Ταμειακή ροή για επιχείρηση υπηρεσιών με αναβαλλόμενες πληρωμές

Στις υπηρεσίες, η αναβαλλόμενη πληρωμή έχει γίνει ο κανόνας: ένας πελάτης ζητά να πληρώσει «30 ημέρες μετά την παραλαβή», ένας μεγάλος πελάτης απλώς επιβάλλει net-60, και το να πείτε όχι φαντάζει αμήχανο — θα χάνατε τη σύμβαση. Το πρόβλημα είναι ότι δεν μπορείτε να βάλετε την ίδια σας την ομάδα και τους συνεργάτες σας σε αναβολή: οι μισθοί και τα τιμολόγια πρέπει να πληρωθούν τώρα. Έτσι μια αναβολή μετατρέπεται σε μόνιμο ταμειακό κενό, ενσωματωμένο απευθείας στο μοντέλο.

Αυτό δεν σημαίνει ότι οι αναβαλλόμενες πληρωμές είναι ανέφικτες. Σημαίνει ότι η ταμειακή ροή μιας επιχείρησης υπηρεσιών πρέπει να χτίζεται σκόπιμα γύρω από αυτές. Ας αναλύσουμε πώς οι αναβολές τρώνε τα χρήματά σας, πώς να μειώσετε το κενό και πώς να το χρηματοδοτήσετε όταν δεν μπορείτε να το εξαλείψετε.

Τι είναι μια αναβολή και γιατί τρώει τα χρήματά σας

Αναβολή είναι όταν έχετε κάνει τη δουλειά αλλά θα λάβετε τα χρήματα αργότερα: σε 14, 30 ή 60 ημέρες. Για όλο αυτό το διάστημα ουσιαστικά δανείζετε στον πελάτη χρήματα δωρεάν: η δουλειά έχει γίνει, το κόστος έχει επιβαρυνθεί, αλλά τα χρήματα βρίσκονται σε εκείνον. Όσο μεγαλύτερες οι προθεσμίες και όσο περισσότεροι τέτοιοι πελάτες, τόσο περισσότερα από τα χρήματά σας μένουν μόνιμα «σταθμευμένα» σε ξένα χέρια.

Ο μηχανισμός του κενού καλύπτεται αναλυτικά στο Ταμειακό κενό: πώς να το εντοπίσετε και να το αποτρέψετε. Το βασικό σημείο εδώ: μια αναβολή δεν αφορά το κέρδος, αφορά τον χρόνο. Το κέρδος υπάρχει· το μετρητό εκείνη τη στιγμή όχι.

Απαιτήσεις — τα χρήματά σας σε ξένα χέρια

Το ποσό που σας οφείλουν οι πελάτες για δουλειά που έχει ήδη γίνει ονομάζεται απαιτήσεις. Είναι πραγματικά δικά σας χρήματα, απλώς όχι ακόμη στον λογαριασμό σας. Ο κίνδυνος είναι ότι οι απαιτήσεις αυξάνονται απαρατήρητα: όσο περισσότερα έργα σε αναβολή, τόσο μεγαλύτερο το χάσμα ανάμεσα στο «κερδισμένο» και το «εισπραγμένο». Ένα agency μπορεί να είναι κερδοφόρο και ταυτόχρονα διαρκώς χωρίς ρευστό, επειδή οι μισές απαιτήσεις παραμένουν σε απαιτήσεις.

Ο πρώτος κανόνας για τη διαχείριση αναβολών είναι να βλέπετε τις απαιτήσεις σας: πόσα, ποιος τα οφείλει και πότε πρέπει να πληρώσει. Χωρίς αυτό, οδηγείτε στα τυφλά.

Πώς να μειώσετε το κενό από τις αναβολές

Υπάρχουν αρκετοί τρόποι να στενέψετε το κενό αναβολής. Μερική προκαταβολή — ακόμη και 30% εκ των προτέρων κλείνει την πιο κρίσιμη φάση. Μικρότερες προθεσμίες — διαπραγματευτείτε net-14 αντί για net-30· μια διαφορά δύο εβδομάδων είναι πολύ αισθητή σε μια σταθερή ροή. Έκπτωση πρόωρης πληρωμής — μια μικρή έκπτωση για πληρωμή εντός 5 ημερών είναι συχνά φθηνότερη από τη χρηματοδότηση του κενού. Λίστα αποκλεισμού — μην παραχωρείτε νέες προθεσμίες σε πελάτη που δεν έχει εξοφλήσει τις προηγούμενες.

Πώς να χρηματοδοτήσετε το κενό όταν η αναβολή δεν μπορεί να αφαιρεθεί

Μερικές φορές το net-30 είναι όρος που δεν μπορείτε να αλλάξετε (μεγάλος πελάτης, διαγωνισμός). Τότε πρέπει να χρηματοδοτήσετε το κενό σκόπιμα. Η φθηνότερη πηγή είναι το δικό σας ταμειακό απόθεμα ασφαλείας. Στη συνέχεια έρχεται μια υπερανάληψη ή μια πιστωτική γραμμή έναντι συγκεκριμένου κενού (σημαντικό: έναντι του ταμειακού κενού, όχι «για κάθε ενδεχόμενο»). Το βασικό είναι να υπολογίζετε το κόστος αυτής της χρηματοδότησης και να το ενσωματώνετε στην τιμή σας: αν ένας πελάτης επιμένει σε μεγάλες προθεσμίες, θα πρέπει να κοστίζει περισσότερο.

Παράδειγμα: ταμειακή ροή με net-30

Ένα agency παραδίδει ένα έργο αξίας 150 χιλιάδων με όρους net-30. Το κόστος του (ομάδα, συνεργάτες) είναι 100 χιλιάδες, και έχει ήδη επιβαρυνθεί αυτόν τον μήνα. Για τις επόμενες 30 ημέρες το agency περιμένει να πληρωθεί, κουβαλώντας «μείον 100 χιλιάδες» για αυτό το έργο στη ροή του. Αν υπάρχουν τρία τέτοια έργα ταυτόχρονα, αυτό είναι ήδη 300 χιλιάδες κενό που πρέπει να καλυφθεί κάπως — παρότι και τα τρία είναι κερδοφόρα.

Με μερική προκαταβολή 40%, η εικόνα αλλάζει: 60 χιλιάδες μπήκαν στην αρχή, και το κενό του έργου δεν είναι πια 100 αλλά 40 χιλιάδες. Πολλαπλασιάστε αυτή την εξοικονόμηση επί τον αριθμό των έργων, και η ανάγκη για εξωτερική χρηματοδότηση εξαφανίζεται.

Έλεγχος: πρόβλεψη ταμειακής ροής 30 ημερών

Για να μη σας πιάσουν εξαπίνης οι αναβολές, χρειάζεστε μια πρόβλεψη ταμειακής ροής τουλάχιστον έναν μήνα μπροστά: πότε και πόσα θα εισρεύσουν (με βάση πραγματικές ημερομηνίες πληρωμής, όχι «κάπου εκεί γύρω») και πότε και πόσα πρέπει να εξέλθουν. Πώς να τη φτιάξετε βρίσκεται στο Πρόβλεψη ταμειακής ροής 30 ημερών, και το ίδιο το εργαλείο ελέγχου είναι το ημερολόγιο πληρωμών. Βοηθά επίσης να εξομαλύνετε ανομοιόμορφες εισροές — υπάρχει ξεχωριστό άρθρο γι' αυτό.

Στο Finmap, οι απαιτήσεις και η πρόβλεψη εισροών — με τις αναβολές να έχουν ληφθεί υπόψη — συγκεντρώνονται μόνες τους: βλέπετε πόσα σας οφείλουν και πότε θα φτάσουν πραγματικά τα χρήματα. Δοκιμάστε το δωρεάν για 7 ημέρες.