Csapatkihasználtság: miért van mindenki elfoglalva, ha nincs nyereség

„A csapat el van havazva munkával, mindenki reggeltől estig el van foglalva – és mégis, valahogy nincs nyereség.” Ez az egyik leggyakoribb paradoxon az ügynökségeknél, és az ok szinte mindig az alacsony kihasználtság a számlázható értelemben. Az emberek valóban el vannak foglalva, de idejük nagy része olyan munkára megy el, amiért az ügyfél nem fizet. A mutató, amely ezt megragadja, a kihasználtság – a számlázható terhelés tényleges aránya.

Nézzük meg, mi ez, hogyan kell kiszámítani, és miért két különböző dolog az „elfoglalt” és a „nyereséges”.

Mi a csapatkihasználtság

A kihasználtság a munkaidő azon részesedése, amely fizetett ügyfélmunkára megy el, a csapatnak fizetett teljes idő arányában. A többi – belső megbeszélések, adminisztratív feladatok, képzés, projektek közötti üresjárat, ingyenes javítások. Ön a teljes munkanapért fizet egy alkalmazottnak, de bevételt csak azok az órák hoznak, amelyek felkerülnek egy ügyfélszámlára.

Miért nem jelenti a „mindenki elfoglalt” azt, hogy „nyereséges”

Az elfoglaltság és a kihasználtság nem ugyanaz. Egy dizájner egész héten hajthatja magát, mégis idejének felét belső megbeszélésekre, átdolgozásra és „magunknak” szóló feladatokra fordíthatja. Formálisan túlterhelt, valójában csak egy része számlázható. Pontosan ezért van az, hogy egy ügynökség, amelynek csapata folyamatosan el van foglalva, alig tudja fenntartani magát: az idő 100%-áért fizet, és 50%-át adja el.

Hogyan kell kiszámítani a kihasználtságot

A képlet: kihasználtság = számlázható órák / összes munkaóra × 100%. Ha egy alkalmazott egy hónapban 160 órát dolgozott, és ebből 96 óra került ügyfélszámlára, a kihasználtság 60%. Érdemes mind egyénenként, mind a csapat egészére mérni: az átlag elfedi azokat a torzulásokat, amikor néhányan túlterheltek, mások pedig tétlenek.

Mi számít egészséges kihasználtsági szintnek

A 100%-os kihasználtság nem létezik, és nem is szabadna léteznie – az idő egy része mindig belső ügyekre és pihenésre megy el, különben a csapat kiég. A legtöbb ügynökség számára gyakorlati viszonyítási pont a 70–80% a kivitelezői stábnál; 60% alatt figyelmeztető jel, hogy olyan időért fizet, amelyet nem ad el. Ne hajszolja a maximumot: a 95%-os kihasználtság a kiégéshez és hibákhoz vezető út, nem a nyereséghez.

Példa: kihasználtság és nyereség

Egy dizájner havonta 60 ezret keres; az órájának teljes költsége, az összes rezsiköltséget beleszámítva, 500 UAH, havi 160 munkaórával. 50%-os kihasználtság mellett csak 80 óra számlázható: hogy legalább a költségeit fedezze, ennek a 80 órának kell termelnie a hónapja teljes költségét. 75%-os kihasználtság mellett a számlázható órák száma már 120 – és ugyanaz a személy, ugyanazon fizetés mellett, másfélszer több bevételt hoz. A veszteséges és a nyereséges alkalmazott közötti különbség gyakran éppen a kihasználtságban rejlik, nem az óradíjban (hogyan állapítsa meg az óradíjat a költségek alapján).

Hogyan növelje a kihasználtságot kiégés nélkül

Először mérje: időnyomon követés nélkül nem ismeri a valós kihasználtságát, és vakon vezet. Ezután csökkentse a nem számlázható időt: kevesebb felesleges megbeszélés, korlátok az ingyenes javításokra, a terhelés kiegyenlítése az emberek között, hogy ne legyenek egyesek tétlenek, míg mások túlterheltek. És ami a legfontosabb – ne keverje össze a kihasználtság növelését a túlterheléssel: a cél nem az, hogy az embereket 100%-ra töltse, hanem hogy megszüntesse azokat a réseket, amelyekért fizet, de nem kap érte semmit. Arról, hogy a kihasználtság hogyan hat a bérköltségre, lásd: A bérköltség aránya egy ügynökségnél.

A Finmapben látja, mennyibe kerül a csapat, és mennyi bevételt hoz, így a kihasználtság megszűnik érzésnek lenni, és egy olyan számmá válik, amelyet kezelni tud. Próbálja ki ingyen 7 napig.