Wykorzystanie zespołu: dlaczego wszyscy są zapracowani, a zysku nie ma

"Zespół jest zawalony pracą, wszyscy zapracowani od rana do wieczora — a mimo to zysku jakoś nie widać." To jeden z najczęstszych paradoksów w agencjach, a przyczyną niemal zawsze jest niskie wykorzystanie w sensie rozliczeniowym. Ludzie faktycznie są zajęci, ale duża część ich czasu idzie na pracę, za którą klient nie płaci. Wskaźnik, który to pokazuje, to utilization — czyli realny poziom obciążenia rozliczalnego.

Rozłóżmy to na czynniki pierwsze: czym jest ten wskaźnik, jak go liczyć i dlaczego "zapracowany" i "rentowny" to dwie różne rzeczy.

Czym jest wykorzystanie zespołu

Wykorzystanie to udział czasu pracy, który trafia na płatną pracę dla klienta, w całym czasie, za który płacimy zespołowi. Reszta to wewnętrzne spotkania, zadania administracyjne, szkolenia, przestoje między projektami, darmowe poprawki. Płacisz pracownikowi za cały dzień pracy, ale przychód generują tylko te godziny, które trafiają na fakturę klienta.

Dlaczego "wszyscy są zapracowani" nie znaczy "rentowni"

Bycie zapracowanym i bycie wykorzystanym to nie to samo. Projektant może być zawalony robotą przez cały tydzień, a i tak połowę czasu spędzić na wewnętrznych spotkaniach, poprawkach i zadaniach "dla siebie". Formalnie jest zawalony pracą, w praktyce tylko część tego czasu jest rozliczalna. Właśnie dlatego agencja z wiecznie zapracowanym zespołem ledwo wiąże koniec z końcem: płaci za 100% czasu, a sprzedaje 50%.

Jak liczyć wykorzystanie

Wzór: wykorzystanie = godziny rozliczalne / łączne godziny pracy × 100%. Jeśli pracownik przepracował w miesiącu 160 godzin, a 96 z nich trafiło na faktury klientów, wykorzystanie wynosi 60%. Warto mierzyć je zarówno dla poszczególnych osób, jak i dla całego zespołu: średnia ukrywa nierówności, gdy jedni są przeciążeni, a inni siedzą bezczynnie.

Jaki poziom wykorzystania jest zdrowy

Wykorzystanie na poziomie 100% nie istnieje i nie powinno istnieć — część czasu zawsze idzie na sprawy wewnętrzne i odpoczynek, inaczej zespół się wypali. Praktycznym punktem odniesienia dla większości agencji jest 70–80% dla osób realizujących projekty; poniżej 60% to sygnał ostrzegawczy, że płacisz za czas, który się nie sprzedaje. Nie goń za maksimum: wykorzystanie na poziomie 95% to droga do wypalenia i błędów, a nie do zysku.

Przykład: wykorzystanie a zysk

Projektant zarabia 60 tysięcy miesięcznie; pełny koszt jego godziny, ze wszystkimi kosztami dodatkowymi, wynosi 500 UAH, przy 160 godzinach pracy w miesiącu. Przy wykorzystaniu na poziomie 50% rozliczalnych jest tylko 80 godzin: żeby choćby pokryć jego koszt, te 80 godzin musi przynieść przychód równy całemu kosztowi jego miesiąca. Przy wykorzystaniu 75% rozliczalnych godzin jest już 120 — i ta sama osoba, za tę samą pensję, generuje półtora raza więcej przychodu. Różnica między pracownikiem przynoszącym stratę a rentownym często sprowadza się do wykorzystania, a nie do stawki (jak ustalić stawkę na podstawie kosztu).

Jak podnieść wykorzystanie bez wypalenia

Najpierw zmierz je: bez śledzenia czasu nie znasz swojego realnego wykorzystania i zarządzasz po omacku. Potem ogranicz czas nierozliczalny: mniej zbędnych spotkań, limity na darmowe poprawki, wyrównanie obciążenia między ludźmi, żeby jedni nie siedzieli bezczynnie, gdy inni płoną. I najważniejsze — nie myl podnoszenia wykorzystania z przeciążaniem pracą: celem nie jest obciążenie ludzi do 100%, tylko usunięcie luk, za które płacisz, a nic z nich nie masz. O tym, jak wykorzystanie wpływa na fundusz płac, przeczytaj w Udział wynagrodzeń w przychodach agencji.

W Finmap widzisz, ile kosztuje zespół i ile przychodu przynosi, dzięki czemu wykorzystanie przestaje być odczuciem, a staje się liczbą, którą można zarządzać. Wypróbuj bezpłatnie przez 7 dni.