Come LIBERT ha risparmiato $8.348 all'anno sostituendo fogli di calcolo con Finmap
LIBERT gestisce trasporti premium e di classe business in Ucraina — prenotazioni individuali e aziendali, trasporti di delegazioni ufficiali, logistica di eventi, percorsi internazionali, veicoli blindati per viaggi sensibili alla sicurezza e autisti anglofoni. Andriy Antonenko ha fondato l'azienda nel 2008 e l'ha costruita attorno a un principio semplice: l'ordine è importante, specialmente in finanza, quindi ha formato il suo team su un sistema di reporting chiaro dal principio.
“Finalmente, si stanno costruendo relazioni oneste e trasparenti con tutto il mio team, il che è una delle chiavi del successo per me.”
— Andriy Antonenko, Proprietario, LIBERT
Sfida
Quella disciplina era manuale. LIBERT funzionava su fogli di calcolo autoprodotti, e alla fine dell'anno ciò significava riconciliare dodici o più tabelle mensili che erano diventate troppo complesse per fidarsi senza controllo costante. Ogni sera comportava lo stesso rischio. «Se la sera non controlli tutto rispetto alle tabelle e non aggiungi ulteriormente tutti i risultati, o manchi un errore da qualche parte, allora domani sarà impossibile districare questo groviglio di dati!» dice Antonenko. Il carico di lavoro aveva superato quello che un singolo responsabile operazioni poteva ragionevolmente gestire in ore normali, e i sistemi CRM che LIBERT ha provato lungo il percorso non si adattavano al modo in cui l'azienda effettivamente operava — nessuno di loro era costruito attorno a autisti, veicoli e progetti nel modo in cui un'azienda di trasporti ha bisogno.
Soluzione
Antonenko ha deciso di provare Finmap. «Il sistema è semplice e tutto è chiaro. E l'incontro online con il consulente di supporto ha reso possibile personalizzare il servizio esattamente nel mio formato aziendale,» dice.
L'azienda ha costruito la sua configurazione di Finmap attorno a come effettivamente opera: ognuno dei circa 20 autisti di LIBERT ottiene un conto individuale per registrare le spese con ricevute ed assegnarle a un progetto, in modo che la spesa non sia mai un mistero quando raggiunge l'ufficio centrale. Le singole auto vengono tracciate come progetti a sé stanti, mostrando i costi di servizio e le entrate per classe di veicolo. Un dashboard dà anche ad Antonenko visibilità sul consumo di carburante di ogni autista rispetto ai loro limiti.
Risultati
Il risultato più chiaro è un'assunzione che LIBERT non ha più bisogno di fare. L'assunzione di un responsabile operazioni aggiuntivo, allo stipendio mensile medio ucraino di $750, costerebbe all'azienda circa $8.780 all'anno. L'abbonamento annuale di Finmap costa $432 — un risparmio netto di $8.348 all'anno, oltre ai costi di buste paga e ai sovraccarichi di gestione che una nuova assunzione avrebbe aggiunto.
Giorno dopo giorno, ciò significa anche meno tempo dedicato alla riconciliazione e più tempo dedicato alla gestione dell'azienda: i limiti di carburante, i saldi degli autisti e la redditività a livello di veicolo sono ora qualcosa che Antonenko può controllare su un dashboard invece di ricostruire da una pila di tabelle. L'altro risultato è più difficile da quantificare, ma per lui è altrettanto importante: la fiducia nel team. «Finalmente, si stanno costruendo relazioni oneste e trasparenti con tutto il mio team, il che è una delle chiavi del successo per me. È importante che ci sia abbastanza per tutti, quindi il lavoro degli autisti sarà confortevole e il livello del nostro servizio non potrà che crescere,» dice.
Sta già pensando a cos'altro il sistema potrebbe fare in più: «Non sapevo nemmeno se ci fossero programmi simili o concorrenti di Finmap. E perché, se questo sistema mi soddisfa completamente? Sarebbe bene per il nostro business poter non solo emettere fatture in Finmap, ma anche fornire certificati di lavori completati.»
