Hogyan nőtt az Intelligent System ~150%-kal egy pandémiás év alatt a Finmappal

Kihívás

Mykola Mostovoy úgy építette fel az építési vállalkozást, ahogy a legtöbb generálkivitelező teszi kezdetben: gyorsan, gyakorlatilag, és Excelből. Mire a vállalat tíz külön brigádot működtetett Varsóból — nemzetközi csapattal, akiket Ukrajnából, Moldáviából, Grúziából, Belaruszból és Lengyelországból vonzott —, a megközelítés már nem működött. Minden brigádnak volt saját költségvetése anyagokra és fogyóeszközökre, de egyiküknek sem volt egyetlen helye, ahol láthatná az egész képet: mely ügyfelek fizettek ténylegesen, mennyi megy ki az ajtón a beszerzésekre és fizetésekre, mely projektek nyereségesek és melyek nem, vagy milyen berendezés áll a készletben tíz különböző helyszín között. Ez a Finmap előtt mind szétszórt Excel fájlokban élt, és az egyik brigád számainak a másikéval való egyeztetése olyan időt emésztett fel, amit a csapat nem engedhetett meg magának.

A kihelyezett lengyel számviteli cég nem volt felépítve ennek a résnek a kitöltésére. A jelentések 2-3 hét után érkeztek — jó a benyújtáshoz, de használhatatlan egy olyan döntéshez, amelyet még azon a héten meg kellett hozni. Az egyértelmű megoldás, egy teljes idejű pénzügyi igazgató felvétele Varsóban, valós költséggel járt: körülbelül 8 000 PLN (nagyjából €2 000) havonta — egy olyan költség, amelyet Mostovoy nem volt kész vállalni egy olyan szerepért, amelyet még nem tudott teljesen indokolni. „Szükségünk volt egy időszerűbb vezetői számviteli eszközre, amely megmutatná, hol keresünk profitot, hol veszítünk pénzt, és hol tudtunk volna hatékonyabban működni” — mondja.

Megoldás

Mostovoy összevonta az összes tíz brigád költségvetéseit a Finmapban, szerep-alapú hozzáféréssel, hogy a projektmenedzserek, brigádvezetők és sofőrök csak azt lássák és írják be, ami a saját részükhöz szükséges. A papírmunka hónap végi egyeztetése helyett az alkalmazottak maguk rögzítik a bevételeket, kiadásokat és átutalási tranzakciókat, amint azok bekövetkeznek, a Finmap három alapvető bejegyzési pontját használva.

Két funkció viseli a napi terhet. A Cash Flow-kimutatás naprakész képet ad Mostovoynak arra, hogy hova mozog valójában a pénz, brigádról brigádra. A Fizetési naptár lehetővé teszi, hogy a jövőre tervezze a bevételeket és kiadásokat ahelyett, hogy csak azután fedezné fel a hiányt, hogy abból már probléma lett. „A fizetési naptár segített nekünk megtervezni a bevételeket és kiadásokat, így tudtuk, hogy van-e pénzhiányunk vagy hol fordulhat elő. Volt időnk reagálni és elkerülni az ilyen helyzetet” — mondja.

A rendszer egy nem tervezett biztonsági hálóvá is vált. Egyszer, szeptemberben, egy alkalmazott elvesztett egy 4 500 PLN-os számlát (körülbelül €1 000) és teljesen elfelejtette — amíg a könyvelők neki nem láttak a havi dokumentumok rendezésének, és fel nem fedezték a hiányát. Mivel a tranzakció már a Finmapban volt rögzítve, a vállalat még jóval korábban észlelte a hiányt, mielőtt a pénz véglegesen elment volna. „Jó dolog volt, hogy mindent a Finmapban futtatott” — mondja Mostovoy.

Eredmények

A tíz brigád mindegyikébe való napi láthatósággal Mostovoy építési vállalkozása nagyjából 150%-kal nőtt egyetlen év alatt — a pandémia ellenére. A portfólió egy másik vállalkozása, amely a fintech szektorban működik a Finmapon, ugyanabban az időszakban 400%-kal nőtt.

Legalább ennyire beszédes az is, hogy Mostovoynak még mindig nem kellett felvennie valakit erre a szerepre. „Azon a szinten, ahol dolgozunk, már sokkal régebb óta kellett volna valakit alkalmazni a pénzügyek kezeléséhez. De a Finmap szolgáltatással még nincs szükség rá” — mondja — megkerülve ezt a körülbelül 8 000 PLN havonkénti költséget, miközben továbbra is napi, strukturált rálátása van mind a tíz brigádra.

Amikor közvetlenül kérdezik, miért fogadta el a Finmapot, Mostovoy nem pénzügyi mutatóval válaszol. „Mert klassz!” — mondja.