Kanzleigewinn nach Praxisgruppe und Partner, nicht nach Umsatz

«Letztes Jahr haben wir 22 Millionen abgerechnet. Aber als ich im Dezember das, was übrig blieb, auf drei Partner aufteilte, bekam jeder von uns weniger auf die Hand als im Jahr davor. Also setzte ich mich hin und rechnete die Zahlen nach Praxisgruppen durch. Es stellte sich heraus, dass die Prozessführung die ganze Kanzlei zwei Jahre lang getragen hatte, während die Unternehmensrechts-Gruppe, auf die wir so stolz waren, gerade so die schwarze Null schaffte».

Ihre oberste Zeile sieht gesund aus. Zwanzig, dreißig Millionen im Jahr. Die Anwälte sind ausgelastet, der Kalender ist voll, die Mandanten rufen ständig an. Dann kommt der Moment, den Gewinn unter den Partnern aufzuteilen, und die Zahl auf dem Tisch ist kleiner, als sie sein sollte. Eine Frage steht im Raum: Wo ist der Rest geblieben?

In einer Kanzlei verschwindet Geld selten laut. Es sickert leise weg. In Stunden, die ein Anwalt gearbeitet hat und die niemand auf eine Rechnung gesetzt hat. In Mandate zum Festpreis, die doppelt so lange liefen wie kalkuliert. In Rabatte, die ein Partner aus Gefälligkeit gewährte und nie notierte. Der Umsatz sieht weiterhin gut aus. Was bei den Partnern ankommt, nicht, und niemand kann auf das genaue Leck zeigen.

Der Grund ist fast immer derselbe. Die Kanzlei zählt ihr Geld als einen großen Haufen, verdient es aber in jeder Praxisgruppe und unter jedem Partner ganz unterschiedlich. Solange Sie den Gewinn nicht auf diese Regale sortieren, steuern Sie im Blindflug.

Gewinn nach Praxisgruppe und Partner in klaren Worten

Stellen Sie sich Ihre Kanzlei nicht als ein Unternehmen vor, sondern als vier kleine Betriebe unter einem Dach. Die Prozessführung ist ein Betrieb mit eigener Ökonomie. Das Unternehmensrecht ist ein anderer. Steuer, Registrierungen, Transaktionsbegleitung – jeder hat seine eigenen Sätze, seine eigene Auslastung, seinen eigenen Anteil abgeschriebener Stunden.

Der Gewinn nach Praxisgruppe ist einfach zu berechnen: der Umsatz dieser Gruppe abzüglich ihrer direkten Kosten. Direkte Kosten sind die Gehälter der Anwälte, die daran arbeiten, Honorare für externe Spezialisten, Gerichtskosten, die Sie nie an den Mandanten weitergereicht haben. Was übrig bleibt, ist die Marge der Praxisgruppe. Miete, Empfang, Buchhaltung, das CRM – das sind gemeinsame Kosten, die separat aufgeteilt werden.

Der Gewinn nach Partner beantwortet eine andere Frage: Wessen Mandantenstamm die Kanzlei tatsächlich nährt. Jeder Partner hat einen Pool an Mandanten, ein Team von Associates, eine persönliche Gewohnheit, um Honorare zu feilschen. Ein Partner bringt 6 Millionen herein und lässt der Kanzlei eine Marge von 40 %. Ein anderer bringt 9 Millionen, verteilt aber Rabatte und schreibt Stunden ab, bis nach Abzug aller Löhne 12 % bleiben. Auf dem Sammelbericht sehen beide wie Stars aus. Nach Partner aufgeteilt, zeigt sich die Wahrheit.

Warum die durchschnittliche Marge der Kanzlei lügt

Wenn Sie auf eine einzige Ergebniszeile schauen, sehen Sie eine gemischte Marge. Und eine Mischung ist die gefährlichste Zahl im Management-Rechnungswesen, weil sie das Starke mit dem Schwachen vermengt und etwas dazwischen ausweist, das es in Wirklichkeit gar nicht gibt.

Nehmen wir an, die Prozessführung hat eine Marge von 50 % und das Unternehmensrecht 8 %. Der Bericht zeigt bequeme 30 % und Sie lehnen sich zurück. Aber diese 30 % existieren nirgendwo. Da ist eine profitable Praxisgruppe, die leise mit ihrem eigenen Geld eine verlustbringende deckt. Sie glauben, das Unternehmensrecht verdiene Geld, weil die Rechnungen groß sind. In Wirklichkeit frisst es das, was die Prozessanwälte verdient haben.

Dann wird es schlimmer. Angesichts gesunder 30 % investieren die Partner in das, was sich prestigeträchtig anfühlt, stellen mehr Unternehmensrechtler ein, nehmen ein größeres Büro. Sie gießen Öl genau in die Gruppe, die die Kanzlei nach unten zieht. Die Durchschnittszahl beruhigt Sie genau in dem Moment, in dem Sie Alarm schlagen sollten.

Ein Beispiel: eine Kanzlei, drei Praxisgruppen

Zerlegen wir eine Kanzlei mit 20 Millionen Jahresumsatz. Gleiches Geld, gleicher Umsatz. Wir schauen nicht auf die Summe, sondern darauf, wie viel nach den direkten Kosten jeder Gruppe übrig bleibt.

Schauen Sie auf das Unternehmensrecht. Zweitgrößter Umsatz nach der Prozessführung, die Partner sind stolz darauf, die Mandanten sind erste Adressen. Und doch beträgt die Marge 10 %, achthunderttausend für das ganze Jahr. Die Prozessführung lässt der Kanzlei bei kleinerem Umsatz fünfeinhalbmal mehr Geld.

Warum? Im Unternehmensrecht läuft der Großteil der Arbeit über Festpreise, die von Anfang an zu niedrig angesetzt waren. Die Anwälte sind teuer, und ein Teil der Stunden erreichte nie eine Rechnung, weil es «schwer zu erklären war, wofür der Mandant bezahlt». Die Prozessführung ist das Gegenteil: Abrechnung nach Stunden, hohe Realisierung, weniger Abschreibungen. Wenn beide zu einem Bericht verschmolzen werden, sehen Sie fröhliche 34 % und können nicht verstehen, warum so wenig in Ihrer Hand ankommt. Sortieren Sie sie auf Regale, und die zu behandelnde Stelle ist offensichtlich.

Was das Geld wirklich treibt: Realisierung, Hebel, Festpreis gegen Stundensatz

Eine Praxismarge erscheint nicht aus dem Nichts. Darunter liegen ein paar Hebel, die eine Kanzlei jeden Tag dreht, oft ohne es zu merken.

Realisierung: gearbeitete Stunden gegen abgerechnete Stunden

Ein Anwalt verbringt im Monat 160 Stunden mit einem Mandat. Nur 120 landen auf der Rechnung des Mandanten. Vierzig Stunden wurden abgeschrieben: «wir haben eine Weile gebraucht, das zu durchschauen, unangenehm abzurechnen», «der Mandant versteht es nicht», «ein Referendar hat einen Teil gemacht». Ihre Realisierungsquote beträgt 75 %. Das heißt, aus nominal UAH 3.000 pro Stunde werden reale UAH 2.250. Sie glauben, Sie verkaufen Zeit für dreitausend; Sie verkaufen sie für zweitausendzweihundertfünfzig.

Stellen Sie sich nun vor, Ihre kanzleiweite Realisierung liegt bei 70 % und Sie heben sie auf 82 %. Der Umsatz ist um keine einzige Hrywnja gewachsen, die Sätze sind unverändert, die Mandanten dieselben. Und doch ist das Geld auf dem Konto spürbar höher, weil Sie einfach aufgehört haben, bereits gearbeitete Stunden zu verschenken. Es ist der billigste Weg, den Gewinn in einer Kanzlei zu steigern.

Angefangene Arbeit: bereits verdientes, aber eingefrorenes Geld

Die Anwälte arbeiten einen Monat lang an einer Transaktion, aber Sie stellen erst nach dem Abschluss eine Rechnung. Diese Arbeit hat Sie bereits Gehälter gekostet, und der Mandant hat noch nichts bezahlt. Das ist WIP, unfakturierte Arbeit. In einer größeren Kanzlei stecken jederzeit mehrere Millionen im WIP. Wenn Sie diese Zahl nicht sehen, kommen Sie bei der Lohnzahlung ständig in Bedrängnis, obwohl Sie technisch profitabel sind. Das Geld ist da; es hat sich nur noch nicht in eine Rechnung verwandelt.

Hebelwirkung der Associates

Ein Partner skaliert nicht. Ein Tag hat 24 Stunden, und so teuer er auch ist, ein Partner kann nur so viele Stunden verkaufen. Der Gewinn der Kanzlei entsteht bei den Associates. Ein Associate kostet Sie, sagen wir, UAH 1.200 pro Stunde an Gehalt und Steuern, und Sie berechnen ihn dem Mandanten mit UAH 2.500. Die Differenz gehört Ihnen.

Je mehr Associates pro Partner, desto höher der Hebel und desto mehr verdient die Kanzlei an jedem Partnernamen. Hat ein Partner einen Assistenten, lebt die Kanzlei von Partnerstunden, und das ist eine Decke. Führt ein Partner vier ausgelastete Associates mit hoher Realisierung, ist das Bild ein völlig anderes. Deshalb liefert die Prozessführung im Beispiel oben 50 %: mehr abrechnende Hände pro Partner, und jede Hand bringt Marge.

Festpreis gegen Stundensatz

Die Abrechnung nach Stunden legt das Risiko auf den Mandanten: Was Sie arbeiten, berechnen Sie. Ein Festpreis nimmt dieses Risiko auf Sie. Sie haben dem Mandanten UAH 150.000 für eine Transaktion genannt und mit 100 Stunden gerechnet. Die Transaktion wurde zäh, die Anwälte steckten 260 hinein. Ihr realer Satz brach von fünfzehnhundert auf fünfhundertvierzig pro Stunde ein. Der Mandant ist glücklich, Sie sind unter Wasser, und nichts davon taucht im Sammelbericht auf.

Festpreise sind nicht der Feind. Sie sind ausgezeichnet, wenn Sie Ihre Kosten pro Stunde kennen und einen Puffer einbauen. Sie sind gefährlich, wenn der Preis aus der Luft gegriffen und nie mit den tatsächlich aufgewendeten Stunden abgeglichen wird. Deshalb müssen Festpreismandate die Zeit ebenso streng erfassen wie Stundenmandate, sonst erfahren Sie erst zu spät, dass Sie mit Verlust gearbeitet haben.

Vorschüsse und Retainer sind kein Gewinn

Ein Mandant füllt einen Retainer von UAH 300.000 auf. Das Konto sieht üppig aus, die Stimmung ist gut. Aber das ist das Geld eines anderen. Sie haben es noch nicht verdient; es ist ein Vorschuss auf künftige Arbeit. Geben Sie es für Boni und eine neue Espressomaschine aus und verlieren Sie dann den Mandanten, dann erstatten Sie Geld zurück, das bereits weg ist. Ein Retainer wird erst dann zu Ihrem Gewinn, wenn Sie ihn gegen tatsächlich gearbeitete Stunden abtragen.

Wie es sich im echten Leben anhört

Sie werden diese Sätze wiedererkennen, denn sie werden in jeder Kanzlei jede Woche gesprochen. Hinter jedem steckt Geld, das leise wegsickert.

• «Schreiben wir ein paar Stunden ab, guter Mandant, es kommen noch mehr Mandate». Die Realisierung fällt, und Sie zählen es nie.
• «Machen wir einen Festpreis, damit wir nicht um jede Stunde streiten». Das Risiko geht auf Sie über, und niemand hat die Kosten geprüft.
• «Der Vorschuss ist da, wir können die Löhne decken». Sie geben das Geld eines anderen aus und übersehen Ihr WIP.
• «Das Unternehmensrecht ist unser Flaggschiff, die größten Rechnungen sind dort». Größte Rechnungen, kleinste Marge, und niemand fragt.
• «Wir rechnen es zum Jahresende zusammen». Und zum Jahresende ist nichts mehr zu retten; das Geld ist weg.

Keiner dieser Sätze klingt nach einem Fehler. Jeder fühlt sich an wie Mandantenpflege oder gesunder Menschenverstand. Zusammen erklären sie genau, warum der Umsatz groß ist und was bei den Partnern ankommt, klein.

Wie man das in Finmap sieht

Um den Gewinn nach Praxisgruppe und Partner zu steuern, brauchen Sie kein ERP für eine halbe Million. Sie brauchen das Geld der Kanzlei, sortiert auf die richtigen Regale und sich selbst aktualisierend. So sieht es in Finmap aus.

Einnahmen nach Praxisgruppe. Jede Rechnung und jeder Zahlungseingang wird mit einer Praxisgruppe versehen: Prozessführung, Unternehmensrecht, Steuer. Sie öffnen einen Bericht und sehen den Umsatz jeder Gruppe für sich, ohne Monatsend-Gehetze in Excel.

Direkte Kosten getrennt von gemeinsamen. Anwaltsgehälter, externe Honorare und Gerichtskosten hängen an ihrer Praxisgruppe. Miete, Verwaltung und Abonnements liegen im Gemeinsamen. So ist die Marge jeder Gruppe echt und nicht durch den Gemeinkostenblock der ganzen Kanzlei verwässert.

Marge nach Praxisgruppe und Partner. Sie sehen keine gemischten 30 %, sondern die Prozessführung mit 50 % und das Unternehmensrecht mit 10 %. Versehen Sie die Vorgänge auch mit dem zuständigen Partner, und es wird klar, wessen Mandantenstamm wirklich profitabel ist und wessen von Rabatten gestützt wird.

Ein Zahlungskalender für Vorschüsse und Meilensteine. Retainer, Vorauszahlungen und Etappenzahlungen landen an ihren Terminen im Kalender. Sie sehen, wie viel des Geldes auf dem Konto wirklich Ihnen gehört und wie viel Sie noch an Arbeit schulden. Eine Liquiditätslücke bei der Lohnzahlung ist keine Überraschung mehr, weil Sie die nächste Tranche im Voraus kommen sehen.

Das Entscheidende: All das aktualisiert sich selbst und zieht aus der Bank, statt in einer Tabelle zu leben, die jemand abends von Hand pflegen muss. Ein Partner öffnet das Handy und sieht in einer Minute, welche Praxisgruppe die Kanzlei in diesem Monat nährt.

Womit Sie diese Woche beginnen

• Teilen Sie den Umsatz in mindestens drei Praxisgruppen auf und berechnen Sie die Marge jeder für das letzte Jahr. Ein Abend wird Ihnen die Augen öffnen.
• Ermitteln Sie Ihre kanzleiweite Realisierungsquote: wie viele gearbeitete Stunden tatsächlich auf eine Rechnung kamen. Unter 80 % und das ist Ihr schnellster Gewinn.
• Nehmen Sie Ihre letzten fünf Festpreismandate und vergleichen Sie den Preis mit den tatsächlich aufgewendeten Stunden. Sie werden überrascht sein, wie viele mit Verlust liefen.
• Messen Sie den Hebel: wie viele Associates jeder Partner in jeder Praxisgruppe führt. Wo der Hebel niedrig ist, leben Sie von Partnerstunden und stoßen an eine Decke.
• Trennen Sie Retainer und Vorschüsse vom verdienten Geld, damit Sie nicht ausgeben, was nicht Ihnen gehört.
• Vereinbaren Sie mit Ihren Partnern: keine Rabatte oder Abschreibungen über einer festgelegten Grenze ohne Vermerk. Was nicht notiert ist, kann nicht behoben werden.

In diesem Zusammenhang lesen Sie, wie das Management-Rechnungswesen in einem Beratungsunternehmen funktioniert, da die Logik von Praxisgruppen und Partnern in der Beratung fast identisch ist, und wie die Pareto-Analyse der Mandantenprofitabilität funktioniert, um zu sehen, welche 20 % Ihrer Mandanten 80 % Ihres echten Gewinns bringen.

«Umsatz ist die Bewunderung anderer. Gewinn nach Praxisgruppe ist Ihr Gehaltsscheck. Die beiden zu verwechseln ist teuer».

«Eine Kanzlei verdient nicht an Partnerstunden. Sie verdient an ausgelasteten Associates mit hoher Realisierung».

Geld verschwindet nicht. Sie sehen es nur nicht.

Das Geld Ihrer Kanzlei verdunstet nicht. Es ist über Praxisgruppen und Partner verstreut, während Sie es als einen Haufen betrachten. Sortieren Sie es auf Regale, und Sie sehen, welche Gruppe Sie nährt und welche leise das auffrisst, was Sie verdient haben. Finmap tut das für Sie: Einnahmen nach Praxisgruppe, direkte Kosten getrennt gehalten, echte Marge nach Gruppe und ein Zahlungskalender für Vorschüsse, alles selbst aktualisierend. Testen Sie es 14 Tage kostenlos, verbinden Sie Ihre Praxisgruppen, und sehen Sie diese Woche, warum der Umsatz groß ist und was in Ihrer Hand ankommt, klein – und was dagegen zu tun ist.