Come KLEI ha sostituito le supposizioni finanziarie con vera chiarezza in tempo reale
KLEI produce adesivi — non quelli prodotti in massa, ma quelli durevoli e finemente rifiniti, provenienti dall'Ucraina. Fondata nel 2017 da Mykyta Anikanov, l'azienda è iniziata come un'operazione di dieci persone che sembrava più una famiglia che un'azienda. È cresciuta rapidamente: gli ordini sono arrivati da clienti internazionali tra cui Reface, Wix, Banda Agency e Wikimedia, e i clienti provenienti da paesi lontani come il Canada erano disposti ad aspettare settimane per la consegna senza alcuna spesa di marketing aggiuntiva.
“Apro Finmap, vedo il saldo, le spese in arrivo, ancora in positivo — e vado avanti.”
— Mykyta Anikanov, Fondatore, KLEI
Sfida
La crescita non è venuta con la visibilità. Le finanze di KLEI erano sparse su conti bancari separati, fogli di calcolo e note mentali di Anikanov. Gli ordini variavano enormemente — da singoli adesivi a tirature di 10.000, ritagliati, raggruppati o aziendali — e ogni tipo di ordine comportava la propria struttura di costi che il team non poteva facilmente vedere. I metodi di pagamento misti creavano deficit di cassa, e mentre il saldo bancario si avvicinava allo zero pur con gli ordini in costante aumento, Anikanov non riusciva a rispondere alla domanda di base: KLEI era effettivamente redditizia, o solo occupata?
«Le finanze sono sempre state il mio punto debole — è stato davvero difficile per me,» dice. Lo stress aveva un ritmo: «Prima, stavo calmo per due giorni e poi stressato per due settimane. Ora è il contrario — sono sempre calmo.»
Soluzione
KLEI ha implementato Finmap nell'autunno 2021 e l'ha utilizzata per consolidare ogni conto, foglio di calcolo e nota mentale in un unico posto, con un saldo live e un calendario dei pagamenti che hanno sostituito la fotografia a posteriori che il team era solito ricostruire. Due cambiamenti sono emersi.
Innanzitutto, una volta che Finmap ha reso visibili i crediti, il team ha notato uno schema di clienti che pagavano in ritardo e ha spostato l'azienda a una politica di pagamento anticipato. «Dopo aver implementato la gestione finanziaria, ho visto in Finmap che avevamo effettivamente crediti. Quindi abbiamo semplicemente detto: bene, da ora in poi — pagamento anticipato,» dice Anikanov.
In secondo luogo, KLEI ha costruito una struttura di categorie dentro Finmap — categorie separate per adesivi individuali e pacchetti di adesivi — in modo da poter finalmente vedere quali tipi di ordine erano effettivamente redditizi piuttosto che giudicare l'azienda dal solo saldo totale. «Prima, guardavamo solo il totale: i soldi arrivavano — così andava bene. Ma una volta che abbiamo iniziato a dividere per tipi di ordine, abbiamo visto che non tutto era ugualmente redditizio,» dice.
Ha anche costruito una routine intorno al sistema piuttosto che trattarlo come una correzione una tantum: «Dedica tempo alle finanze settimanalmente. Anche solo 30 minuti analizzando i numeri ti dà più di supposizioni o sensazione. Un fondatore dovrebbe sapere cosa significa ogni numero — e prendere decisioni basate su fatti.»
Risultati
Il cambiamento più chiaro è il modo in cui Anikanov inizia la sua giornata ora. «Apro Finmap, vedo il saldo, le spese in arrivo, ancora in positivo — e vado avanti. Prima, dovevo controllare tre conti bancari, fogli di calcolo, note — e comunque non essere sicuro,» dice.
Quel passaggio dal controllare tre posti al controllare uno ha liberato tempo e attenzione che prima andavano all'ansia finanziaria. Entro il 2025, KLEI aveva raccolto investimenti e iniziato a costruire la sua stessa struttura di produzione, aperto nuovi conti e messo in atto una nuova struttura finanziaria per corrispondere alla sua crescita — il genere di pietre miliari che sono difficili da raggiungere mentre si indovina ancora la redditività ordine per ordine.
Chiesto cosa direbbe a un altro fondatore nella stessa posizione, Anikanov punta di nuovo all'abitudine piuttosto che al software: conosci i tuoi numeri, controlla ogni settimana e lascia che i fatti — non il sentimento — guidino la decisione successiva.
