Jak KLEI zastąpiło zgadywanie finansowe jasnością w czasie rzeczywistym
KLEI produkuje naklejki — nie masowe, lecz trwałe, starannie wykończone, powstające na Ukrainie. Firmę założył w 2017 roku Mykyta Anikanov: początkowo była to dziesięcioosobowa ekipa, która bardziej przypominała rodzinę niż biznes. Firma szybko się rozwijała: zamówienia napływały od klientów międzynarodowych, w tym Reface, Wix, Banda Agency i Wikimedia, a klienci nawet z Kanady byli gotowi czekać tygodniami na dostawę bez żadnych dodatkowych wydatków na marketing.
“Otwieram Finmap, widzę saldo, nadchodzące wydatki, wciąż na plusie — i idę dalej.”
— Mykyta Anikanov, założyciel KLEI
Wyzwanie
Wzrost nie przyniósł przejrzystości. Finanse KLEI były rozproszone po osobnych kontach bankowych, arkuszach kalkulacyjnych i w głowie Anikanova. Zamówienia bardzo się różniły — od pojedynczej naklejki po partie liczące 10 000 sztuk, wycinane konturowo, w zestawach lub zamówienia korporacyjne — a każdy typ zamówienia miał własną strukturę kosztów, której zespół nie mógł łatwo zobaczyć. Zróżnicowane metody płatności powodowały luki gotówkowe, a gdy saldo na koncie zbliżało się do zera mimo rosnącej liczby zamówień, Anikanov nie potrafił odpowiedzieć na podstawowe pytanie: czy KLEI jest naprawdę rentowne, czy po prostu zajęte?
"Finanse zawsze były moją słabą stroną — to było dla mnie naprawdę trudne", mówi. Stres miał swój rytm: "Wcześniej byłem spokojny przez dwa dni, a potem zestresowany przez dwa tygodnie. Teraz jest odwrotnie — zawsze jestem spokojny".
Rozwiązanie
KLEI wdrożyło Finmap jesienią 2021 roku i wykorzystało je do skonsolidowania każdego konta, arkusza i notatki w jednym miejscu, z aktualnym saldem i kalendarzem płatności zastępującymi migawkę tworzoną po fakcie, którą zespół musiał wcześniej składać ręcznie. Wyróżniły się dwie zmiany.
Po pierwsze, gdy Finmap uwidocznił należności, zespół zauważył schemat — klientów płacących z opóźnieniem — i przeszedł na politykę wyłącznie przedpłat. "Po wdrożeniu zarządzania finansami zobaczyłem w Finmap, że rzeczywiście mieliśmy należności. Więc po prostu powiedzieliśmy: dobrze, od teraz — tylko przedpłata", mówi Anikanov.
Po drugie, KLEI zbudowało strukturę kategorii wewnątrz Finmap — osobne kategorie dla pojedynczych naklejek i zestawów naklejek — aby w końcu zobaczyć, które typy zamówień są naprawdę rentowne, zamiast oceniać biznes wyłącznie na podstawie całkowitego salda. "Wcześniej patrzyliśmy tylko na sumę: pieniądze wpłynęły — więc było dobrze. Ale gdy zaczęliśmy dzielić według typów zamówień, zobaczyliśmy, że nie wszystko jest tak samo rentowne", mówi.
Zbudował też wokół systemu nawyk, zamiast traktować go jako jednorazowe rozwiązanie: "Poświęcaj czas na finanse co tydzień. Nawet 30 minut analizy liczb daje więcej niż zgadywanie czy przeczucie. Założyciel powinien wiedzieć, co oznacza każda liczba — i podejmować decyzje na podstawie faktów".
Rezultaty
Najwyraźniejsza zmiana to sposób, w jaki Anikanov zaczyna teraz swój dzień. "Otwieram Finmap, widzę saldo, nadchodzące wydatki, wciąż na plusie — i idę dalej. Wcześniej musiałem sprawdzać trzy konta bankowe, arkusze, notatki — i i tak nie mieć pewności", mówi.
Przejście od sprawdzania trzech miejsc do jednego uwolniło czas i uwagę, które wcześniej pochłaniał niepokój finansowy. Do 2025 roku KLEI pozyskało inwestycję i zaczęło budować własny zakład produkcyjny, otworzyło nowe konta i wprowadziło nową strukturę finansową dopasowaną do swojego wzrostu — kamienie milowe trudne do osiągnięcia, gdy wciąż zgaduje się rentowność zamówienie po zamówieniu.
Zapytany, co poradziłby innemu założycielowi w tej samej sytuacji, Anikanov wskazuje nie na oprogramowanie, lecz na nawyk: znaj swoje liczby, sprawdzaj je co tydzień i pozwól, by to fakty — nie przeczucie — kierowały kolejną decyzją.
