Cashflow für ein Dienstleistungsunternehmen mit Zahlungsaufschub

Im Dienstleistungsgeschäft ist der Zahlungsaufschub zur Norm geworden: Ein Kunde bittet um Zahlung „30 Tage nach Abnahme“, ein großer Auftraggeber diktiert gleich net 60, und Nein zu sagen fühlt sich unangenehm an — man könnte den Auftrag verlieren. Der Haken: Dem eigenen Team und den Auftragnehmern kann man keinen Aufschub geben — Gehälter und Rechnungen müssen jetzt bezahlt werden. So wird aus dem Aufschub eine dauerhafte, fest im Geschäftsmodell verankerte Liquiditätslücke.

Das heißt nicht, dass mit Zahlungsaufschub nicht zu arbeiten ist. Es heißt, dass der Cashflow eines Dienstleistungsunternehmens bewusst darauf ausgerichtet werden muss. Sehen wir uns an, wie Zahlungsaufschübe Ihr Geld auffressen, wie Sie die Lücke verkleinern und wie Sie sie finanzieren, wenn Sie sie nicht loswerden können.

Was ein Zahlungsaufschub ist und warum er Ihr Geld auffrisst

Ein Zahlungsaufschub bedeutet: Sie haben die Arbeit erledigt, bekommen das Geld aber erst später — in 14, 30 oder 60 Tagen. Während dieser ganzen Zeit finanzieren Sie den Kunden faktisch kostenlos vor: Die Arbeit ist erledigt, die Kosten sind entstanden, aber das Geld liegt bei ihm. Je länger die Zahlungsziele und je mehr solcher Kunden, desto mehr Ihres Geldes bleibt dauerhaft „geparkt“ in fremden Händen.

Die Mechanik der Lücke wird ausführlich in Liquiditätslücke: erkennen und vermeiden beschrieben. Der entscheidende Punkt hier: Beim Zahlungsaufschub geht es nicht um den Gewinn, sondern um das Timing. Der Gewinn ist da, das Geld im Moment nicht.

Forderungen — Ihr Geld in fremden Händen

Der Betrag, den Kunden Ihnen für bereits erledigte Arbeit schulden, wird als Forderungen bezeichnet. Es ist reales Geld von Ihnen, nur eben noch nicht auf Ihrem Konto. Die Gefahr besteht darin, dass Forderungen unbemerkt anwachsen: Je mehr Projekte im Zahlungsaufschub laufen, desto größer die Lücke zwischen „verdient“ und „vereinnahmt“. Eine Agentur kann profitabel sein und gleichzeitig ständig ohne Geld dastehen, weil die Hälfte des Verdienten in den Forderungen steckt.

Die erste Regel im Umgang mit Zahlungsaufschüben lautet: Ihre Forderungen im Blick haben — wie viel, wer sie schuldet und wann die Zahlung fällig ist. Ohne das steuern Sie blind.

Wie Sie die Lücke aus Zahlungsaufschüben verkleinern

Es gibt mehrere Wege, die Aufschub-Lücke zu verkleinern. Teilweise Vorauszahlung — schon 30% im Voraus schließen die heißeste Phase ab. Kürzere Zahlungsziele — verhandeln Sie net 14 statt net 30; ein Unterschied von zwei Wochen ist bei einem stetigen Fluss sehr spürbar. Skonto für schnelle Zahlung — ein kleiner Rabatt für Zahlung innerhalb von 5 Tagen ist oft günstiger als die Finanzierung der Lücke. Eine Stoppliste — gewähren Sie einem Kunden, der die vorherigen Zahlungsziele nicht eingehalten hat, keine neuen.

Wie Sie die Lücke finanzieren, wenn der Zahlungsaufschub nicht wegfällt

Manchmal ist net 30 eine Bedingung, die Sie nicht ändern können (ein Großkunde, eine Ausschreibung). Dann müssen Sie die Lücke bewusst finanzieren. Die günstigste Quelle ist Ihr eigenes Liquiditätspolster. Danach kommen ein Überziehungskredit oder eine Kreditlinie für eine konkrete Lücke (wichtig: für die Liquiditätslücke, nicht „für alle Fälle“). Entscheidend ist, die Kosten dieser Finanzierung zu berechnen und in den Preis einzukalkulieren: Wenn ein Kunde auf langen Zahlungszielen besteht, sollte das mehr kosten.

Beispiel: Cashflow bei net 30

Eine Agentur liefert ein Projekt im Wert von 150 Tausend zu net-30-Bedingungen. Ihre Kosten (Team, Auftragnehmer) betragen 100 Tausend und sind bereits in diesem Monat angefallen. In den nächsten 30 Tagen wartet die Agentur auf die Zahlung und trägt „minus 100 Tausend“ für dieses Projekt in ihrem Cashflow. Bei drei solchen Projekten gleichzeitig sind das bereits 300 Tausend an Lücke, die irgendwie gedeckt werden müssen — obwohl alle drei profitabel sind.

Mit einer Teilvorauszahlung von 40% ändert sich das Bild: 60 Tausend sind bereits zu Beginn eingegangen, und die Projektlücke beträgt nicht mehr 100, sondern 40 Tausend. Multiplizieren Sie diese Ersparnis mit der Anzahl der Projekte, und der Bedarf an externer Finanzierung verschwindet.

Kontrolle: eine 30-Tage-Cashflow-Prognose

Damit Sie Zahlungsaufschübe nicht überraschen, brauchen Sie eine Cashflow-Prognose für mindestens einen Monat im Voraus: wann und wie viel eingeht (basierend auf tatsächlichen Zahlungsterminen, nicht auf „irgendwann etwa“) und wann und wie viel ausgehen muss. Wie Sie eine solche erstellen, steht in Eine 30-Tage-Cashflow-Prognose, und das eigentliche Kontrollinstrument ist der Zahlungskalender. Es hilft auch, unregelmäßige Zahlungseingänge zu glätten — dazu gibt es einen eigenen Artikel.

In Finmap kommen Forderungen und die Prognose der Zahlungseingänge — unter Berücksichtigung von Zahlungsaufschüben — automatisch zusammen: Sie sehen, wie viel Ihnen geschuldet wird und wann das Geld tatsächlich eintrifft. Testen Sie es 7 Tage kostenlos.