Заң фирмасының пайдасын айналымға қарап емес, қызмет бағыты мен серіктес бойынша бағалаңыз

«Өткен жылы 22 миллионға шот шығардық. Бірақ желтоқсанда қалған пайданы үш серіктеске бөлгенде, әрқайсымыздың қолымызға алдыңғы жылмен салыстырғанда аз ақша тиді. Содан отырып, бағыттар бойынша сандарды қарадым. Сөйтсем, соңғы екі жыл бойы бүкіл фирманы сот істері асырап келіпті, ал біз мақтан тұтқан корпоративтік бағыт әрең дегенде өзін-өзі ақтаған екен».

Жалпы түсім сырт көзге жақсы көрінеді. Жылына жиырма, отыз миллион. Заңгерлердің қолы тимейді, күнтізбе толы, клиенттер хабарласып жатады. Бірақ серіктестер арасында пайданы бөлетін сәт келгенде, үстелдегі сома күткеннен аз болып шығады. Сол кезде бәрінің көкейінде бір сұрақ тұрады: қалған ақша қайда кетті?

Заң фирмасында ақша әдетте дабырамен жоғалмайды. Ол білдірмей ағып кетеді. Заңгер істеген, бірақ ешкім шотқа қоспаған сағаттарға кетеді. Алғашқы бағадан екі есе ұзаққа созылған fixed fee жобаларға кетеді. Серіктес клиентке «жақсылық болсын» деп берген, бірақ ешқайда жазбаған жеңілдіктерге кетеді. Айналым әлі де жақсы көрінеді. Ал серіктестердің қолына тиетін ақша ондай емес, нақты қай жерден ағып жатқанын ешкім көрсете алмайды.

Себебі көбіне біреу-ақ. Фирма ақшаны бір үлкен үйінді сияқты санайды, ал табыс әр тәжірибе бағыты мен әр серіктесте мүлде әртүрлі қалыптасады. Пайданы сол сөрелерге бөліп қоймайынша, сіз рөлді көз жұмып ұстап отырсыз.

Бағыт және серіктес бойынша пайда қарапайым тілмен

Фирмаңызды бір компания емес, бір шатырдың астындағы төрт шағын бизнес деп елестетіңіз. Сот істері — өз экономикасы бар жеке бизнес. Корпоративтік құқық — бөлек бизнес. Салық, тіркеулер, мәмілелерді сүйемелдеу — әрқайсының өз ставкалары, өз жүктемесі, есептен шығарылатын сағаттарының өз үлесі бар.

Бағыт бойынша пайданы есептеу оңай: сол топтың табысынан тікелей шығындарын алып тастайсыз. Тікелей шығындарға осы бағытта жұмыс істейтін заңгерлердің жалақысы, сыртқы мамандардың ақысы, клиентке өткізілмей қалған сот алымдары кіреді. Қалғаны — бағыттың маржасы. Кеңсе жалдау, ресепшн, бухгалтерия, CRM — бұлар ортақ шығындар, олар бөлек бөлінеді.

Серіктес бойынша пайда басқа сұраққа жауап береді: фирманы нақты кімнің клиенттік портфелі асырап отыр. Әр серіктестің өз клиенттері, өз associate командасы, гонорар бойынша саудаласатын өз әдеті бар. Бір серіктес 6 миллион әкеліп, фирмаға 40% маржа қалдырады. Екіншісі 9 миллион әкеледі, бірақ жеңілдік таратып, сағаттарды есептен шығара берген соң, бәріне ақы төленгеннен кейін 12% ғана қалады. Жалпы есепте екеуі де жұлдыз сияқты көрінеді. Серіктестер бойынша бөлгенде, шындық көрінеді.

Неге фирманың орташа маржасы алдайды

Бір ғана қорытынды жолға қарасаңыз, аралас маржаны көресіз. Ал аралас көрсеткіш — басқарушылық есептегі ең қауіпті сан. Өйткені ол күшті мен әлсізді қосып жіберіп, шын мәнінде еш жерде жоқ орташа нәтижені көрсетеді.

Мысалы, сот істерінің маржасы 50%, ал корпоративтік бағыттікі 8% делік. Есепте жайлы 30% көрінеді де, сіз тыныштала қаласыз. Бірақ ол 30% еш жерде өмір сүрмейді. Бір табысты бағыт өз ақшасымен шығынды бағытты үнсіз жауып отыр. Шоттары үлкен болған соң, корпоративтік бағыт ақша табады деп ойлайсыз. Ал шын мәнінде ол сот практикасы тапқан ақшаны жеп отыр.

Сосын жағдай одан әрі нашарлайды. 30% жақсы көрсеткішті көрген серіктестер беделді көрінетін бағытқа инвестиция салады, корпоративтік заңгерлерді көбейтеді, үлкенірек кеңсе алады. Яғни фирманы төмен тартып тұрған топқа тағы отын құяды. Дәл дабыл қағу керек сәтте орташа сан сізді жұбатып қояды.

Мысал: бір фирма, үш бағыт

Жылдық табысы 20 миллион болатын фирманы бөлшектеп көрейік. Ақша сол ақша, айналым сол айналым. Біз жалпы соманы емес, әр топтың тікелей шығындарынан кейін қанша ақша қалатынын қараймыз.

Корпоративтік бағытқа қараңыз. Табысы бойынша сот істерінен кейін екінші орында, серіктестер мақтанады, клиенттері ірі әрі беделді. Бірақ маржасы 10%, жыл бойына небәрі сегіз жүз мың. Ал сот істері одан аз табыспен фирмаға бес жарым есе көп ақша қалдырады.

Неге? Корпоративтік бағыттағы жұмыстың көбі басында төмен бағаланған fixed fee форматында жүреді. Заңгерлер қымбат, ал сағаттардың бір бөлігі шотқа жетпейді, өйткені «клиент не үшін төлеп жатқанын түсіндіру қиын». Сот істерінде керісінше: сағатпен есептеу, жоғары realization, есептен шығарулар аз. Осы екеуін бір есепке біріктірсеңіз, көңілді 34% көресіз де, неге қолыңызға сонша аз ақша тиетінін түсінбейсіз. Сөрелерге бөліп қойсаңыз, қай жерді емдеу керек екені бірден көрінеді.

Ақшаны шын мәнінде не жүргізеді: realization, leverage, fixed fee және сағаттық төлем

Бағыттың маржасы аспаннан түспейді. Оның астында заң фирмасы күн сайын, көбіне өзі байқамай бұрайтын бірнеше тетік жатыр.

Realization: істелген сағат пен шотқа түскен сағат

Заңгер бір айда бір іс бойынша 160 сағат жұмыс істеді. Клиенттің шотына соның 120 сағаты ғана кірді. Қырық сағат есептен шығарылды: «мұны түсінуге біраз уақыт кетті, шотқа қосу ыңғайсыз», «клиент түсінбейді», «бір бөлігін тағылымдамашы істеді». Сіздің realization көрсеткішіңіз — 75%. Бұл номиналды UAH 3,000 сағаттық ставка шын мәнінде UAH 2,250 деген сөз. Сіз уақытты үш мыңнан сатып отырмыз деп ойлайсыз, ал іс жүзінде екі мың екі жүз елуден сатып отырсыз.

Енді фирма бойынша realization 70% болып, оны 82%-ға көтердіңіз делік. Бір де бір жаңа гривна табыс қосылған жоқ, ставкалар өзгерген жоқ, клиенттер сол күйі. Бірақ шоттағы ақша айтарлықтай көбейді, өйткені сіз бұрыннан істелген сағаттарды тегін таратуын тоқтаттыңыз. Заң фирмасында пайданы өсірудің ең арзан жолы — осы.

Work in progress: табылған, бірақ қатып тұрған ақша

Заңгерлер мәмілемен бір ай жұмыс істейді, бірақ шотты жабылғаннан кейін ғана шығарасыз. Бұл жұмыс сізге жалақы ретінде шығын болып үлгерді, ал клиент әлі ештеңе төлеген жоқ. Бұл — WIP, яғни шотқа түспеген жұмыс. Ірілеу фирмада кез келген сәтте WIP ішінде бірнеше миллион жатады. Егер бұл санды көрмесеңіз, техникалық тұрғыдан табысты бола тұра, жалақыға ақша жетпей қала береді. Ақша бар; ол әлі шотқа айналған жоқ.

Associate leverage

Серіктес шексіз өсе алмайды. Тәулікте 24 сағат бар, ол қанша қымбат тұрса да, серіктес белгілі бір сағаттан артық сата алмайды. Фирманың пайдасы associate-тердің еңбегінен туады. Мысалы, бір associate сізге жалақы мен салықты қоса алғанда сағатына UAH 1,200 тұрады, ал клиентке оны UAH 2,500 деп шығарасыз. Айырмасы — сіздікі.

Бір серіктеске шаққандағы associate саны неғұрлым көп болса, leverage соғұрлым жоғары, фирма әр серіктестің атымен соғұрлым көбірек табады. Серіктестің бір ғана көмекшісі болса, фирма серіктестің сағатымен өмір сүреді, ал бұл — төбе. Егер серіктес жоғары realization-мен жұмыс істейтін төрт associate-ті жүргізсе, көрініс мүлде басқа. Жоғарыдағы мысалда сот істерінің 50% қайтарым беруінің себебі де сол: бір серіктеске көбірек billing қол, әрі әр қол маржа әкеледі.

Fixed price және сағаттық төлем

Сағаттық төлемде тәуекел клиентте: қанша жұмыс істесеңіз, сонша шот қоясыз. Fixed fee кезінде бұл тәуекел өзіңізге өтеді. Клиентке мәміле үшін UAH 150,000 деп баға бердіңіз, 100 сағат кетеді деп ойладыңыз. Мәміле күрделеніп кетті, заңгерлер 260 сағат жұмсады. Нақты ставкаңыз сағатына мың бес жүзден бес жүз қырыққа құлады. Клиент риза, сіз минуста отырсыз, ал жалпы есепте мұның ізі де көрінбейді.

Fixed fee жау емес. Сағаттың өзіндік құнын біліп, үстіне қауіпсіздік қорын қоссаңыз, ол өте жақсы құрал. Баға ауадан алынып, кейін нақты жұмсалған сағатпен салыстырылмаса — қауіпті. Сондықтан fixed fee істерде де уақытты сағаттық жобалардағыдай қатаң есептеу керек. Әйтпесе шығынға жұмыс істегеніңізді тым кеш білесіз.

Аванстар мен retainer — пайда емес

Клиент UAH 300,000 retainer толтырды. Шотта ақша көп сияқты, көңіл жақсы. Бірақ бұл — біреудің ақшасы. Сіз оны әлі тапқан жоқсыз; бұл болашақ жұмысқа берілген аванс. Оны бонустарға және жаңа espresso машинасына жұмсап жіберіп, кейін клиенттен айырылсаңыз, әлдеқашан жоқ ақшаны қайтаруға тура келеді. Retainer нақты істелген сағаттарға жабылған сайын ғана сіздің пайдаңызға айналады.

Бұл өмірде қалай естіледі

Бұл сөйлемдерді бірден танисыз, өйткені олар әр фирмада апта сайын айтылады. Әрқайсының артында ақша үнсіз ағып жатыр.

• «Бір-екі сағатты есептен шығарайық, жақсы клиент, әлі жұмыс әкеледі». Realization төмендейді, ал сіз оны санамайсыз.
• «Әр сағат үшін дауласпау үшін fixed fee жасайық». Тәуекел сізге өтеді, ал шығынды ешкім тексермеген.
• «Аванс түсті, жалақыны жабамыз». Сіз біреудің ақшасын жұмсап отырсыз және WIP-ті көрмейсіз.
• «Корпоративтік бағыт — біздің флагман, ең үлкен шоттар сонда». Ең үлкен шоттар, ең кішкентай маржа, ал ешкім сұрақ қоймайды.
• «Жыл соңында қосып шығамыз». Жыл соңында түзететін ештеңе қалмайды; ақша кетіп қойған.

Бұл сөйлемдердің ешқайсысы қате сияқты естілмейді. Әрқайсысы клиентке қамқорлық немесе дұрыс шешім болып көрінеді. Бірақ бәрін қосқанда, айналым неге үлкен, ал серіктестерге жететін ақша неге аз екенін дәл түсіндіреді.

Мұны Finmap-та қалай көруге болады

Бағыт және серіктес бойынша пайданы басқару үшін жарты миллион тұратын ERP қажет емес. Фирманың ақшасын дұрыс сөрелерге бөліп, өздігінен жаңарып тұратын жүйе керек. Finmap-та бұл былай көрінеді.

Бағыт бойынша табыс. Әр шот пен әр түсімге бағыт белгісі қойылады: сот істері, корпоративтік, салық. Есепті ашасыз да, әр топтың табысын жеке көресіз, ай соңында Excel-мен әуре болмайсыз.

Тікелей шығындар ортақ шығындардан бөлек тұрады. Заңгерлердің жалақысы, сыртқы мамандар ақысы және сот шығындары өз бағытына тіркеледі. Кеңсе жалдау, әкімшілік шығындар және жазылымдар ортақ шығындарда тұрады. Осылай әр топтың маржасы бүкіл фирманың үстеме шығындарына араласып бұлыңғырланбай, нақты көрінеді.

Бағыт және серіктес бойынша маржа. Сіз аралас 30%-ды емес, сот істеріндегі 50%-ды және корпоративтік бағыттағы 10%-ды көресіз. Операцияларға жауапты серіктесті де белгілесеңіз, кімнің клиенттік портфелі шынымен табысты, ал кімді жеңілдіктер сүйеп тұрғаны айқын болады.

Аванстар мен кезеңдік төлемдерге арналған төлем күнтізбесі. Retainer, алдын ала төлемдер және кезеңдік төлемдер күнтізбеде өз даталарында тұрады. Шоттағы ақшаның қаншасы шынымен сіздікі, ал қаншасына әлі жұмыс істеуіңіз керек екенін көресіз. Жалақы төлеу кезіндегі кассалық үзіліс тосынсый болмайды, өйткені келесі транштың қашан келетінін алдын ала көресіз.

Ең маңыздысы: мұның бәрі кешке біреу қолмен толтырып отыратын кестеде емес, банктен дерек тартып, өздігінен жаңарып тұрады. Серіктес телефонды ашады да, бір минутта осы айда фирманы қай бағыт асырап отырғанын көреді.

Осы аптада неден бастау керек

• Табысты кемінде үш бағытқа бөліп, өткен жыл бойынша әрқайсының маржасын есептеңіз. Бір кештің өзі көзіңізді ашады.
• Фирма бойынша realization көрсеткішін шығарыңыз: істелген сағаттардың қаншасы нақты шотқа кірді. 80%-дан төмен болса, ең жылдам өсетін пайдаңыз — сол жерде.
• Соңғы бес fixed fee істі алып, бағасын нақты жұмсалған сағатпен салыстырыңыз. Қаншасының шығынға кеткеніне таңғаласыз.
• Leverage-ді өлшеңіз: әр серіктес әр бағытта қанша associate жүргізеді. Leverage төмен жерде сіз серіктестің сағатымен өмір сүресіз де, төбеге тірелесіз.
• Retainer мен аванстарды табылған ақшадан бөліңіз, өзіңіздікі емес ақшаны жұмсамау үшін.
• Серіктестермен келісіңіз: белгіленген лимиттен жоғары жеңілдік немесе есептен шығару жазбасыз жасалмайды. Жазылмаған нәрсені түзету мүмкін емес.

Осыған жақын тақырып ретінде консалтинг компаниясында басқарушылық есеп қалай жұмыс істейтінін оқыңыз, өйткені консалтингтегі бағыттар мен серіктестер логикасы өте ұқсас. Сондай-ақ нақты пайданың 80%-ын клиенттердің қай 20%-ы әкелетінін көру үшін клиент табыстылығын Pareto талдауы қалай жұмыс істейтінін қараңыз.

«Айналым — біреудің сізге сүйсінуі. Бағыт бойынша пайда — сіздің жалақыңыз. Екеуін шатастыру қымбатқа түседі».

«Фирма серіктестің сағатынан табыс таппайды. Ол қолы босамайтын және realization көрсеткіші жоғары associate-терден табыс табады».

Ақша жоғалмайды. Сіз оны жай ғана көрмейсіз.

Фирманың ақшасы бу болып ұшып кетпейді. Сіз оған бір үйінді ретінде қарап отырғанда, ол бағыттар мен серіктестер арасында шашылып жатады. Оны сөрелерге бөліп қойыңыз — қай топ сізді асырап отырғанын, ал қайсысы тапқаныңызды үнсіз жеп жатқанын көресіз. Finmap мұны сіз үшін жасайды: бағыт бойынша табыс, бөлек тікелей шығындар, топтар бойынша нақты маржа және аванстарға арналған төлем күнтізбесі — бәрі өздігінен жаңарып тұрады. 14 күн тегін қолданып көріңіз, бағыттарыңызды қосыңыз да, осы аптаның өзінде айналым неге үлкен, ал қолыңызға тиетіні неге аз екенін және онымен не істеу керегін көріңіз.