Come Mathema ha sostituito un errore di Excel di $250 con controllo finanziario quotidiano
“Sono stato fortunato con le mie finanze, ho sempre ascoltato persone intelligenti, e hanno tutti detto: controlla le tue finanze.”
— Vitalii Shkil, Co-fondatore, Mathema
Sfida
Mathema è una scuola di matematica online che oggi gestisce più di 20.000 lezioni al mese per oltre 2.000 studenti. Non è iniziata in quel modo, e non è iniziata su Finmap neanche — il co-fondatore Vitalii Shkil ha costruito le prime finanze dell'azienda in Excel, come fanno la maggior parte dei fondatori. Ha funzionato, finché la crescita non l'ha superato. I fogli di calcolo che avrebbero dovuto dare a Shkil un'immagine finanziaria completa non l'hanno mai veramente fornita — gli aggiornamenti erano lenti, e l'azienda ha pagato per questo in modi difficili da prevedere. In un incidente, un errore dentro una formula di Excel è costato all'azienda $250, e ci sono volute due ore di ricerca solo per trovare dove il numero era andato storto.
Per Shkil, quel gap ha contato più di quanto potrebbe per un fondatore alle prime armi. È arrivato nell'azienda già portando conoscenza di contabilità finanziaria, e non era disposto a lasciare che un foglio di calcolo fosse il tetto a quanto bene potesse applicarla. «Sono stato fortunato con le mie finanze, ho sempre ascoltato persone intelligenti, e hanno tutti detto: controlla le tue finanze,» dice.
Soluzione
Dall'inizio di marzo 2021, Mathema ha svolto la propria gestione finanziaria su Finmap. Shkil ha collegato i conti bancari dell'azienda in modo che le transazioni vengano pubblicate automaticamente invece di essere digitate manualmente — chiudendo il passaggio di immissione manuale dove l'errore di $250 era entrato di soppiatto. Ha anche configurato l'accesso basato su ruoli in tutto il team, in modo che le persone potessero registrare e vedere i numeri rilevanti per la loro parte dell'azienda senza che ogni titolare di conto avesse bisogno di piena visibilità finanziaria.
L'abitudine quotidiana è il monitoraggio del flusso di cassa — una vista dello stesso giorno di ciò che si muove dentro e fuori, sostituendo l'immagine ritardata e soggetta a errori che Excel soleva dargli. In aggiunta a quel controllo quotidiano, Shkil rivede un rendiconto P&L e flusso di cassa mensile, e traccia specificamente i pagamenti della prima lezione, poiché quella metrica gli dice se i nuovi studenti si stanno effettivamente convertendo in paganti piuttosto che solo iscriversi. Usa gli stessi numeri per mantenere la struttura dei costi di Mathema sotto revisione regolare, cercando categorie meritevoli di ottimizzazione mentre la scuola scala. «Stavo già applicando la mia conoscenza della contabilità finanziaria a una nuova azienda, rendendola finanziariamente sana dall'inizio,» dice.
Risultati
Mathema è cresciuta fino a diventare una scuola che gestisce più di 20.000 lezioni al mese per oltre 2.000 studenti, con rapporti finanziari che non dipendono più da qualcuno che ricorda di aggiornare correttamente un foglio di calcolo, o di catturare un errore prima che costi denaro vero. Sotto la disciplina del flusso di cassa quotidiano che Shkil ha costruito attorno a Finmap, l'azienda riferisce che non è mai caduta in un deficit di cassa — il tipo esatto di punto cieco che ha costato all'azienda $250 e due ore perse quando Excel era tutto il sistema.
Per Shkil, la scelta dello strumento non è mai stata puramente finanziaria. «Voglio anche supportare prodotti ucraini straordinari come Finmap,» dice.
