Jak Chystota.ua z Finmap obniżyła koszt dostawy z 9 USD do 2,5 USD za kurs
“Dzięki Finmap zaoszczędziliśmy 9000 USD samą optymalizacją kosztu dostawy sprzętu. W sumie w ciągu roku zoptymalizowaliśmy koszty o ponad 12 000 USD.”
— Dmytro Sheremeta, przedsiębiorca i właściciel Chystota.ua
Wyzwanie
Chystota.ua prowadzi firmę sprzątającą z prostą obietnicą: niezależnie od tego, jakiego sprzętu wymaga zlecenie, klient otrzymuje go dostarczonego w cenie usługi — odkurzacz na jedno sprzątanie, drabinę na inne. Ta obietnica zależy od wielu drobnych, pozornie niepozornych dostaw realizowanych zgodnie z harmonogramem, a przez długi czas transport sprzętu z punktu A do punktu B cicho stał się jednym z największych ukrytych kosztów firmy. Firma korzystała z taksówek, a ceny taksówek zmieniają się w zależności od pogody, dnia tygodnia i popytu — więc ten sam krótki kurs mógł kosztować zauważalnie różne kwoty z dnia na dzień, bez jasnego sposobu, by dostrzec wzorzec czy zaplanować wokół niego działania.
Właściciel Dmytro Sheremeta do tej pory prowadził firmę w Excelu i zaszedł dzięki temu daleko — ale nie wystarczająco daleko. "Finanse zawsze były dla mnie kluczowe. Excel, choć przydatny, nie zawsze spełnia współczesne wymagania biznesowe. Ale kiedy zaczęliśmy pracować z bardziej profesjonalnymi narzędziami do rozliczania finansów firmy, wszystko się zmieniło" — mówi.
Rozwiązanie
Sheremeta przeniósł analizę przepływów pieniężnych do Finmap i zaczął przeglądać ją co miesiąc, wykorzystując liczby, by dokładnie widzieć, na co firma wydaje pieniądze i gdzie jest miejsce na cięcia. Połączył to z comiesięcznym raportem P&L, porównywanym za każdym razem z poprzednimi dwoma miesiącami, dzięki czemu każda kategoria kosztów, która zaczynała rosnąć, od razu rzucała się w oczy, zamiast ginąć w arkuszu aż do końca roku.
Dostawa była kategorią, która wyróżniła się jako pierwsza. Mając przed sobą przejrzyste, porównywalne liczby zamiast stosu różnych paragonów za taksówki, Sheremeta w końcu mógł ustalić twardą liczbę dla stanu obecnego: 9 USD za jedną dostawę w obie strony. Ta liczba dała mu realny punkt odniesienia do dalszej pracy oraz pewność, by szukać alternatywy zamiast przyjmować ceny taksówek jako coś stałego. Znalazł partnera, który dostarcza na elektrycznych hulajnogach, i przeniósł na tę usługę dostawy firmy.
Wyniki
Zmiana obniżyła koszt dostawy w obie strony z 9 USD do 2,5 USD. W skali wolumenu dostaw realizowanych przez firmę ta jedna zmiana zaoszczędziła 9000 USD rocznie samej dostawy. W połączeniu z innymi kategoriami kosztów, które Sheremeta ograniczył przy pomocy tego samego comiesięcznego przeglądu przepływów pieniężnych i P&L, całkowite oszczędności wyniosły ponad 12 000 USD rocznie.
"Dzięki Finmap zaoszczędziliśmy 9000 USD samą optymalizacją kosztu dostawy sprzętu. W sumie w ciągu roku zoptymalizowaliśmy koszty o ponad 12 000 USD" — mówi Sheremeta.
Dla Chystota.ua prawdziwą zmianą nie były hulajnogi zastępujące taksówki — była nią przejrzystość. Kosztu, którego nikt uważnie nie śledził, nie dało się zarządzać. Koszt przeglądany co miesiąc, kategoria po kategorii, w końcu sam znajduje swoje rozwiązanie.
