Hogyan helyettesítette a Smartass Gym a pénzügyi chaoszt egy világos pénzügyi képpel
A Smartass egy edzőterem Kharkivban, Ukrajnában, amely több száz ügyfelet szolgál ki naponta. A tagságok, a napi látogatások, a személyi edzések, a helyiségbérletek és a sporttáplálkozás-értékesítés között az üzlet naponta tucatnyi tranzakciót termel — mindemellett az edzők bérei, a berendezésköltségek, a rezsiköltségek, az adók és a javítások az ellenkező irányban futó kiadásokként jelentkeznek.
“Hiányosságok voltak a jelentések és a valóság között. A pénz külön volt követve. És ez egyáltalán nem működött nekem — mert nulla láthatóságom volt a cash flow-ban.”
— Maksym, a Smartass Kharkiv tulajdonosa
Kihívás
Maksym, a tulajdonos, olyan üzletet vezetett, amely elfoglalt volt, de nem látható. A készpénzt külön kezelték a többi könyveléstől.
„Hiányosságok voltak a jelentések és a valóság között. A pénz külön volt követve. És ez egyáltalán nem működött nekem — mert nulla láthatóságom volt a cash flow-ban” — mondja Maksym.
Az adminisztrátorok nem következetesen jelentettek — időnként késve, időnként hibákkal. „Néhány dolgot nyomon követett, néhányat megkettőzött, néhányat egyáltalán nem követett. A pénz külön volt kiszámolva” — mondja. Ahhoz, hogy megtudja, mennyi pénz volt valóban a pénztárban, Maksymnak üzeneteket kellett küldenie az adminisztrátoroknak, várakoznia a válaszokra, és magával összeadnia egy számológéppel.
„Hetente vagy havonta kellett mindent kézzel kiszámolnom, próbálva valahogy rájönni. Rendkívül kényelmetlen volt. Különösen, ha figyelembe vesszük, hogy már volt rá egy eszközünk — és csak nem használtuk” — mondja. A cash flow megbízható képe nélkül Maksym nem tudott osztalékokat előrejelezni vagy nagyobb költségeket előre tervezni — az üzlet helyzetekre reagált ahelyett, hogy kezelte azokat.
Megoldás
Maksym egy ideje tudta, hogy valamit meg kell változtatni, de a csapat a saját napi munkájával volt túlterhelve, és nem volt ideje elmélyednie a számokban. A fordulópontot az jelentette, hogy lehetőség nyílt kívülről segítséget bevonni. „Amikor felajánlottad, hogy segítesz ezt rendbe tenni, rájöttem, hogy néhány hónap alatt mindent meg tudunk majd fordítani” — mondja.
Egy pénzügyi igazgatóval dolgozva a Smartass alapjaitól kezdve újjáépítette a pénzkövetést: minden tranzakció, a beérkező kifizetésektől a készpénzbefizetésekig, most automatikusan rögzítésre kerül, ahelyett hogy az adminisztrátoroknak szóló üzenetekből lett volna összeállítva. A csapat egy állandó heti jelentési hívást is beállított, ahol Maksym teljes áttekintést kap arról, mi készült el, mi van folyamatban, és mely fizetések vannak ütemezve — kiváltva azt, hogy naponta kelljen ellenőrizni a számokat, vagy frissítésekért kelljen futkosni a személyzet után. Nagyobb beszerzések, például új berendezések vagy műszaki karbantartás, most több hónapra oszlanak meg, ahelyett, hogy egyetlen hónap számait egyetlen csapásként terhelnék.
„Elkezdtük helyesen felosztani a költségeket. Most megtervezhetjük a műszaki karbantartást az egész évre — ahelyett, hogy egy konkrét hónapot érne egyetlen nagy kiadás” — mondja Maksym.
Eredmények
A napi szintű különbség azonnali: nincs több esti számolgatás számológéppel, nincs több rohangálás az adminisztrátorok után a pénzösszegek miatt. „Most végre minden rendben van a pénzkezeléssel. Világosan látok mindent a rendszerben” — mondja Maksym.
A heti ritmus azt is megváltoztatta, ahogyan dolgozik. „Ez tényleg kényelmes nekem, mert hetente végigvesszük mindazt, amit meg kell beszélni. Nem kell senkit semmire emlékeztetnem” — mondja. A megbízható számokkal a háta mögött Maksym most előre tud tervezni ahelyett, hogy reagálna — előre tervezve az osztalékokat, a dolgozói bónuszokat és a fizetésemeléseket, ahelyett hogy menet közben döntene.
Előretekintve a Smartass részletesebb költségvetéseket épít fel több hónapra előre, egy átláthatóbb bónuszstruktúrát a személyzet számára, és forgatókönyv-tervezést az olyan változásokra, mint az emelkedő bérleti díjak vagy berendezésköltségek. Ahogy Maksym mondja: „Igen, természetesen tudom ajánlani a Finmapot!”
