Hogyan alakította a Gold Kitchen a napi 4 órás könyvelést másodpercekre
A Gold Kitchen egy ukrán vállalkozás, amely a vendéglátóipari szektornak szóló professzionális berendezéseket értékesít, kiskereskedelmi értékesítést, online rendeléseket és partnereinek szóló nagykereskedelmi szállításokat végezve. Mióta 2019-ben feladta az irodáját, a vállalat teljes mértékben távolról működik, ami azt jelenti, hogy az üzlet minden része megosztott, naprakész hozzáférést igényel a számokhoz.
“Naponta 4 órát töltöttem azzal, hogy egyszerűen áttekintettem és 'húztam' a pénzeket egyik hónapról a másikra.”
— Roman, a Gold Kitchen tulajdonosa
Kihívás
A Finmap előtt Roman kézzel végezte a vállalkozás pénzügyeit — több bankból és Excel táblázatokból húzott adatokat, és maga egyeztette az adatokat.
„Naponta 4 órát töltöttem azzal, hogy egyszerűen áttekintettem és 'húztam' a pénzeket egyik hónapról a másikra” — mondja Roman. Ez az az idő lett volna, amely új irányok indítására, ügyfelekkel való munkára vagy az üzlet skálázására fordítható, de helyette eltűnt a rutinban.
Az igazi költség a láthatatlanság volt. Az értékesítés nagykereskedelem, kiskereskedelem és online rendelések között oszlott meg, Roman nem tudta megmondani, melyik csatorna hajtott igazi profitot. „Nem tudtam, mekkora az árbevételem vagy mely területek voltak jövedelmezőek. Csak nagyjából volt fogalmam a számokról” — mondja. Vezetői számvitel nélkül a kiadások és beruházások döntéseit intuícióval hozták meg, nem adatokkal, és nem volt módja előre látni a pénzhiányt, mielőtt megérkezne.
Megoldás
Roman úgy döntött, hogy szisztematikusan megoldja a problémát ahelyett, hogy foltozná. Csatlakoztatta a Finmapot, és behívott egy olyan pénzügyi szakértőt, aki több mint 20 év tapasztalattal rendelkezett nagy vállalatokkal és importőrökkel végzett munkában, hogy segítsen helyesen beállítani.
„A pénzügyi szakértő első osztályú. Nagyon kellemes meglepetésem. Az ismeret a kulcs” — mondja Roman.
A megvalósítás több szakaszban folyt: a jövedelem és kiadások minden forrásának feltérképezése és üzleti terület szerinti felosztása, a Finmap kategóriáinak és automatikus szabályainak konfigurálása a Gold Kitchen sajátos szerkezete köré, az adatok szinkronizálása integrációkon és fájlimportokon keresztül, ahol a közvetlen integráció nem volt elérhető — a NovaPay csatlakoztatása és a Monobank fiókok számvitelének beállítása is beleértve — és Roman valamint csapata edzése, hogy az adatokat saját maguk olvassák, ahelyett hogy kézi jelentésekre várnának.
Eredmények
Az eltolódás rögtön megjelent Roman napi rutinjában. A pénzügyi kezelésre fordított idő nagyjából a tizedére csökkent — ahelyett hogy napi 4 óra, néhány kattintás elég. Ahogy Roman mondja: „Egy másodperc hatalmas időmegtakarítás; bármikor, bármelyik napon vagy évben ellenőrizheti az összes pénzügyét.”
Az időmegtakarításon túl Roman most teljes láthatósággal rendelkezik a jövedelmek és költségek kategóriánkénti bontásában, világos képet kap arról, mely üzleti területek igazi jövedelmezőek, és alapot a pénzhiányok és a kifizetések előrejelzésére — a döntések, amelyek eddig megérzésen alapultak, most adatokon alapulnak.
„Korábban számvitel volt, amely inkább az államnak működött. Később vezetői számvitel volt, amely a vállalatnak működött” — mondja Roman.
Az alapmodell helyén — kategóriák építve, üzleti területek szétválasztva, és a csapat bevonásával a napi fenntartásba — a Gold Kitchen most előre tekint: a Finmap segítségével előrejelzi a pénzhiányokat, optimalizálja a kiadásokat üzleti terület szerint a margók javítására, és új értékesítési csatornákat nyit a már helyén lévő vezetői számvitel tetejére.
„Most már többel rendelkezünk, mint pusztán a jelentésekhez szükséges könyveléssel; vezetői számvitelünk van, amely az üzlet valódi képét mutatja” — mondja Roman.
