Управлінський чи фінансовий облік для маркетингової агенції: з чого почати

Маркетингова агенція майже завжди виглядає прибутковою — доки не подивишся в деталі. Клієнтів багато, рахунки виставляються, гроші на рахунку є. А в кінці місяця власник дивиться на залишок і не розуміє: заробили ми чи просто «прокрутили» чужі бюджети?

Причина проста. В агенції гроші клієнта й гроші агенції змішані в одному потоці. Прийшла передоплата на таргет — це ще не ваш дохід, це бюджет, який піде в рекламний кабінет. А зарплата команди, яка вела цей проєкт, спишеться через місяць. На папері — плюс, у реальності — незрозуміло.

Щоб побачити реальну картину, агенції потрібен не бухгалтерський, а управлінський облік. Розберемо, чим він відрізняється від фінансового обліку і з яких трьох кроків почати.

Чим управлінський облік відрізняється від фінансового

Бухгалтерський (фінансовий) облік ви ведете для держави: податки, звіти, ФОП. Він відповідає на питання «що я маю показати податковій». Управлінський облік ви ведете для себе — щоб приймати рішення. Він відповідає на питання «який клієнт приносить гроші, а який тягне команду в мінус».

Це два різні погляди на ті самі гроші, і вони не замінюють один одного. Детальніше про різницю — у статті Бухгалтерія vs управління фінансами. Для агенції ключове ось що: податкова звітність ніколи не покаже, що ви три місяці працюєте на клієнта в збиток. Управлінський облік — покаже за 15 хвилин.

Крок 1. Розділіть гроші по клієнтах і проєктах

Перше, що ламає картину в агенції, — «загальний котел». Усі надходження й витрати в одній купі. Поки ви не розкладете кожну операцію по клієнту й проєкту, ви не побачите нічого.

Почніть з простого: до кожного надходження й кожної витрати додавайте два поля — клієнт і проєкт. Передоплата від «Клієнта А» на проєкт «Лендинг» — окремо. Оплата фрилансеру-дизайнеру за цей самий лендинг — туди ж. Зарплата акаунта, який веде п'ять клієнтів, — розноситься між ними.

Уже після місяця такого обліку ви побачите структуру, якої не бачили роками: скільки грошей реально крутиться навколо кожного клієнта.

Крок 2. Порахуйте реальну маржу по кожному клієнту

Коли операції розкладені, з'являється головна цифра агенції — маржа по клієнту. Це те, що лишається від оплат клієнта після всіх прямих витрат на нього: підрядники, рекламні бюджети (якщо вони йдуть через вас), години команди.

Тут майже завжди чекає сюрприз. Найбільший за виручкою клієнт нерідко виявляється найменш прибутковим: він з'їдає найбільше годин, вимагає нескінченних правок і «горить» щоп'ятниці. А тихий клієнт на невеликому ретейнері приносить чистими більше. Як знайти таких — розписано в статті Прибутковість клієнтів: 20%, що дають 80% прибутку.

Без цієї цифри рішення про знижки, підвищення ставок і розставання з клієнтами ви приймаєте наосліп.

Крок 3. Складіть платіжний календар

Друга типова біль агенції — касовий розрив. Клієнт платить із відстрочкою, а зарплату й підрядників треба платити зараз. Формально прибуток є, а грошей на рахунку — ні.

Рятує платіжний календар: простий графік, хто і коли вам платить і кому та коли платите ви. Він показує розрив за два тижні до того, як він стане проблемою, — і дає час домовитися про передоплату або перенести виплату. Як його скласти — у статті Як скласти платіжний календар.

З чого почати вже сьогодні

Не намагайтеся одразу побудувати ідеальну систему. Почніть з трьох речей: розкладайте операції по клієнтах, рахуйте маржу по кожному, ведіть платіжний календар. Цього достатньо, щоб уже наступного місяця приймати рішення на цифрах, а не на відчуттях.

Робити це в Excel можна, але на 10+ клієнтах таблиці починають ламатися. У Finmap ці три кроки зібрані в одному місці: додаєте операції з прив'язкою до клієнта й проєкту, а маржа, кеш-флоу й платіжний календар рахуються самі. Спробуйте безкоштовно 7 днів — і подивіться на свою агенцію в цифрах.