• Υπολογίστε το συνολικό ποσοστό είσπραξης του γραφείου: πόσες από τις ώρες που εργαστήκατε έφτασαν πραγματικά σε τιμολόγιο. Αν είναι κάτω από 80%, εκεί βρίσκεται το πιο γρήγορο κέρδος σας.
• Πάρτε τις πέντε τελευταίες υποθέσεις με πάγια αμοιβή και συγκρίνετε την τιμή με τις ώρες που πραγματικά δαπανήθηκαν. Θα εκπλαγείτε πόσες ήταν ζημιογόνες.
• Μετρήστε τη μόχλευση: πόσους συνεργάτες διευθύνει κάθε εταίρος σε κάθε πρακτική. Όπου η μόχλευση είναι χαμηλή, ζείτε από τις ώρες του εταίρου και φτάνετε σε ταβάνι.
• Διαχωρίστε τα retainer και τις προκαταβολές από τα κερδισμένα χρήματα, ώστε να μην ξοδεύετε αυτά που δεν είναι δικά σας.
• Συμφωνήστε με τους εταίρους σας: καμία έκπτωση ή διαγραφή πάνω από ένα καθορισμένο όριο χωρίς καταγραφή. Ό,τι δεν καταγράφεται δεν διορθώνεται.

Σχετικά με αυτό το θέμα, διαβάστε πώς λειτουργεί η διοικητική λογιστική σε μια συμβουλευτική εταιρεία, καθώς η λογική των πρακτικών και των εταίρων στη συμβουλευτική είναι σχεδόν ίδια, και πώς λειτουργεί η ανάλυση κερδοφορίας πελατών κατά Pareto, για να δείτε ποιο 20% των πελατών σας φέρνει το 80% του πραγματικού σας κέρδους.

«Ο τζίρος είναι ο θαυμασμός κάποιου άλλου. Το κέρδος ανά πρακτική είναι ο μισθός σας. Το να τα μπερδεύετε κοστίζει ακριβά».

«Ένα γραφείο δεν κερδίζει από τις ώρες των εταίρων. Κερδίζει από απασχολημένους συνεργάτες με υψηλό ποσοστό είσπραξης».

Τα Χρήματα Δεν Εξαφανίζονται. Απλώς Δεν Τα Βλέπετε.

Τα χρήματα του γραφείου σας δεν εξατμίζονται. Είναι διάσπαρτα σε πρακτικές και εταίρους, ενώ εσείς τα βλέπετε σαν έναν σωρό. Ταξινομήστε τα σε ράφια και θα δείτε ποια ομάδα σας τρέφει και ποια σιωπηλά καταναλώνει ό,τι κερδίσατε. Το Finmap το κάνει αυτό για εσάς: έσοδα ανά πρακτική, άμεσα κόστη ξεχωριστά, πραγματικό περιθώριο ανά ομάδα και πληρωτικό ημερολόγιο για προκαταβολές, όλα ενημερωμένα αυτόματα. Δοκιμάστε το δωρεάν για 14 ημέρες, συνδέστε τις πρακτικές σας και δείτε αυτή την εβδομάδα γιατί ο τζίρος είναι μεγάλος και αυτό που φτάνει στο χέρι σας είναι μικρό, και τι να κάνετε γι’ αυτό.