Od ręcznych dzienników do biznesu wartego 54 miliony UAH: historia ThinkGlobal
“Obecnie mój roczny przychód wynosi około 54 milionów UAH. Rentowność szkół to około 46%, a przedszkola jest niższa — około 14%.”
— Yana Moskovchenko, założycielka prywatnej szkoły ThinkGlobal i przedszkola KUKU Kids
Wyzwanie
Yana Moskovchenko nie planowała budować biznesowego imperium — wszystko zaczęło się od poszukiwań matki, która chciała znaleźć szkołę niepodcinającą skrzydeł jej córki tak, jak — jej zdaniem — robił to system państwowy. Te poszukiwania doprowadziły do tego, że w 2017 roku kupiła franczyzę prywatnej szkoły ThinkGlobal, a także centrum wczesnego rozwoju, które później stało się przedszkolem KUKU Kids, oraz serię obozów rodzinnych GLOBAL FRIENDS.
Przez lata prowadziła finanse tak, jak na początku robi to wielu założycieli — ręcznie. W dziennikach zapisywano, ile wpłynęło i wypłynęło w każdej lokalizacji, a Moskovchenko musiała sama uzgadniać liczby — i często się one nie zgadzały. Dopóki osobiście nie pojechała do lokalizacji albo do kogoś tam nie zadzwoniła, nie miała pojęcia, ile pieniędzy faktycznie jest w kasie. Opisuje to jako ciągłe próby utrzymania wszystkiego w głowie: gdzie zapomnieliśmy coś zapisać, dlaczego jest niedobór, dlaczego nie zgadza się z Excelem. „To był koszmar” — mówi. „Nawet nie chcę tego wspominać”.
Niepewność osiągnęła punkt kulminacyjny na początku pełnoskalowej inwazji, gdy Moskovchenko rozważała sprzedaż szkoły z obawy przed niestabilnością — zanim zrozumiała, że próba sprzedaży biznesu prowadzonego wyłącznie w arkuszu Excel jest, jej zdaniem, nieprofesjonalna.
Rozwiązanie
O Finmap Moskovchenko usłyszała na konferencji i wdrożyła go w całej firmie. Wdrożenie nie spotkało się z natychmiastową akceptacją — jej zespół początkowo opierał się, tak jak większość zespołów opiera się każdemu nowemu systemowi. Przekonała ich prostym argumentem: nikt już nie chce prać ręcznie, a to było odpowiednikiem zainstalowania zmywarki dla finansów szkoły. Zespół Finmap przeprowadził onboarding dla jej personelu i w ciągu miesiąca ci sami pracownicy, którzy się opierali, mówili jej: „Jak my kiedyś bez tego żyliśmy?”
Dziś Moskovchenko prowadzi dwie lokalizacje szkoły i przedszkole, każda z własnym administratorem i kasą, kategoryzując płatności w Finmap. Może w dowolnej chwili sprawdzić saldo każdej kasy i śledzi obozy GLOBAL FRIENDS jako osobny projekt, dzięki czemu dokładnie widzi, ile można przeznaczyć na reklamę, a ile stanowi zysk netto. Ustalając czesne na kolejny rok, opiera się teraz na rzeczywistych danych finansowych z Finmap, a nie na domysłach.
Wyniki
Najwyraźniejszym efektem jest przejrzystość. Moskovchenko mówi, że dzięki Finmap może być w innym mieście, otworzyć telefon i zobaczyć rzeczywisty stan firmy — dwuminutowa kontrola zamiast koszmaru uzgadniania. Przygotowując się do niedawnego wywiadu, w ciągu kilku minut sprawdziła w aplikacji liczby: roczny przychód na poziomie około 54 milionów UAH (około 1 272 770 USD), z rentownością na poziomie około 46% dla szkół i około 14% dla przedszkola.
Od tego czasu stała się orędowniczką traktowania śledzenia finansów jako podstawy biznesu, a nie uciążliwego obowiązku, i radzi innym założycielom wchodzącym w branżę edukacyjną, by obliczyli swój model finansowy przed startem, a nie po nim. Jak to ujmuje, koszt narzędzia jest niczym w porównaniu z godzinami ręcznej pracy, które zastąpił — i wolnością, jaką jej to dało, by skupić się, jej słowami, „na miłości, na rozwoju, na możliwości poczuć smak tego wszechświata”.
