Ügyvédi Iroda Nyeresége Praxisterület és Partner Szerint, Nem Árbevétel Szerint

«Tavaly 22 milliót számláztunk ki. De amikor decemberben szétosztottam, ami maradt, három partner között, mindannyian kevesebbet vittünk haza, mint az előző évben. Leültem hát, és praxisterületenként újraszámoltam. Kiderült, hogy a peres praxis két éven át tartotta el az egész irodát, míg a vállalati csoport, amire annyira büszkék voltunk, alig érte el a nullszaldót».

Az árbevétele jól néz ki. Húsz, harminc millió évente. Az ügyvédek foglaltak, a naptár tele van, a kliensek szüntelenül hívnak. Aztán eljön a pillanat, amikor a nyereséget szét kell osztani a partnerek között, és az asztalon lévő szám kisebb, mint amilyennek lennie kellene. Egy kérdés lebeg a levegőben: hová lett a többi?

Egy ügyvédi irodában a pénz ritkán tűnik el zajosan. Csendben szivárog el. Órákba, amelyeket egy ügyvéd ledolgozott, de senki nem tett számlára. Fix díjas ügyekbe, amelyek kétszer annyi ideig húzódtak, mint az ajánlat szólt. Kedvezményekbe, amelyeket egy partner szívességből adott, és sosem jegyzett fel. Az árbevétel közben rendben néz ki. Ami a partnerekhez eljut, az nem, és senki nem tudja megmutatni a pontos szivárgást.

Az ok szinte mindig ugyanaz. Az iroda egy nagy kupacként számolja a pénzét, miközben nagyon eltérően keres minden egyes praxisterületen és minden egyes partner alatt. Amíg nem rendezi a nyereséget ezekre a polcokra, vakon vezet.

A nyereség praxisterület és partner szerint, egyszerűen

Képzelje el, hogy az irodája nem egy vállalat, hanem négy kis vállalkozás egy tető alatt. A peres praxis önálló üzlet a saját gazdaságtanával. A vállalati egy másik. Az adózás, a cégbejegyzések, az ügyletkísérés mindegyiknek megvan a saját díjszabása, a saját kihasználtsága, a saját leírt óráinak aránya.

A nyereség praxisterület szerinti kiszámítása egyszerű: az adott csoport bevétele mínusz a közvetlen költségei. A közvetlen költségek az adott praxison dolgozó ügyvédek fizetései, a külső szakértők díjai, a kliensnek soha tovább nem terhelt bírósági illetékek. Ami marad, az a praxis árrése. A bérleti díj, a recepció, a könyvelés, a CRM ezek már közös költségek, amelyeket külön osztanak fel.

A nyereség partner szerint más kérdésre válaszol: kinek az ügyfélportfóliója táplálja valójában az irodát. Minden partnernek megvan a saját kliensköre, a saját munkatársi csapata, a saját szokása a díj alkudozására. Az egyik partner 6 milliót hoz be, és 40%-os árrést hagy az irodának. A másik 9 milliót hoz be, de annyi kedvezményt oszt és annyi órát ír le, hogy mindenki kifizetése után 12% marad belőle. Az összesítő jelentésen mindketten csillagnak tűnnek. Partnerenkénti bontásban kiderül az igazság.

Miért hazudik az iroda átlagos árrése

Amikor egyetlen végösszegre néz, kevert árrést lát. A kevert szám pedig a legveszélyesebb szám a vezetői számvitelben, mert összekeveri az erőset a gyengével, és valami olyasmit mutat középen, ami valójában nem létezik.

Tegyük fel, hogy a peres praxis 50%-os árrést hoz, a vállalati pedig 8%-osat. A jelentés egy kényelmes 30%-ot mutat, és Ön megnyugszik. De ez a 30% sehol nem létezik. Van egy nyereséges praxis, amely csendben, a saját készpénzéből fedezi a veszteségeset. Ön azt hiszi, a vállalati praxis pénzt termel, mert a számlák nagyok. A valóságban felemészti, amit a peres jogászok kerestek.

Aztán rosszabb lesz. Az egészséges 30%-ot látva a partnerek abba fektetnek, ami presztízsesnek tűnik, több vállalati ügyvédet vesznek fel, nagyobb irodát bérelnek. Pontosan arra a csoportra öntenek üzemanyagot, amely lehúzza az irodát. Az átlagos szám éppen akkor nyugtatja meg, amikor riasztania kellene.

Egy példa: egy iroda, három praxisterület

Bontsunk le egy irodát, amelynek éves bevétele 20 millió. Ugyanaz a pénz, ugyanaz az árbevétel. Nem az összegre nézünk, hanem arra, mennyi marad meg az egyes csoportok közvetlen költségei után.

Nézze meg a vállalati praxist. A peres után a második legnagyobb bevétel, a partnerek büszkék rá, a kliensek elsőrangúak. Az árrés mégis 10%, nyolcszázezer az egész évre. A peres praxis, kisebb bevétel mellett, ötször és félszer több készpénzt hagy az irodának.

Miért? A vállalati praxisban a munka nagy része fix díjas, amelyeket kezdetben alulárazták. Az ügyvédek drágák, és az órák egy része soha nem jutott el a számláig, mert «nehéz megmagyarázni, miért fizet érte a kliens». A peres praxis épp az ellenkezője: órabéres elszámolás, magas behajtási arány, kevesebb leírás. Amikor a kettőt egy jelentésbe olvasztják, vidám 34%-ot lát, és nem érti, miért jut olyan kevés a kezébe. Rendezze őket polcokra, és azonnal nyilvánvaló, hol kell kezelni a problémát.

Mi mozgatja valójában a pénzt: behajtás, tőkeáttétel, fix díj kontra órabéres

Egy praxis árrése nem a semmiből keletkezik. Alatta néhány kar húzódik meg, amelyeket egy ügyvédi iroda minden nap meghúz, gyakran anélkül, hogy észrevenné.

Behajtás: a ledolgozott órák a kiszámlázottak ellenében

Egy ügyvéd 160 órát tölt egy ügyön egy hónap alatt. Csak 120 kerül fel a kliens számlájára. Negyven órát valaki leírt: «sokáig tartott kiismerni magunkat, kínos kiszámlázni», «a kliens nem fogja érteni», «egy részét a gyakornok csinálta». A behajtási aránya 75%. Ez azt jelenti, hogy a névleges 3000 ₴ óradíjból valós 2250 ₴ lesz. Ön azt hiszi, háromezerért adja az idejét; valójában kétezer-kétszázötvenért adja.

Most képzelje el, hogy az iroda egészének behajtási aránya 70%, és Ön 82%-ra emeli. A bevétel egyetlen hrivnyával sem nőtt, a díjak nem változtak, a kliensek ugyanazok. A számlán mégis jóval több a készpénz, mert egyszerűen leállt azzal, hogy elajándékozza a már ledolgozott órákat. Ez a legolcsóbb módja a nyereség növelésének egy ügyvédi irodában.

Folyamatban lévő munka: pénz, amelyet már megkerestek, de befagyott

Az ügyvédek egy hónapig dolgoznak egy ügyleten, de Ön csak a lezárás után számláz. Ez a munka már fizetésekbe került Önnek, a kliens viszont még semmit sem fizetett. Ez a WIP, a ki nem számlázott munka. Egy nagyobb irodában bármikor több millió lapul a WIP-ben. Ha nem látja ezt a számot, folyamatosan pénzhiánya lesz a bérfizetéshez, még ha technikailag nyereséges is. A pénz létezik; egyszerűen csak még nem vált számlává.

A munkatársi tőkeáttétel

Egy partner önmagában nem skálázható. Egy napnak 24 órája van, és bármennyire is drága, egy partner csak korlátozott számú órát tud eladni. Az iroda nyeresége a munkatársakon születik. Egy munkatárs, mondjuk, 1200 ₴-ba kerül Önnek óránként fizetésben és adóban, és Ön 2500 ₴-ért számlázza ki a kliensnek. A különbözet az Öné.

Minél több munkatárs jut egy partnerre, annál magasabb a tőkeáttétel, és annál többet keres az iroda minden egyes partneri név alapján. Ha egy partnernek egyetlen asszisztense van, az iroda gyakorlatilag a partneri órákból él, ez pedig egy mennyezet. Ha egy partner négy leterhelt, magas behajtási arányú munkatársat vezet, a kép egészen más. Ezért hoz a fenti példában a peres praxis 50%-ot: partnerenként több számlázó kéz, és minden kéz árrést hoz.

Fix ár kontra órabér

Az órabéres elszámolás a kockázatot a kliensre hárítja: amennyit dolgozik, annyit számláz. A fix díj ezt a kockázatot Önre terheli. Ön 150 000 ₴-t ajánlott a kliensnek egy ügyletért, 100 órával számolva. Az ügylet nehéznek bizonyult, az ügyvédek 260 órát fektettek bele. A valós óradíja ezerötszázról ötszáznegyvenre esett vissza. A kliens elégedett, Ön mínuszban van, és mindebből semmi nem látszik az összesítő jelentésen.

A fix díj nem az ellenség. Kiváló, ha pontosan ismeri az óránkénti önköltségét, és beépít egy tartalékot. Akkor veszélyes, ha az árat a levegőből kapják el, és sosem egyeztetik a ténylegesen ráfordított órákkal. A fix díjas ügyeket ezért ugyanolyan szigorúan kell időben nyomon követni, mint az órabéreseket, különben csak akkor tudja meg, hogy veszteséggel dolgozott, amikor már túl késő.

Az előlegek és retainerek nem nyereség

Egy kliens feltölt egy 300 000 ₴-os retainert. A számla telinek tűnik, a hangulat jó. De ez másvalaki pénze. Ön még nem kereste meg; ez előleg egy jövőbeli munkára. Ha bónuszokra és egy új eszpresszógépre költi, majd elveszíti a klienst, olyan pénzt kell visszafizetnie, amely már elfogyott. Egy retainer csak akkor válik nyereséggé, ahogy leapasztja azt a ténylegesen ledolgozott órák ellenében.

Hogyan hangzik ez a valós életben

Fel fogja ismerni ezeket a mondatokat, mert minden irodában elhangzanak minden héten. Mindegyik mögött csendben szivárgó pénz rejlik.

• «Írjunk le pár órát, jó kliens, hoz még ügyeket». A behajtás csökken, és ezt sosem számolja el.
• «Csináljunk fix díjat, hogy ne vitatkozzunk minden órán». A kockázat Önre költözik, és senki nem ellenőrizte a költséget.
• «Megjött az előleg, fedezni tudjuk belőle a bérfizetést». Másvalaki pénzét költi, és nem látja a WIP-jét.
• «A vállalati praxis a zászlóshajónk, ott vannak a legnagyobb számlák». A legnagyobb számlák, a legkisebb árrés, és senki nem kérdez rá.
• «Az év végén majd összeszámoljuk». Az év végén pedig már nincs mit javítani; a pénz elment.

Ezek közül egyik mondat sem hangzik hibának. Mindegyik ügyfélgondoskodásnak vagy józan észnek tűnik. Együttesen azonban pontosan megmagyarázzák, miért nagy az árbevétel, és miért kevés jut a partnerekhez.

Hogyan lássa mindezt a Finmapben

A nyereség praxisterület és partner szerinti kezeléséhez nincs szüksége félmilliós ERP-re. Az kell, hogy az iroda pénze a megfelelő polcokra legyen rendezve, és magától frissüljön. Íme, hogyan néz ki ez a Finmapben.

Bevétel praxisterület szerint. Minden számla és minden befolyás egy praxishoz van címkézve: peres, vállalati, adó. Megnyit egy jelentést, és minden csoport bevételét külön látja, havi végi Excel-kapkodás nélkül.

A közvetlen költségek elkülönítve a közösektől. Az ügyvédi fizetések, a külső díjak és a bírósági költségek a saját praxisukhoz kapcsolódnak. A bérleti díj, az adminisztráció és az előfizetések a közösekben maradnak. Így minden csoport árrése valós, nem homályosítja el az egész iroda rezsije.

Árrés praxisterület és partner szerint. Nem egy kevert 30%-ot lát, hanem a peres praxist 50%-on, a vállalatit 10%-on. Címkézze a tranzakciókat a tulajdonos partnerrel is, és azonnal világossá válik, kinek a portfóliója valóban nyereséges, és melyiket tartják életben kedvezményekkel.

Fizetési naptár előlegekhez és mérföldkövekhez. A retainerek, előrefizetések és szakaszos kifizetések a saját dátumaikra kerülnek a naptárban. Látja, mennyi a számlán lévő készpénzből valóban az Öné, és mennyivel tartozik még munkával. A bérfizetési likviditási rés megszűnik meglepetés lenni, mert előre látja, mikor érkezik a következő részlet.

A legfontosabb: mindez magától frissül, a bankból húzva az adatokat, ahelyett, hogy egy táblázatban élne, amelyet valakinek esténként kézzel kell vezetnie. Egy partner megnyitja a telefonját, és egy perc alatt látja, melyik praxis táplálja az irodát ebben a hónapban.

Honnan induljon el már ezen a héten

• Ossza szét a bevételt legalább három praxisterületre, és számolja ki mindegyik árrését a tavalyi évre. Egy este megnyitja a szemét.
• Számolja ki az iroda egészének behajtási arányát: hány ledolgozott óra jutott el ténylegesen egy számláig. 80% alatt itt rejlik a leggyorsabb nyeresége.
• Vegye elő az utolsó öt fix díjas ügyét, és vesse össze az árat a ténylegesen ráfordított órákkal. Meg fog lepődni, hány futott veszteséggel.
• Mérje meg a tőkeáttételt: hány munkatársat vezet minden partner minden praxisterületen. Ahol a tőkeáttétel alacsony, ott a partneri órákból él, és mennyezetbe ütközik.
• Válassza külön a retainereket és előlegeket a megkeresett pénztől, hogy ne költse el, ami nem az Öné.
• Állapodjon meg a partnereivel: rögzített összeghatár felett nincs kedvezmény vagy leírás feljegyzés nélkül. Amit nem írnak fel, azt nem lehet kijavítani.

Kapcsolódó témaként olvassa el, hogyan működik a vezetői számvitel egy tanácsadó cégnél, mivel a praxisterületek és partnerek logikája a tanácsadásban szinte azonos, valamint hogyan működik a Pareto-elemzés az ügyfél-nyereségességről, hogy lássa, mely kliensek 20%-a hozza a valós nyeresége 80%-át.

«Az árbevétel mások csodálata. A praxisterület szerinti nyereség az Ön fizetése. A kettőt összekeverni drága».

«Egy iroda nem a partneri órákon keres. A leterhelt, magas behajtási arányú munkatársakon keres».

A pénz nem tűnik el. Csak nem látja.

Az irodája pénze nem párolog el. Praxisterületek és partnerek között szóródik szét, miközben Ön egy kupacként nézi. Rendezze polcokra, és látni fogja, melyik csoport táplálja Önt, és melyik emészti fel csendben azt, amit megkeresett. A Finmap mindezt elvégzi Ön helyett: bevétel praxisterület szerint, elkülönített közvetlen költségek, valós árrés csoportonként és fizetési naptár az előlegekhez, mindez magától frissül. Próbálja ki ingyen 14 napig, kösse össze a praxisterületeit, és lássa meg már ezen a héten, miért nagy az árbevétel, és miért kevés jut a kezébe, és mit tegyen ez ellen.