Jak Mathema zastąpiła błąd Excela za 250 USD codzienną kontrolą finansową
“Miałem szczęście w kwestii finansów — zawsze słuchałem mądrych ludzi, a oni wszyscy mówili jedno: kontroluj swoje finanse.”
— Vitalii Shkil, współzałożyciel Mathema
Wyzwanie
Mathema to internetowa szkoła matematyki, która dziś prowadzi ponad 20 000 lekcji miesięcznie dla ponad 2000 uczniów. Nie zawsze tak było i nie zaczęło się to od Finmap — współzałożyciel Vitalii Shkil prowadził wczesne finanse firmy w Excelu, tak jak robi to większość założycieli. Działało to, dopóki skala firmy go nie dogoniła. Arkusze kalkulacyjne, które miały dawać Shkilowi pełny obraz finansowy, nigdy do końca go nie dostarczały — aktualizacje się opóźniały, a biznes płacił za to w sposób trudny do przewidzenia. Przy jednej okazji błąd w formule Excela kosztował firmę 250 USD, a zespołowi zajęło dwie godziny poszukiwań, by znaleźć, gdzie liczba się rozjechała.
Dla Shkila taka luka miała większe znaczenie niż mogłaby mieć dla początkującego założyciela. Wszedł do biznesu już z wiedzą z zakresu rachunkowości finansowej i nie chciał, aby arkusz kalkulacyjny stał się sufitem tego, jak dobrze mógł tę wiedzę zastosować. „Miałem szczęście w kwestii finansów — zawsze słuchałem mądrych ludzi, a oni wszyscy mówili jedno: kontroluj swoje finanse” — mówi.
Rozwiązanie
Od marca 2021 roku Mathema zarządza finansami w Finmap. Shkil podłączył firmowe konta bankowe, dzięki czemu transakcje trafiają do systemu automatycznie zamiast być wpisywane ręcznie — co wyeliminowało właśnie ten etap ręcznego wprowadzania danych, w którym wkradł się błąd za 250 USD. Ustawił też dostęp oparty na rolach dla zespołu, tak by ludzie mogli wprowadzać i widzieć liczby istotne dla swojej części biznesu, bez konieczności nadawania pełnej widoczności finansowej każdemu użytkownikowi.
Codziennym nawykiem jest monitorowanie przepływów pieniężnych — obraz tego, co wpływa i wypływa, aktualny tego samego dnia, zastępujący opóźniony i podatny na błędy obraz, jaki dawał wcześniej Excel. Oprócz tej codziennej kontroli Shkil co miesiąc przegląda rachunek zysków i strat oraz zestawienie przepływów pieniężnych, a także śledzi konkretnie płatności za pierwsze lekcje, ponieważ ten wskaźnik pokazuje, czy nowi uczniowie faktycznie konwertują się w płacących klientów, czy tylko się rejestrują. Tych samych liczb używa, by regularnie przeglądać strukturę kosztów Mathemy, szukając kategorii wartych optymalizacji w miarę skalowania szkoły. „Stosowałem już swoją wiedzę z rachunkowości finansowej w nowym biznesie, czyniąc go finansowo zdrowym od samego początku” — mówi.
Wyniki
Mathema rozrosła się do szkoły prowadzącej ponad 20 000 lekcji miesięcznie dla ponad 2000 uczniów, a raportowanie finansowe nie zależy już od tego, czy ktoś pamięta poprawnie zaktualizować arkusz kalkulacyjny, ani od wychwycenia błędu, zanim będzie kosztować realne pieniądze. Dzięki codziennej dyscyplinie kontroli przepływów pieniężnych, którą Shkil zbudował wokół Finmap, firma zgłasza, że nigdy nie wpadła w lukę gotówkową — dokładnie ten rodzaj martwego pola, który kiedyś kosztował firmę 250 USD i dwie stracone godziny, gdy Excel był całym systemem.
Dla Shkila wybór narzędzia nigdy nie był kwestią czysto finansową. „Chcę też wspierać fajne ukraińskie produkty, takie jak Finmap” — mówi.
