Платёжный календарь для агентства: авансы, этапы, подрядчики

Если в агентстве можно внедрить только один финансовый инструмент, это должен быть платёжный календарь. Не отчёт о прибыли, не сложная аналитика — именно календарь, который показывает, сколько денег будет на счету завтра, через неделю и через месяц. Потому что главная финансовая боль агентства — не убытки, а кассовые разрывы, и именно календарь ловит их заранее.

Специфика агентства в том, что и поступления, и выплаты здесь разнородны: авансы, этапы проектов, ретейнеры — с одной стороны; зарплаты, подрядчики, налоги, реклама — с другой. Разберём, как собрать платёжный календарь именно под агентство и как им пользоваться. Общую инструкцию без привязки к нише даёт статья Как составить платёжный календарь.

Что такое платёжный календарь и зачем он агентству

Платёжный календарь — это график всех будущих поступлений и выплат по датам, из которого видно остаток на счету на каждый день наперёд. По сути это прогноз кеш-флоу в календарном виде. Его задача одна: показать будущий минус до того, как он наступит, чтобы вы успели отреагировать — попросить предоплату, перенести выплату или воспользоваться резервом.

Без календаря агентство узнаёт о разрыве в день зарплаты. С календарём — за две недели, когда ещё можно что-то сделать.

Что вносить: поступления

Поступления в агентстве неоднородны, и у каждого типа своя дата. Авансы — по дате старта проекта. Этапы — по плану сдачи промежуточных результатов. Ретейнеры — по числу месяца, когда клиент платит. Важно вносить реальные даты с поправкой на отсрочки: если клиент платит net-30, ставьте поступление не на дату акта, а на дату реальной оплаты. Рекламные бюджеты клиентов, которые идут транзитом, в календарь доходов не включают — это не ваши деньги.

Что вносить: выплаты

С выплатами так же важны даты. Зарплаты — по графику (аванс/основная). Подрядчики — по согласованным срокам оплаты. Налоги — по календарю налоговой, это самые «забываемые» крупные выплаты. Аренда, подписки, сервисы — по датам списаний. Чем полнее внесены выплаты, тем меньше «сюрпризов»: большинство разрывов возникает именно из-за забытой регулярной выплаты, которая совпала с паузой в поступлениях.

Как читать календарь: ловим разрыв за две недели

Календарь полезен не сам по себе, а ежедневным остатком. Смотрите на прогнозируемый остаток на каждый день: если в какой-то день он становится отрицательным — это будущий разрыв. Увидев его заранее, вы получаете время на манёвр: попросить клиента заплатить раньше, договориться с подрядчиком о переносе, поднять предоплату на новом проекте. Те же рычаги подробно разобраны в статье Кассовый разрыв в агентстве: как избежать.

Пример: неделя в календаре агентства

Понедельник: остаток 80 тыс. Вторник: аванс за новый проект +90 тыс (остаток 170). Четверг: зарплатный аванс −120 тыс (остаток 50). Пятница: оплата двум подрядчикам −40 тыс и налог −25 тыс (остаток −15). Вот он, разрыв в пятницу — но вы видите его ещё в понедельник.

Что делать: попросить клиента по этапу, который должен был прийти на следующей неделе, заплатить на день раньше (+60 тыс), или перенести оплату одного подрядчика на понедельник. Любой из этих шагов убирает минус. Главное — вы принимаете это решение спокойно в понедельник, а не в панике в пятницу вечером.

С чего начать вести

Начните с простого горизонта — 4–6 недель вперёд. Внесите известные поступления по реальным датам и все обязательные выплаты, и каждый день смотрите на прогнозируемый остаток. За неделю ведения вы впервые увидите свои разрывы наперёд. Более широкий контекст порядка в финансах агентства — в статье Учёт для маркетингового агентства: с чего начать.

Вести календарь руками в Excel можно, но он постоянно устаревает. В Finmap платёжный календарь собирается из операций сам и обновляет прогнозируемый остаток автоматически — разрыв виден наперёд. Попробуйте 7 дней бесплатно.