Hogyan Szabadította Meg a Viora Build a Hetente 20 Órát a Táblázatok helyettesítésével a Finmappal
A Viora Build egy Portugáliában működő építési vállalat, amely prémium és luxus villákat, valamint többszintes lakóépületeket épít magánbefektetők és fejlesztők számára, akik egyaránt elvárják az építési minőséget és a mögötte álló számok átláthatóságát. Mint a legtöbb projektalapú építőipari vállalat, a Viora Build egyszerre több projektet is futtat, mindegyik saját költségvetéssel, alvállalkozókkal, fizetési ütemezéssel és anyagköltségekkel — olyan szerkezetben, amelyben könnyű elveszíteni a fonalat azzal kapcsolatban, hogy valójában mi történik a pénzzel.
“A pénzügyi igazgatóval való munka felszabadított legalább 20 órát hetente az én számomra a pénzügyekben.”
— Simon, Operációs Menedzser a Viora Buildben
Kihívás
Éveken át a Viora Build úgy vezette a pénzügyeit, ahogy sok növekvő építőipari vállalat: Google Sheetsben. Minden költséget kézzel írtak be, és kézzel kategorizáltak, projektről projektre.
„Az összes költséget kézzel követtük nyomon, és ez folyamatosan hibákhoz vezetett. Szükségünk volt egy rendszerre, amely tiszta képet ad, és segít megtervezni a növekedést” — mondja Simon, Operációs Menedzser a Viora Buildben.
A hiányosságok túlmentek a hibákon. A vállalatnak nem volt P&L- vagy Cash Flow-jelentése, így a valódi projektmarzsok csak jóval utólag váltak láthatóvá. Nem volt fizetési naptár, amely kitette volna az üzletet a pénzhiánynak. És mivel több nagy projekt is párhuzamosan futott, egyetlen számítási hiba is valódi pénzügyi kockázatot hordozott.
„Szükségünk volt egy olyan emberre, aki képes megfelelő P&L- és Cash Flow-jelentéseket készíteni, hónapokra és negyedévekre lebontva, kezelni a pénzügyi tervezést, valamint kereskedelmi ajánlatokat készíteni a befektetők számára” — magyarázza Simon. A vállalat tudta, hogy az automatizálásra már korán szükség lesz, de az erőforráskorlátok késleltették az átállást, amíg az üzlet meg nem engedhette magának.
Megoldás
Amint a Viora Buildnek meglett a tőkéje a cselekvéshez, egyszerre két fronton is lépett. Először felvett egy pénzügyi menedzsert, hogy átvegye a műveletek kategorizálását, a jelentések elkészítését és a pénzügyi tervezést — ez a szerep azóta pénzügyi igazgatói pozícióvá nőtte ki magát, amely már további stratégiai feladatokat is ellát.
„Eleinte egy pénzügyi menedzser formátumában dolgoztunk: ő kategorizálta az összes műveletet, és jelentéseket épített fel. Most már mélyebb szinten, egy pénzügyi igazgató formátumában dolgozunk, amikor is ő hozza a stratégiai döntéseket, és látja el nekünk a jelentéskészítést” — mondja Simon.
Másodszor, a vállalat átköltöztette az összes pénzügyi munkát a Google Sheetsből a Finmapba, ezzel kategóriaszintű nyomon követést, élő számlaegyenlegeket, valamint igény szerinti P&L- és Cash Flow-jelentéseket biztosítva. Az alapok megléte mellett a csapat most egy lépéssel tovább megy: egyetlen ERP-rendszerbe integrálja a pénzügyet, a beszerzést és a költségbecslést, így a beszerzési tervek, a költségfelügyelet és a teljesítésigazolások mind összhangban maradnak egymással.
Eredmények
A pénzügyi kezelés megszűnt reaktívnak lenni, és a vezetői csapat világos rálátást kapott minden egyes projektre.
Az azonnali eredmény az idő volt. „A pénzügyi igazgatóval való munka legalább heti 20 órát szabadított fel számomra a pénzügyek terén” — mondja Simon —, ezeket az órákat most az üzlet fejlesztésére fordítja, ahelyett, hogy számokat kergetne.
A második eredmény a pontosság volt. „Most már pontosan ki tudjuk számítani a projektmargóinkat, és ennek köszönhetően a nettó nyereséget is” — jegyzi meg Simon. A fizetési naptár bevezetésével a csapatnak most már világos rálátása van arra is, mely fizetések esedékesek, és mely teljesítésigazolásokat kell még kiállítani — ezzel megszűnt a pénzhiányok körüli találgatás.
A beszerzés, a pénzügy és a költségbecslés most összhangban működik, nem pedig egymástól elszigetelt silókban, ami időt takarít meg a teljes vezetői csapat számára, nem csak Simonnak. Mivel az ERP bevezetése folyamatban van, a Viora Build a következő szakaszra pozicionálja magát: nagyobb projektek vállalására, azzal az önbizalommal, amelyet az ad, hogy pontosan tudják, hol áll a pénzük.
„Most már úgy tudjuk megtervezni a pénzügyeinket, hogy nem hajtjuk magunkat sarokba. Ez önbizalmat és szabadságot ad a növekedéshez” — mondja Simon.
