Hogyan helyettesítette a Mathema a $250 Excel hibáját napi pénzügyi ellenőrzéssel
“Szerencsém volt a pénzügyeimmel, mindig hallgattam az okos emberekre, és mindannyian azt mondták: ellenőrizd a pénzügyeket.”
— Vitalii Shkil, Társalapító, Mathema
Kihívás
A Mathema egy online matematikai iskola, amely ma több mint 20 000 órát működtet havonta több mint 2 000 tanulónak. Nem így kezdődött, és nem is a Finmapon kezdődött — társalapító Vitalii Shkil az Excelben építette fel a vállalat korai pénzügyeit, úgy, ahogy a legtöbb alapító teszi. Működött, amíg a skála utol nem érte. A táblázatok, amelyeknek teljes pénzügyi képet kellett adniuk Shkil számára, soha nem voltak teljesek — az aktualizálások lassan történtek, és az üzlet fizetett érte olyan módokon, amelyeket nehéz volt előre látni. Az egyik incidens során egy Excel-formula hibája $250-t veszített el az üzletből, és a csapatnak két órát kellett töltenie csak azzal, hogy megtalálja, hova tűnt a szám.
Shkil számára ez a típusú hiány jobban számított, mint egy kezdő alapítónak. Az üzletbe már pénzügyi-számviteli tudással jött, és nem volt hajlandó hagyni, hogy egy táblázat szabjon plafont annak, mennyire jól tudja azt alkalmazni. „Szerencsém volt a pénzügyeimmel, mindig hallgattam az okos emberekre, és mindannyian azt mondták: ellenőrizd a pénzügyeket” — mondja.
Megoldás
A Mathema 2021 márciusa óta a pénzügyi kezelést a Finmapon működteti. Shkil csatlakoztatott a vállalat bankszámláit, így a tranzakciók automatikusan rögzülnek ahelyett, hogy kézzel beírta volna — bezárva a kézi bejegyzés lépést, ahol a $250 hiba csúszott be. Ő is beállított szerep-alapú hozzáférést a csapaton belül, így az emberek naplózhatnak és láthatnak adatokat a saját részükre vonatkozó üzletben a teljes pénzügyi láthatóság nélkül.
A napi szokás a cash flow monitorozása — egy ugyanaznapi nézete annak, mi mozog be és ki, helyettesítve a késett, hibára hajlamos képet, amelyet az Excel szokott adni. E napi ellenőrzés mellett Shkil felülvizsgál egy havi P&L és cash flow kimutatást, és nyomon követi az első órai fizetéseket különösen, mivel ez a metrika azt mondja meg, hogy az új hallgatók valóban konvertálódnak-e fizető diákká ahelyett, hogy csak regisztrálnak. Ugyanezeket a számokat használja arra, hogy a Mathema költségszerkezetét rendszeres felülvizsgálat alatt tartsa, olyan kategóriákat keresve, amelyeket érdemes optimalizálni, ahogy az iskola skálázódik. „A pénzügyi-számviteli tudásomat egy új üzletre alkalmaztam, kezdettől fogva pénzügyileg egészségessé téve azt” — mondja.
Eredmények
A Mathema egy iskolává nőtt, amely több mint 20 000 órát működtet havonta több mint 2 000 hallgatóval, azzal a pénzügyi bejelentési rendszerrel, amely már nem függ attól, hogy valaki emlékszik-e egy táblázatot helyesen aktualizálni, vagy elkapja-e a hibát, mielőtt az igazi pénzbe kerülne. A napi cash flow-fegyelem alatt, amelyet Shkil a Finmap körül épített, a vállalat soha nem esett pénzhiányba — az a típusú vakfolt, amely a Mathemának $250-be és két elvesztett órába került, amikor az Excel volt az egész rendszer.
Shkil számára az eszköz kiválasztása soha nem volt tisztán pénzügyi. „Szeretném támogatni az olyan klassz ukrán termékeket is, mint a Finmap” — mondja.
