Come Gold Kitchen ha trasformato 4 ore di gestione amministrativa giornaliera in pochi secondi
Gold Kitchen è un'azienda ucraina che vende attrezzature professionali per l'industria HoReCa, operando attraverso vendite al dettaglio, ordini online e consegne all'ingrosso ai partner. Dopo aver chiuso il suo ufficio nel 2019, l'azienda lavora completamente in remoto, il che significa che ogni parte dell'azienda ha bisogno di accesso condiviso e aggiornato ai numeri.
“Ho passato quattro ore al giorno solo a rivedere e a 'trascinare' i fondi da un mese all'altro.”
— Roman, proprietario di Gold Kitchen
Sfida
Prima di Finmap, il proprietario Roman gestiva le finanze dell'azienda manualmente — tirando fuori i dati da più banche e fogli di calcolo Excel e riconciliandoli lui stesso.
«Ho passato quattro ore al giorno solo a rivedere e a 'trascinare' i fondi da un mese all'altro,» dice Roman. Questo era tempo che avrebbe potuto andare al lancio di nuove direzioni, al lavoro con i clienti o alla scalabilità dell'azienda, ma invece è scomparso nella routine.
Il costo maggiore era l'invisibilità. Con le vendite divise tra all'ingrosso, al dettaglio e ordini online, Roman non riusciva a capire quale canale stava effettivamente guidando il profitto. «Non sapevo quale fosse il mio fatturato o quali aree fossero redditizie. Avevo solo un'idea approssimativa dei numeri,» dice. Senza alcuna contabilità gestionale, le decisioni sulla spesa e gli investimenti venivano prese per intuizione piuttosto che per dati, e non c'era modo di vedere un deficit di cassa prima che arrivasse.
Soluzione
Roman ha deciso di affrontare il problema sistematicamente piuttosto che applicare toppe. Ha collegato Finmap e ha coinvolto un esperto finanziario con più di 20 anni di esperienza nel lavoro con grandi aziende e importatori per aiutare nella configurazione.
«L'esperto finanziario è di altissimo livello. Sono molto piacevolmente sorpreso. La conoscenza è fondamentale,» dice Roman.
L'implementazione si è svolta attraverso diverse fasi: mappare ogni fonte di reddito e spesa e dividerle per area di business, configurare le categorie di Finmap e le regole automatiche attorno alla struttura specifica di Gold Kitchen, sincronizzare i dati attraverso integrazioni e importazioni di file dove l'integrazione diretta non era disponibile — incluso il collegamento di NovaPay e la configurazione della contabilità per i conti Monobank — e formazione di Roman e il suo team per leggere i dati da soli invece di aspettare rapporti manuali.
Risultati
Il cambiamento si è ripercosso direttamente nella routine quotidiana di Roman. Il tempo dedicato alla gestione finanziaria è stato ridotto di circa dieci volte — invece di quattro ore al giorno, sono sufficienti pochi clic. Come dice Roman: «Un secondo è un enorme risparmio di tempo; puoi vedere tutte le tue finanze in qualsiasi momento del giorno o dell'anno.»
Oltre al tempo risparmiato, Roman ha ora piena visibilità su reddito e spese per categoria, una visione chiara di quali aree aziendali sono effettivamente redditizie e una base per prevedere deficit di cassa e pagamenti — decisioni che prima venivano prese sulla base dell'istinto ora si basano sui dati.
«Prima, c'era una contabilità che funzionava più per lo stato. Dopo, c'era una contabilità gestionale che funziona per l'azienda,» dice Roman.
Con il modello di base in atto — categorie costruite, aree aziendali separate e il team coinvolto nella manutenzione quotidiana — Gold Kitchen sta ora guardando avanti: utilizzando Finmap per prevedere deficit di cassa, ottimizzare le spese per area aziendale per migliorare i margini e aprire nuovi canali di vendita in aggiunta alla contabilità gestionale che è già in atto.
«Ora abbiamo più di una semplice contabilità per i rapporti; abbiamo una contabilità gestionale che mostra il quadro reale dell'azienda,» dice Roman.
