Hogyan nőtt a Bogdanova Bureau bevétele 173%-kal azzal, hogy a pénzügyeket tervezésként kezelte
“Havi 7 dollárból évi 90 dollár lesz. És nem is csak egyetlen eszközről van szó. A Finmapban ezt ragyogóan nyomon követik — pontosan látja, hova megy a költségvetés.”
— Olha Bogdanova, a Bogdanova Bureau alapítónője
Kihívás
A Bogdanova Bureau holistikus lakóteret tervez a magán- és kereskedelmi ügyfelek számára — építészet, belsőépítészet, termékdizájn és art direction — Olha Bogdanova alapítónő vezetésével, aki 2018-ban vált ki egy nagyobb építészeti stúdióból, hogy megalapítsa a saját stúdióját.
A projektalapon működő kreatív vállalkozások egy sajátos pénzügyi vakságban vannak: rövid munkáknál könnyű látni, hogy kijött-e a pénz. Hosszú projektek esetén azonban sokkal nehezebb — órákat kell nyomon követni, egyensúlyokat és cash flow-kat egyeztetni, és apróbb költségeket folyamatosan naplózni, különben a nyereség csendesen eltűnik revíziók, késedelmek és számlázatlan „portfólió” munka között. Bogdanova már túl volt a vállalkozás korai, kaotikus szakaszán — abban a szakaszban, amikor minden beérkező fizetés profitnak számít — de három konkrét problémával még szembenézett: tudnia kellett, mekkora az egyes projektek valódi költsége, rendszerezni kellett a kiadásait, hogy megtalálja az optimalizálható elemeket, és túl kellett lépnie az egyszerű pénzmozgások naplózásán egy valós vezetői számvitelre, amelyet döntéshozatalra tudna felhasználni.
Megoldás
Bogdanova már látta, hogy a Finmap működik az előző cégénél, ahol egy dedikált könyvelő használta, így amikor saját stúdiót alapított, az eszköz kiválasztása könnyű volt. Regisztrált a próbaidőszakra, egyedül megtanulta a munkafolyamatokat — adatfeltöltés, integrációk beállítása, analitika feltárása — majd egy lépéssel továbbment azzal, hogy bevont egy Finmap pénzügyi tanácsadót, mivel úgy döntött, hogy a számok valódi stratégiai eszközzé alakítása külső szaktudást igényel, nem csak önszolgáltatást.
Ez a partnerség átformálta a stúdió működésének módját. Minden projektet most már strukturált költségbontással áraznak meg, így ha egy ügyfél extra revíziókat kér, a csapat már tudja az ehhez szükséges időt és költségeket. Minden ügyfél a Finmapban külön projektként kerül beállításra, a bevételeket és kiadásokat függetlenül nyomon követve, így Bogdanova projektenként láthatja a valódi jövedelmezőséget és ROI-t ahelyett, hogy egyetlen összesített szám lenne. A stúdió egy tartalékalap-rendszert is épített, beleértve egy vészhelyzeti alapot, amely automatikusan elrakja a bevételek 2%-át vészhelyzetekre — valamint további alapokat bérletre, képzésre és marketingre, amelyek lehetővé teszik az előre tervezést ahelyett, hogy reagálna. Még az apró, ismétlődő költségek is nyomon követésre kerülnek — Bogdanova rámutat, hogy a havi 7 dollárból évi 90 dollár lesz, és a Finmap ezeket a szivárgásokat láthatóvá teszi ahelyett, hogy láthatatlanok maradnának.
Eredmények
A teljes rendszer bevezetése után egy éven belül — a Finmap plusz konzisztens pénzügyi felügyelet — a Bogdanova Bureau 173%-kal növelte a bevételt és 286%-kal emelte a nettó marginot, miután a csapat divízióonként elemezte a jövedelmezőséget, elengedte az alacsony árrésű projekteket, és az igazi bevételt termelő projektekre fordította az erőfeszítéseket.
A tartalékalapok azután is bebizonyították értéküket, amikor megkezdődött a teljes körű háború és megállt a gazdaság. Ahelyett, hogy pánikolt volna, a stúdió az előre épített párnájára támaszkodott, miközben optimalizálta a kiadásokat, átformálta a csapatot és átcsoportosította a költségvetéseket — a projekteket a legkeményebb szakaszon keresztül mozgatta. Ez a stabilitás indítórámpának bizonyult: a Bogdanova Bureau azóta sikeres projekteket vett fel Ukrajnán kívülről, és stabil kapcsolatokat épített külföldi ügyfelekkel egy versengő új piacon, miközben Bogdanova most már kevesebb, nagyobb, jövedelmezőbb megbízásra törekszik, amelyeket ugyanez a pénzügyi fegyelem támogat.
