Come Intelligent System è cresciuta di circa il 150% in un anno di pandemia con Finmap
“Il calendario dei pagamenti ci ha aiutato a pianificare il nostro reddito e le spese in modo da sapere se avevamo un deficit di cassa o dove potrebbe verificarsi. Abbiamo avuto tempo per reagire e evitare una tale situazione.”
— Mykola Mostovoy, Fondatore, Intelligent System
Sfida
Mykola Mostovoy ha costruito la sua azienda di costruzioni nel modo in cui fanno la maggior parte degli appaltatori all'inizio: veloce, pratico e al di fuori di Excel. Quando l'azienda stava gestendo dieci squadre separate da Varsavia — composte da un team internazionale proveniente dall'Ucraina, dalla Moldavia, dalla Georgia, dalla Bielorussia e dalla Polonia — quell'approccio aveva smesso di funzionare. Ogni squadra ha mantenuto il proprio budget per materiali e consumabili, ma nessuno aveva un unico posto per vedere l'intero quadro: quali clienti avevano effettivamente pagato, quanto denaro se ne andava in approvvigionamento e stipendi, quali progetti erano redditizi e quali no, o quale attrezzatura restava ferma nei magazzini in dieci siti diversi. Prima di Finmap, tutto ciò era sparso in file Excel, e riconciliare i numeri di una squadra contro un'altra ha mangiato il tempo che il team non aveva.
La ditta di contabilità polacca esternalizzata dell'azienda non era costruita per colmare quel gap. I suoi rapporti sono arrivati due o tre settimane dopo il fatto — bene per la presentazione, inutile per una decisione che doveva essere presa quella settimana. La correzione ovvia, assumere un direttore finanziario a tempo pieno a Varsavia, è venuta con un prezzo vero: circa 8.000 PLN (approssimativamente €2.000) al mese, un costo che Mostovoy non era pronto a impegnarsi per un ruolo che non poteva ancora pienamente giustificare. «Avevamo bisogno di uno strumento di contabilità gestionale più tempestiva che ci mostrasse dove stiamo guadagnando profitto, dove stiamo perdendo denaro e dove potremmo operare più efficientemente,» dice.
Soluzione
Mostovoy ha consolidato i budget di tutte le dieci squadre dentro Finmap, con accesso basato su ruoli in modo che i gestori dei progetti, i capisquadra e i conducenti vedano e inseriscano ciascuno solo ciò che è rilevante per la loro parte dell'azienda. Piuttosto che raggruppare la documentazione per una riconciliazione di fine mese, i dipendenti registrano loro stessi transazioni di reddito, spesa e trasferimento, man mano che accadono, utilizzando i tre punti di ingresso principali di Finmap.
Due funzionalità reggono il carico quotidiano. Il rapporto Flusso di cassa dà a Mostovoy una lettura dello stesso giorno su dove il denaro è effettivamente in movimento, squadra per squadra. Il Calendario dei pagamenti gli permette di pianificare reddito e spesa in anticipo invece di scoprire un deficit dopo che è già un problema. «Il calendario dei pagamenti ci ha aiutato a pianificare il nostro reddito e le spese in modo da sapere se avevamo un deficit di cassa o dove potrebbe verificarsi. Abbiamo avuto tempo per reagire e evitare una tale situazione,» dice.
Il sistema si è anche trasformato in una rete di sicurezza inaspettata. Un settembre, un dipendente ha perso una fattura di 4.500 PLN (circa €1.000) e l'ha completamente dimenticata — fino a quando i contabili non sono andati a chiudere i documenti del mese e non l'hanno trovata mancante. Perché la transazione era già stata registrata dentro Finmap, l'azienda ha individuato il gap prima che il denaro fosse andato per sempre. «È una cosa buona che l'abbia registrato tutto in Finmap,» dice Mostovoy.
Risultati
Con visibilità quotidiana in tutte le dieci squadre, l'azienda di costruzioni di Mostovoy è cresciuta di circa il 150% in un singolo anno — nonostante la pandemia. Una venture separata nel suo portafoglio, gestita su Finmap in fintech, è cresciuta del 400% nello stesso periodo.
Altrettanto significativo è l'assunzione che Mostovoy ancora non ha dovuto fare. «Al livello in cui operiamo, avremmo dovuto assumere qualcuno per gestire le finanze molto tempo fa. Ma con il servizio Finmap non c'è ancora bisogno per questo,» dice — evitando quel costo di circa 8.000 PLN al mese mantenendo comunque visibilità quotidiana e strutturata in ogni squadra.
Chiesto direttamente perché ha adottato Finmap, Mostovoy non arriva a una metrica finanziaria. «Perché è fantastico!» dice.
