Платіжний календар для агенції: аванси, етапи, підрядники

Якщо в агенції можна впровадити лише один фінансовий інструмент, це має бути платіжний календар. Не звіт про прибуток, не складна аналітика — саме календар, який показує, скільки грошей буде на рахунку завтра, через тиждень і через місяць. Бо головна фінансова біль агенції — не збитки, а касові розриви, і саме календар ловить їх заздалегідь.

Специфіка агенції в тому, що і надходження, і виплати тут різнорідні: аванси, етапи проєктів, ретейнери — з одного боку; зарплати, підрядники, податки, реклама — з іншого. Розберемо, як зібрати платіжний календар саме під агенцію й як ним користуватися. Загальну інструкцію без прив'язки до ніші дає стаття Як скласти платіжний календар.

Що таке платіжний календар і навіщо він агенції

Платіжний календар — це графік усіх майбутніх надходжень і виплат за датами, з якого видно залишок на рахунку в кожен день наперед. По суті це прогноз кеш-флоу в календарному вигляді. Його завдання одне: показати майбутній мінус до того, як він настане, щоб ви встигли відреагувати — попросити передоплату, перенести виплату або скористатися резервом.

Без календаря агенція дізнається про розрив у день зарплати. З календарем — за два тижні, коли ще можна щось зробити.

Що вносити: надходження

Надходження в агенції неоднорідні, і кожен тип має свою дату. Аванси — за датою старту проєкту. Етапи — за планом здачі проміжних результатів. Ретейнери — за числом місяця, коли клієнт платить. Важливо вносити реальні дати з поправкою на відстрочки: якщо клієнт платить net-30, ставте надходження не на дату акта, а на дату реальної оплати. Рекламні бюджети клієнтів, що йдуть транзитом, у календар доходів не включають — це не ваші гроші.

Що вносити: виплати

З виплатами так само важливі дати. Зарплати — за графіком (аванс/основна). Підрядники — за домовленими термінами оплати. Податки — за календарем ДПС, це найбільш «забувані» великі виплати. Оренда, підписки, сервіси — за датами списань. Що повніше внесені виплати, то менше «сюрпризів»: більшість розривів виникає саме через забуту регулярну виплату, яка збіглася з паузою в надходженнях.

Як читати календар: ловимо розрив за два тижні

Календар корисний не сам по собі, а щоденним залишком. Дивіться на прогнозований залишок на кожен день: якщо в якийсь день він стає від'ємним — це майбутній розрив. Побачивши його заздалегідь, ви маєте час на маневр: попросити клієнта заплатити раніше, домовитися з підрядником про перенесення, підняти передоплату на новому проєкті. Ті самі важелі детально розібрані у статті Касовий розрив в агенції: як уникнути.

Приклад: тиждень у календарі агенції

Понеділок: залишок 80 тис. Вівторок: аванс за новий проєкт +90 тис (залишок 170). Четвер: зарплатний аванс −120 тис (залишок 50). П'ятниця: оплата двом підрядникам −40 тис і податок −25 тис (залишок −15). Ось він, розрив у п'ятницю — але ви бачите його ще в понеділок.

Що робити: попросити клієнта за етапом, який мав прийти наступного тижня, заплатити на день раніше (+60 тис), або перенести оплату одного підрядника на понеділок. Будь-який із цих кроків прибирає мінус. Головне — ви приймаєте це рішення спокійно в понеділок, а не в паніці в п'ятницю ввечері.

З чого почати вести

Почніть з простого горизонту — 4–6 тижнів уперед. Внесіть відомі надходження за реальними датами й усі обов'язкові виплати, і щодня дивіться на прогнозований залишок. За тиждень ведення ви вперше побачите свої розриви наперед. Ширший контекст порядку у фінансах агенції — у статті Облік для маркетингової агенції: з чого почати.

Вести календар руками в Excel можна, але він постійно застаріває. У Finmap платіжний календар збирається з операцій сам і оновлює прогнозований залишок автоматично — розрив видно наперед. Спробуйте 7 днів безкоштовно.