Hogyan hozta el a TURE a pénzügyi tervezést egy évszakokra épülő vállalkozásba
A TURE kalandturisztikai vállalkozást működtet Ukrajnában — hegyi túrázás, rafting, síelős utak, saját „White Elephant” és „White Bison” szálláshelylánc, valamint szabadtéri versenyek —, működése a Dnyeszter mentén, a Kárpátokban és Ternopil megyében terjed ki. Roman Kozachuk, a marketingvezető, 2016-ban csatlakozott a vállalathoz, és 2020-ban segített formalizálni a marketingfunkciót; a vállalkozás négyfős törzscsapatból nő 25-50 alkalmazottra a csúcsszezonban.
“Az intuitív vezetés tervek és költségvetések nélkül rövid távon eredményt hozhat, de a pénzügyi tervezés teszi ellenállóvá a vállalkozást.”
— Roman Kozachuk, marketingvezető, TURE
Kihívás
Kozachuk korai évei a TURE-nél azt jelentették, hogy egyszerre kellett minden szerepet betöltenie. „Több területen kellett dolgoznom: a túravezetők és a logisztika koordinálásától a ternopili szezonális bérlemény kezeléséig, sőt magam is dolgoztam túravezetőként. Ez 360 fokos rálátást adott nekem az üzletre” — mondja —, egy olyan rálátást, amely miatt lehetetlen volt nem észrevenni a vállalat pénzügyeinek hiányosságait.
A turizmus könyörtelen iparág ahhoz, hogy táblázatokra építve vezessék. A TURE pénzügyei kézi Excel-fájlokban éltek, bonyolult képletekkel, amelyek frissítése időbe telt, így a kép mindig egy lépéssel lemaradt a valóság mögött. Az utazások az időjárás miatt akár aznapi módosítást is igényelhettek, a piac maga 2022 februárja után drasztikusan visszaesett, a kereslet pedig élesen ingadozott a nyári csúcsidőszak és a téli holtszezon között. Mindezek tetejébe a működés több telephelyre szóródott szét, és nem volt gyors mód arra, hogy a teljes vállalaton belül kategóriánként lássák az összes kiadást.
Megoldás
A TURE 2024 elején váltott a Finmapre, mert átlátható költségstruktúrát és valós idejű rálátást keresett a projektek jövedelmezőségére. A vállalat egyéni vállalkozásai (FOP-jai) közvetlenül a platformhoz kapcsolták a banki adataikat, felváltva ezzel a kézi rögzítést élő adatokkal. „A Finmap segített szépen automatizálni a folyamatainkat. Az egyéni vállalkozásaink (FOP) banki integrációja valós időben húzza be az adatokat. Most már csatornánként lebontva látjuk a pénzügyi képet: Meta-hirdetések, Google-hirdetések, dizájn vagy márkázott ajándéktárgyak” — mondja Kozachuk.
Ez a csatornaszintű lebontás a Finmap Terv vs. Tény nézetével párosulva azonnali költségvetési átláthatóságot adott a TURE-nek a korábbi késleltetett kép helyett, és lehetővé tette a csapat számára, hogy éles határvonalat húzzon a működési kiadások és a beruházási kiadások között — ez a megkülönböztetés fontos egy olyan vállalkozás számára, amely szálláshelyláncokba fektet be, miközben napi szintű utakat is működtet.
Eredmények
Kozachuk a váltást kevésbé szoftvercsereként, inkább a vállalatvezetés módjának megváltozásaként írja le. „Az intuitív vezetés tervek és költségvetések nélkül rövid távon eredményt hozhat, de a pénzügyi tervezés teszi ellenállóvá a vállalkozást” — mondja. Egy olyan cég esetében, amelynek kereslete egyetlen nap alatt megváltozhat az időjárás miatt, vagy egy éven belül egy piaci sokk hatására, pontosan ez az ellenálló képesség a lényeg.
Tanácsa mindenkinek, aki hasonló utat fontolgat a turizmusban, egyenes: „Ha be szeretnél lépni a turisztikai iparágba, szenvedélyesnek kell lenned iránta, mert a kihívások valódiak. A pénzügy az az eszköz, amely pontosan megmutatja, hova vezet ez a szenvedély.”
A TURE beszámolója nem hivatkozik konkrét bevételi, költség- vagy növekedési számadatra a váltás kapcsán — az általa leírt változás szerkezeti jellegű: valós idejű banki adatok a kézi rögzítés helyett, csatornánként látható kiadások a képletekbe temetett adatok helyett, és egy terv, amelyhez a vállalkozás önmagát mérheti, ahelyett hogy csak év végén derülne ki, beváltak-e a számok. Egy ilyen szezonális vállalkozásnál már önmagában győzelem az, hogy valós időben ismerik a terv-tény képet.
