Jak Smartass Gym zastąpił chaos gotówkowy jasnym obrazem finansowym
Smartass to siłownia w Charkowie na Ukrainie, obsługująca setki klientów dziennie. Między karnetami, wejściami jednorazowymi, treningami personalnymi, wynajmem sali a sprzedażą odżywek sportowych biznes generuje dziesiątki transakcji dziennie — a do tego dochodzą pensje trenerów, koszty sprzętu, media, podatki i naprawy idące w drugą stronę.
“Były rozbieżności między raportami a rzeczywistością. Gotówka była śledzona osobno. I to zupełnie mi nie odpowiadało — bo nie miałem żadnego wglądu w przepływy pieniężne.”
— Maksym, właściciel Smartass Charków
Wyzwanie
Właściciel Maksym prowadził biznes, który był ruchliwy, ale nieprzejrzysty. Gotówka w szczególności była rozliczana poza resztą księgowości.
"Były rozbieżności między raportami a rzeczywistością. Gotówka była śledzona osobno. I to zupełnie mi nie odpowiadało — bo nie miałem żadnego wglądu w przepływy pieniężne" — mówi Maksym.
Administratorzy raportowali niekonsekwentnie — czasem z opóźnieniem, czasem z błędami. "Coś było ujmowane, coś dublowane, coś w ogóle nie było śledzone. Gotówkę liczono osobno" — mówi. Żeby dowiedzieć się, ile gotówki naprawdę jest w kasie, Maksym musiał pisać do administratorów, czekać na odpowiedzi i sam sumować wszystko na kalkulatorze.
"Musiałem liczyć wszystko ręcznie raz w tygodniu albo w miesiącu, próbując jakoś to wszystko ogarnąć. Było to skrajnie niewygodne. Zwłaszcza że mieliśmy już do tego narzędzie — po prostu z niego nie korzystaliśmy" — mówi. Bez rzetelnego obrazu przepływów pieniężnych Maksym nie mógł prognozować dywidend ani planować z wyprzedzeniem większych wydatków — biznes reagował na sytuacje, zamiast nimi zarządzać.
Rozwiązanie
Maksym od jakiegoś czasu wiedział, że coś musi się zmienić, ale zespół był rozciągnięty własną bieżącą pracą, a on sam nie miał czasu, żeby zagłębić się w liczby. Punktem zwrotnym była możliwość zaangażowania zewnętrznej pomocy. "Kiedy zaproponowaliście pomoc w naprawie tego, zrozumiałem, że w ciągu kilku miesięcy możemy to wszystko odwrócić" — mówi.
Współpracując z dyrektorem finansowym, Smartass od podstaw przebudował śledzenie gotówki: każda transakcja, od otrzymanych płatności po wpłaty gotówkowe, jest teraz rejestrowana automatycznie, zamiast być składana z wiadomości do administratorów. Zespół ustalił też stałą cotygodniową rozmowę raportową, podczas której Maksym otrzymuje pełne podsumowanie tego, co zostało zrobione, co jest w toku i jakie płatności są zaplanowane — co zastąpiło potrzebę codziennego sprawdzania liczb czy gonienia personelu za aktualizacjami. Duże zakupy, takie jak nowy sprzęt czy konserwacja techniczna, są teraz rozkładane na kilka miesięcy, zamiast uderzać jednorazowo w wynik jednego miesiąca.
"Zaczęliśmy właściwie alokować wydatki. Teraz możemy planować konserwację techniczną na cały rok — zamiast brać na klatę wszystko w jednym konkretnym miesiącu" — mówi Maksym.
Wyniki
Różnica w codziennej pracy jest natychmiastowa: koniec wieczornych sesji z kalkulatorem, koniec gonienia administratorów za sumami gotówkowymi. "Teraz wreszcie wszystko jest w porządku, jeśli chodzi o zarządzanie gotówką. Widzę wszystko wyraźnie w systemie" — mówi Maksym.
Cotygodniowy rytm zmienił też sposób jego pracy. "To naprawdę wygodne, bo raz w tygodniu przechodzimy przez wszystko, co trzeba omówić. Nie muszę nikomu o niczym przypominać" — mówi. Mając za sobą wiarygodne liczby, Maksym może teraz planować z wyprzedzeniem zamiast reagować — prognozować dywidendy, premie dla personelu i podwyżki wynagrodzeń z wyprzedzeniem, zamiast decydować na bieżąco.
Patrząc w przyszłość, Smartass rozwija ten fundament szczegółowymi budżetami na kilka miesięcy naprzód, bardziej przejrzystą strukturą premii dla personelu oraz planowaniem scenariuszowym zmian, takich jak rosnący czynsz czy koszty sprzętu. Jak ujmuje to Maksym: "Tak, oczywiście mogę polecić Finmap!"
