Jak Gold Kitchen zamienił 4 godziny codziennej księgowości w sekundy
Gold Kitchen to ukraińska firma sprzedająca profesjonalny sprzęt dla branży HoReCa, działająca w sprzedaży detalicznej, zamówieniach online i dostawach hurtowych do partnerów. Od rezygnacji z biura w 2019 roku firma pracuje w pełni zdalnie, co oznacza, że każda część biznesu potrzebuje wspólnego, aktualnego dostępu do liczb.
“Spędzałem cztery godziny dziennie tylko na przeglądaniu i 'przeciąganiu' środków z jednego miesiąca na drugi.”
— Roman, właściciel Gold Kitchen
Wyzwanie
Zanim pojawił się Finmap, właściciel Roman prowadził finanse firmy ręcznie — pobierał dane z kilku banków i arkuszy Excel oraz samodzielnie je uzgadniał.
"Spędzałem cztery godziny dziennie tylko na przeglądaniu i 'przeciąganiu' środków z jednego miesiąca na drugi" — mówi Roman. Ten czas mógł zostać poświęcony na uruchamianie nowych kierunków, pracę z klientami czy skalowanie biznesu, ale zamiast tego rozpływał się w rutynie.
Większym kosztem była jednak niewidoczność. Ponieważ sprzedaż dzieliła się na hurt, detal i zamówienia online, Roman nie potrafił określić, który kanał faktycznie generuje zysk. "Nie wiedziałem, jaki mam obrót ani które obszary są rentowne. Miałem jedynie przybliżone pojęcie o liczbach" — mówi. Bez jakiejkolwiek księgowości zarządczej decyzje dotyczące wydatków i inwestycji podejmowano na podstawie intuicji, a nie danych, i nie było sposobu, by dostrzec lukę gotówkową, zanim ta nastąpi.
Rozwiązanie
Roman postanowił rozwiązać problem systemowo, zamiast łatać go na bieżąco. Podłączył Finmap i zaangażował eksperta finansowego z ponad 20-letnim doświadczeniem we współpracy z dużymi firmami i importerami, aby poprawnie wszystko skonfigurować.
"Ekspert finansowy jest na najwyższym poziomie. Jestem mile zaskoczony. Wiedza jest kluczowa" — mówi Roman.
Wdrożenie przebiegało przez kilka etapów: zmapowanie każdego źródła przychodów i wydatków oraz podzielenie ich według obszarów działalności, skonfigurowanie kategorii Finmap i automatycznych reguł dopasowanych do konkretnej struktury Gold Kitchen, synchronizacja danych za pomocą integracji i importu plików tam, gdzie bezpośrednia integracja nie była dostępna — w tym podłączenie NovaPay i skonfigurowanie księgowości dla kont Monobank — oraz przeszkolenie Romana i jego zespołu, aby samodzielnie odczytywali dane zamiast czekać na ręczne raporty.
Rezultaty
Zmiana od razu przełożyła się na codzienną rutynę Romana. Czas poświęcany na zarządzanie finansami skrócił się mniej więcej dziesięciokrotnie — zamiast czterech godzin dziennie wystarczy kilka kliknięć. Jak ujmuje to Roman: "Jedna sekunda to ogromna oszczędność czasu; widzisz wszystkie swoje finanse o każdej porze dnia i roku".
Poza oszczędnością czasu Roman ma teraz pełną widoczność przychodów i wydatków w podziale na kategorie, jasny obraz tego, które obszary biznesu są faktycznie rentowne, oraz podstawę do prognozowania luk gotówkowych i płatności — decyzje, które kiedyś opierały się na przeczuciu, teraz opierają się na danych.
"Wcześniej była księgowość, która działała bardziej na rzecz państwa. Teraz jest księgowość zarządcza, która działa na rzecz firmy" — mówi Roman.
Mając już gotowy model podstawowy — zbudowane kategorie, wydzielone obszary działalności i zespół zaangażowany w codzienne utrzymanie — Gold Kitchen patrzy teraz w przyszłość: wykorzystuje Finmap do prognozowania luk w przepływach pieniężnych, optymalizuje wydatki według obszarów działalności, by poprawić marże, i otwiera nowe kanały sprzedaży w oparciu o już działającą księgowość zarządczą.
"Teraz mamy nie tylko księgowość na potrzeby raportów — mamy księgowość zarządczą, która pokazuje prawdziwy obraz biznesu" — mówi Roman.
