Come SITNIKS CRM ha trasformato il caos finanziario nel suo primo investimento
“Dopo aver implementato Finmap, abbiamo attirato il nostro primo investimento.”
— Artem Sitnikov, CEO e Co-fondatore di SITNIKS CRM
Sfida
SITNIKS CRM costruisce software di gestione delle relazioni con i clienti per le piccole e medie imprese in Ucraina. Come molte aziende SaaS in crescita, è iniziato tracciando le sue finanze nel modo in cui fanno la maggior parte delle startup: in fogli di calcolo Excel costruiti su misura.
Il fondatore Artem Sitnikov ha rapidamente raggiunto i limiti di quell'approccio. I fogli di calcolo necessitavano di aggiornamenti costanti, una formula interrotta poteva far crollare un intero rapporto, e l'accesso era tutto o niente — i dipendenti potevano vedere tutto o nulla. Peggio ancora, non c'era modo di tracciare chi aveva cambiato cosa, quindi i numeri potevano silenziosamente smettere di significare qualcosa.
Per un'azienda che sperava di raccogliere capitali esterni, quel gap contava ancora di più: gli investitori si aspettano numeri chiari e credibili, e Sitnikov aveva bisogno di un sistema che potesse produrli su richiesta. Ha deciso di trovare un sistema di gestione finanziaria che avrebbe ridotto il tempo dedicato alla contabilità, rimosso l'ingresso manuale dei dati, automatizzato i rapporti e prodotto numeri abbastanza trasparenti da mostrare agli investitori.
Soluzione
SITNIKS CRM ha trasferito la sua gestione finanziaria su Finmap. Una delle prime preoccupazioni era la sicurezza: collegare i conti bancari dell'azienda a uno strumento di terze parti sembrava rischioso. In pratica, Finmap funziona come aggregatore piuttosto che come custode — i soldi rimangono nelle banche dell'azienda (il team utilizza fornitori tra cui Wise e Santander), e Finmap semplicemente importa i dati delle transazioni per automatizzare calcoli e rapporti.
Con le integrazioni bancarie e le regole di automazione in atto, l'ingresso e l'elaborazione dei dati giornalieri ora richiedono solo un minimo intervento di Sitnikov o dei suoi gestori. Le impostazioni di accesso flessibile gli permettono di delegare la gestione finanziaria ai dipendenti senza perdere la supervisione, liberandolo per concentrarsi sulla scalabilità dell'azienda e sul corteggiamento degli investitori.
Il pezzo centrale della configurazione è il rapporto Profit and Loss di Finmap, che Sitnikov chiama «Finmap oro» — consolida i risultati per categoria, contraente e progetto, con filtri che gli permettono di approfondire le metriche individuali mantenendo il rapporto stesso semplice da leggere. Accanto ad esso, il rapporto Flusso di cassa ora si genera automaticamente dai dati di transazione raccolti. SITNIKS CRM ha anche iniziato a utilizzare un rapporto dedicato sui crediti per individuare i clienti che pagavano tardi in un determinato mese, in modo che il team potesse seguire prima che si trasformasse in un problema di flusso di cassa.
Risultati
La routine finanziaria che soleva mangiare il tempo di Sitnikov è ora ampiamente automatizzata, e i numeri dell'azienda sono organizzati abbastanza bene da consegnare a parti esterne su richiesta. Gli investitori potenziali ed esistenti possono vedere i flussi finanziari, le spese e gli obblighi futuri dell'azienda quando vogliono, il che Sitnikov dice costruisce il tipo di fiducia che rende le trattative più convincenti. I crediti ora arrivano più prevedibilmente, il che ha aiutato l'azienda a evitare deficit di cassa.
Il segno più chiaro del cambiamento, nelle stesse parole di Sitnikov: dopo aver implementato Finmap, SITNIKS CRM ha attirato il suo primo investimento.
Il suo consiglio ad altri fondatori che si preparano a raccogliere denaro è schietto — inizia a utilizzare uno strumento finanziario appropriato il più presto possibile, mantieni i rapporti abbastanza chiari in modo che gli investitori e i partner possano vedere esattamente come l'azienda funziona e come il loro denaro sarà utilizzato, e utilizza quella visibilità per catturare i problemi mentre sono ancora piccoli.
