Jak TURE wprowadziła planowanie finansowe w biznesie zbudowanym na sezonach
TURE prowadzi turystykę przygodową na Ukrainie — trekking górski, rafting, wyjazdy narciarskie, własne sieci noclegowe „Biały Słoń” i „Biały Bizon” oraz zawody outdoorowe, a działalność obejmuje Dniestr, Karpaty i obwód tarnopolski. Roman Kozaczuk, Head of Marketing, dołączył do firmy w 2016 roku i pomógł sformalizować jej funkcję marketingową w 2020 roku; biznes skaluje się od czteroosobowego zespołu bazowego do 25-50 pracowników w szczycie sezonu.
“Intuicyjne zarządzanie bez planów i budżetów może dawać krótkoterminowe rezultaty, ale to planowanie finansowe czyni biznes odpornym.”
— Roman Kozaczuk, Head of Marketing, TURE
Wyzwanie
Pierwsze lata Kozaczuka w TURE oznaczały noszenie wielu czapek naraz. „Musiałem pracować w różnych obszarach: od koordynacji przewodników i logistyki po zarządzanie sezonowym wynajmem w Tarnopolu, a nawet samodzielną pracę jako przewodnik. Dało mi to pełny, 360-stopniowy obraz biznesu” — mówi, a widok ten sprawił, że luki w finansach firmy stały się trudne do zignorowania.
Turystyka to biznes, który nie wybacza prowadzenia go w arkuszach kalkulacyjnych. Finanse TURE żyły w ręcznych plikach Excel ze złożonymi formułami, których aktualizacja zajmowała czas, więc obraz zawsze był o krok za rzeczywistością. Wycieczki mogły wymagać zmiany tego samego dnia z powodu pogody, sam rynek gwałtownie się skurczył po lutym 2022 roku, a popyt mocno wahał się między letnimi szczytami a zimowymi zastojami. Do tego działalność była rozproszona po wielu lokalizacjach, bez szybkiego sposobu, by zobaczyć łączne wydatki według kategorii w całej firmie.
Rozwiązanie
TURE przeszła na Finmap na początku 2024 roku, szukając przejrzystej struktury wydatków i wglądu w rentowność projektów w czasie rzeczywistym. Jednoosobowe działalności gospodarcze (FOP) firmy podłączyły bankowość bezpośrednio do platformy, zastępując ręczne wprowadzanie danymi na żywo. „Finmap wspaniale pomógł nam zautomatyzować procesy. Integracja z bankowością dla naszych jednoosobowych działalności (FOP) pobiera dane w czasie rzeczywistym. Teraz widzimy obraz finansowy podzielony według kanałów: reklamy Meta, Google Ads, projekt graficzny czy gadżety z marką” — mówi Kozaczuk.
Ten podział na kanały, w połączeniu z widokiem Plan kontra wykonanie w Finmapie, dał TURE natychmiastową widoczność budżetu zamiast opóźnionej i pozwolił zespołowi wyraźnie oddzielić wydatki operacyjne od nakładów kapitałowych — rozróżnienie istotne dla biznesu inwestującego w sieci noclegowe, a jednocześnie prowadzącego codzienne wyjazdy.
Rezultaty
Kozaczuk określa tę zmianę nie tyle jako wymianę oprogramowania, ile jako zmianę sposobu prowadzenia biznesu. „Intuicyjne zarządzanie bez planów i budżetów może dawać krótkoterminowe rezultaty, ale to planowanie finansowe czyni biznes odpornym” — mówi. Dla firmy, której popyt może zmienić się w ciągu dnia z powodu pogody lub w ciągu roku z powodu wstrząsu rynkowego, ta odporność jest właśnie clou sprawy.
Jego rada dla każdego, kto rozważa tę samą ścieżkę w turystyce, jest bezpośrednia: „Jeśli chcesz wejść do branży turystycznej, musisz być nią zafascynowany, bo wyzwania są realne. Finanse to narzędzie, które pokazuje dokładnie, dokąd ta pasja cię prowadzi”.
Historia TURE nie podaje konkretnych procentów wzrostu przychodów, kosztów czy zysku wynikających ze zmiany — opisywana zmiana ma charakter strukturalny: dane bankowe w czasie rzeczywistym zamiast ręcznego wprowadzania, wydatki widoczne według kanałów zamiast ukryte w formułach oraz plan, z którym biznes może się sam skonfrontować, zamiast dowiadywać się na koniec roku, czy liczby się zgadzały. W tak sezonowym biznesie samo znajomość obrazu plan kontra wykonanie w czasie rzeczywistym jest już sukcesem.
