Vezetői vagy pénzügyi számvitel egy marketingügynökségnél: hol kezdje

Egy marketingügynökség szinte mindig nyereségesnek tűnik — amíg bele nem néz a részletekbe. Rengeteg az ügyfél, mennek ki a számlák, van pénz a számlán. Aztán a hónap végén a tulajdonos ránéz az egyenlegre, és nem tudja megmondani: tényleg ezt kerestük, vagy csak mások költségvetését forgattuk?

Az ok egyszerű. Egy ügynökségnél az ügyfél pénze és az ügynökség pénze egyetlen pénzáramlásba keveredik. Beérkezik egy előleg hirdetési kiadásra a számlájára — de ez még nem a bevétele, hanem egy költségvetés, amely egyenesen a hirdetési fiókba megy tovább. Eközben a projektet vivő csapat fizetése csak egy hónappal később kerül kifizetésre. Papíron pluszban van; a valóságban senki sem tudja biztosan.

Ahhoz, hogy lássa a valós képet, egy ügynökségnek vezetői számvitelre van szüksége, nem könyvelésre. Nézzük meg, miben különbözik a pénzügyi számviteltől, és milyen három lépéssel érdemes kezdeni.

Miben különbözik a vezetői számvitel a pénzügyi számviteltől

A könyvelést (pénzügyi számvitelt) az állam számára vezeti: adók, bevallások, egyéni vállalkozói státusza. Arra a kérdésre válaszol, hogy „mit kell bemutatnom az adóhivatalnak”. A vezetői számvitelt saját magának vezeti — hogy döntéseket tudjon hozni. Arra a kérdésre válaszol, hogy „melyik ügyfél hoz pénzt, és melyik viszi a csapatot a mínuszba”.

Ez a ugyanazon pénz két különböző nézete, és az egyik nem helyettesíti a másikat. A különbségről bővebben lásd a Könyvelés versus pénzügyi menedzsment cikket. Egy ügynökség számára a legfontosabb ez: az adóbevallások soha nem fogják megmutatni, hogy három hónapja veszteséggel dolgozik egy ügyfélnek. A vezetői számvitel 15 perc alatt megmutatja.

1. lépés. Ossza szét a pénzt ügyfél és projekt szerint

Az első dolog, ami elrontja a képet egy ügynökségnél, az az „egy nagy közös kassza”: minden bevétel és kiadás egy kupacban. Amíg nem rendezi minden tranzakcióját ügyfél és projekt szerint, nem fog látni semmit.

Kezdje egyszerűen: minden bevételhez és minden kiadáshoz adjon hozzá két mezőt — ügyfél és projekt. Az „A ügyfél” előlege a „Landing page” projektre önállóan szerepel. A szabadúszó dizájnernek fizetett díj ugyanahhoz a landing page-hez hozzá tartozik. Az öt ügyfelet kezelő account manager fizetése szétosztásra kerül közöttük.

Már egy hónapnyi ilyen nyilvántartás után olyan struktúrát fog látni, amelyet évek óta nem vett észre: mennyi pénz mozog valójában az egyes ügyfelek körül.

2. lépés. Számolja ki a valódi árrést minden ügyfélnél

Miután a tranzakciók rendezve vannak, megjelenik az ügynökség kulcsszáma — az ügyfelenkénti árrés. Ez az, ami az ügyfél kifizetéseiből marad az összes közvetlen kiszolgálási költség levonása után: alvállalkozók, hirdetési költségvetések (ha Önön keresztül mennek) és a csapat munkaórái.

Itt szinte mindig meglepetés vár. A legnagyobb bevételű ügyfél gyakran a legkevésbé nyereségesnek bizonyul: ő emészti fel a legtöbb órát, végtelen javításokat követel, és minden pénteken „ég a ház”. Eközben egy csendes ügyfél szerény átalánydíjjal nettó többet hoz. Hogy hogyan találja meg ezeket, azt az Ügyfél-jövedelmezőség: a 20%, amely a nyereség 80%-át hozza cikk fejti ki.

Ez a szám nélkül teljesen vakon hoz döntéseket az árengedményekről, az áremelésekről és az ügyfelektől való elválásról.

3. lépés. Készítsen fizetési naptárt

Az ügynökség második klasszikus fájdalma a likviditási rés. Az ügyfél késedelmesen fizet, de a fizetéseket és az alvállalkozókat most kell kifizetni. Papíron van nyereség, de nincs pénz a számlán.

A megoldás a fizetési naptár: egy egyszerű ütemterv arról, hogy ki és mikor fizet Önnek, és Ön kinek és mikor fizet. Két héttel azelőtt mutatja meg a rést, hogy az problémává válna — időt adva arra, hogy előleget egyeztessen, vagy egy kifizetést eltoljon. Hogy hogyan készítsen egyet, azt a Hogyan készítsen fizetési naptárt cikk mutatja be.

Honnan induljon el már ma

Ne próbálja egyszerre felépíteni a tökéletes rendszert. Kezdje három dologgal: rendezze a tranzakciókat ügyfél szerint, számolja ki a margint mindegyiknél, és vezessen fizetési naptárt. Ez már elég ahhoz, hogy a következő hónaptól számok, ne pedig megérzés alapján hozzon döntéseket.

Mindezt megteheti Excelben is, de 10+ ügyfélnél a táblázatok elkezdenek szétesni. A Finmapben ez a három lépés egy helyen van: hozzáad tranzakciókat ügyfélhez és projekthez kötve, a margint, a cash flow-t és a fizetési naptárt pedig automatikusan kiszámolja a rendszer. Próbálja ki ingyen 7 napig, és lássa az ügynökségét számokban.