Cash flow firmy usługowej działającej na odroczonych płatnościach

W branży usługowej odroczona płatność stała się standardem: klient prosi o zapłatę „30 dni po odbiorze”, duży kontrahent po prostu narzuca termin 60 dni, a odmowa wydaje się niezręczna — można stracić kontrakt. Problem w tym, że własnego zespołu i podwykonawców nie da się odroczyć: pensje i faktury trzeba opłacić teraz. Tak odroczenie zamienia się w stałą lukę gotówkową wpisaną w sam model biznesu.

To nie oznacza, że z odroczonymi płatnościami nie da się pracować. Oznacza to, że cash flow firmy usługowej trzeba świadomie zaplanować z myślą o nich. Sprawdźmy, jak odroczenia „zjadają” twoje pieniądze, jak zmniejszyć tę lukę i jak ją finansować, gdy nie da się jej wyeliminować.

Czym jest odroczenie i dlaczego pochłania twoje pieniądze

Odroczenie oznacza, że pracę już wykonałeś, ale pieniądze dostaniesz później: za 14, 30 czy 60 dni. Przez cały ten czas praktycznie za darmo kredytujesz klienta: praca jest zrobiona, koszty poniesione, a gotówka jest u niego. Im dłuższe terminy i im więcej takich klientów, tym więcej twoich pieniędzy jest na stałe „zaparkowane” w cudzych rękach.

Mechanikę tej luki szczegółowo opisaliśmy w artykule Luka gotówkowa: jak ją rozpoznać i jej zapobiegać. Najważniejsze: odroczenie to nie kwestia zysku, tylko czasu. Zysk jest, tylko gotówki w danym momencie brakuje.

Należności — twoje pieniądze w cudzych rękach

Kwotę, którą klienci są ci winni za już wykonaną pracę, nazywa się należnościami. To realne pieniądze, tyle że jeszcze nie na twoim koncie. Niebezpieczeństwo polega na tym, że należności rosną niepostrzeżenie: im więcej projektów na odroczonych warunkach, tym większa luka między „zarobione” a „zainkasowane”. Agencja może być rentowna i jednocześnie stale bez gotówki, bo połowa jej zarobków tkwi w należnościach.

Pierwsza zasada pracy z odroczeniami to widzieć swoje należności: ile, kto jest winien i kiedy ma zapłacić. Bez tego prowadzisz firmę po omacku.

Jak zmniejszyć lukę wynikającą z odroczeń

Jest kilka sposobów, by zawęzić lukę z odroczeń. Częściowa przedpłata — nawet 30% z góry pokrywa najgorętszą fazę projektu. Krótsze terminy — wynegocjuj 14 dni zamiast 30; przy stałym przepływie różnica dwóch tygodni jest bardzo odczuwalna. Rabat za szybką płatność — niewielki upust za zapłatę w ciągu 5 dni często wychodzi taniej niż finansowanie luki. Czarna lista — nie przyznawaj nowych terminów klientowi, który nie rozliczył się z poprzednich.

Jak sfinansować lukę, gdy odroczenia nie da się usunąć

Czasem termin 30 dni to warunek, którego nie da się zmienić (duży klient, przetarg). Wtedy trzeba świadomie sfinansować lukę. Najtańszym źródłem jest własna poduszka finansowa. Kolejny w kolejce jest debet lub linia kredytowa pod konkretną lukę (co ważne: pod konkretną lukę gotówkową, a nie „na wszelki wypadek”). Najważniejsze to policzyć koszt takiego finansowania i wliczyć go w cenę: jeśli klient upiera się przy długich terminach, powinien za to zapłacić więcej.

Przykład: cash flow przy terminie 30 dni

Agencja realizuje projekt za 150 tysięcy z terminem płatności 30 dni. Jej koszty (zespół, podwykonawcy) to 100 tysięcy i zostały poniesione już w tym miesiącu. Przez kolejne 30 dni agencja czeka na zapłatę, mając w przepływie „minus 100 tysięcy” na tym projekcie. Jeśli takich projektów jest jednocześnie trzy, to już 300 tysięcy luki do jakoś pokrycia — mimo że wszystkie trzy są rentowne.

Przy 40% przedpłaty obraz się zmienia: 60 tysięcy wpływa na start, a luka w projekcie to już nie 100, lecz 40 tysięcy. Pomnóż tę oszczędność przez liczbę projektów, a potrzeba zewnętrznego finansowania znika.

Kontrola: prognoza cash flow na 30 dni

Żeby odroczenia nie zaskoczyły cię znienacka, potrzebujesz prognozy cash flow na co najmniej miesiąc do przodu: kiedy i ile wpłynie (na podstawie realnych terminów płatności, a nie „gdzieś koło tego czasu”) oraz kiedy i ile trzeba będzie wydać. Jak ją zbudować, opisaliśmy w artykule Prognoza cash flow na 30 dni, a samym narzędziem kontroli jest kalendarz płatności. Pomaga też wygładzić nierówne wpływy — na ten temat jest osobny artykuł.

W Finmap należności i prognoza wpływów — z uwzględnieniem odroczeń — łączą się automatycznie: widzisz, ile jesteś winien i kiedy pieniądze naprawdę wpłyną. Wypróbuj za darmo przez 7 dni.