Маркетингтік агенттік үшін басқарушылық есеп пен қаржылық есеп: неден бастау керек

Маркетингтік агенттік әрдайым дерлік пайдалы болып көрінеді — толық егжей-тегжейіне үңілгенге дейін. Клиенттер жеткілікті, шоттар шығып жатыр, есепшотта ақша бар. Ал ай соңында иесі қалдықты қарап, түсіне алмайды: біз шынымен таптық па, әлде жай ғана біреудің бюджетін айналдырдық па?

Себебі қарапайым. Агенттікте клиенттің ақшасы мен агенттіктің ақшасы бір ағынға араласып кетеді. Жарнамаға арналған алдын ала төлем есепшотыңызға түседі — бірақ бұл әлі сіздің табысыңыз емес, ол тікелей жарнама шотына бет алған бюджет. Ал жобаны жүргізген команданың жалақысы бір айдан кейін ғана шығады. Қағаз жүзінде пайдалы секілдісіз, ал шындығында ешкім білмейді.

Нақты жағдайды көру үшін агенттікке бухгалтерлік есеп емес, басқарушылық есеп қажет. Оның қаржылық есептен қалай ерекшеленетінін және неден бастау керек үш қадамды талдап көрейік.

Басқарушылық есеп қаржылық есептен немен ерекшеленеді

Бухгалтерлік (қаржылық) есепті мемлекет үшін жүргізесіз: салықтар, есептіліктер, жеке кәсіпкер мәртебесі. Ол «салық қызметіне не көрсетуім керек» деген сұраққа жауап береді. Ал басқарушылық есепті өзіңіз үшін — шешім қабылдау үшін жүргізесіз. Ол «қай клиент ақша әкеледі, ал қайсысы команданы шығынға батырады» деген сұраққа жауап береді.

Бұл бір ақшаға деген екі түрлі көзқарас, және бірі екіншісін алмастырмайды. Айырмашылық туралы толығырақ Бухгалтерлік есеп пен қаржыны басқару мақаласынан оқи аласыз. Агенттік үшін ең маңыздысы мынау: салық есептілігі сізге үш ай бойы клиентпен шығынға жұмыс істеп жатқаныңызды ешқашан көрсетпейді. Ал басқарушылық есеп мұны 15 минутта көрсетеді.

1-қадам. Ақшаны клиент пен жоба бойынша бөліңіз

Агенттіктегі жалпы көріністі бұзатын алғашқы нәрсе — «бір үлкен қазан»: барлық түсім мен шығыс бір жерге араласып кетеді. Әр транзакцияны клиент пен жоба бойынша сұрыптамайынша, ештеңе көрмейсіз.

Қарапайымнан бастаңыз: әр түсім мен әр шығысқа екі өріс қосыңыз — клиент және жоба. «А клиентінің» «Лендинг» жобасына алдын ала төлемі жеке тұрады. Сол лендингке арналған фрилансер-дизайнерге төлем соған бірге жүреді. Бес клиентпен жұмыс істейтін аккаунт-менеджердің жалақысы солардың арасында бөлінеді.

Осылай бір ай ғана есеп жүргізгеннен кейін жылдар бойы байқамаған құрылымды көресіз: әр клиенттің айналасында нақты қанша ақша қозғалатынын.

2-қадам. Әр клиенттің нақты маржасын есептеңіз

Транзакциялар сұрыпталған соң агенттіктің басты көрсеткіші пайда болады — клиент бойынша маржа. Бұл клиенттің төлемдерінен оған қызмет көрсетудің барлық тікелей шығындарын шегергеннен кейін қалатын сома: мердігерлер, жарнама бюджеттері (егер олар сіз арқылы өтсе) және команданың сағаттары.

Мұнда әрдайым дерлік таңғалдыратын нәрсе күтіп тұрады. Ең көп табыс әкелетін клиент көбіне ең тиімсіз болып шығады: ол ең көп сағатты жейді, түзетулерді шексіз талап етеді және әр жұма сайын «өртеніп» жатады. Ал қарапайым абонентті төлемдегі бейбіт клиент сізге көбірек қалдырады. Оларды қалай табуға болатыны Клиенттердің тиімділігі: пайданың 80%-ын әкелетін 20% мақаласында түсіндірілген.

Бұл көрсеткішсіз сіз жеңілдіктер, баға өсімі және клиенттермен қоштасу туралы шешімдерді толық соқыр күйде қабылдайсыз.

3-қадам. Төлем күнтізбесін құрыңыз

Агенттіктің екінші классикалық мәселесі — ақша алшақтығы. Клиент кешіктіріп төлейді, ал жалақы мен мердігерлерге қазір төлеу керек. Қағаз жүзінде пайда бар, ал есепшотта ақша жоқ.

Мұны төлем күнтізбесі шешеді: сізге кім қашан төлейтіні және сіз кімге қашан төлейтініңіздің қарапайым кестесі. Ол алшақтықты мәселеге айналғанға дейін екі апта бұрын көрсетеді — бұл алдын ала төлем келісуге немесе төлемді кейінге қалдыруға уақыт береді. Оны қалай құру керектігі Төлем күнтізбесін қалай құру керек мақаласында сипатталған.

Бүгіннен неден бастау керек

Бірден мінсіз жүйе құруға тырыспаңыз. Үш нәрседен бастаңыз: транзакцияларды клиент бойынша сұрыптаңыз, әрқайсысының маржасын есептеңіз және төлем күнтізбесін жүргізіңіз. Келесі айдан бастап сезім бойынша емес, сандар негізінде шешім қабылдау үшін осының өзі жеткілікті.

Мұның бәрін Excel-де де жасауға болады, бірақ 10-нан астам клиент болғанда кестелер ыдырай бастайды. Finmap-та бұл үш қадам бір жерде тұрады: сіз клиент пен жобаға байланысты транзакцияларды қосасыз, ал маржа, ақша ағыны және төлем күнтізбесі өздігінен есептеледі. 7 күнге тегін сынап көріңіз және агенттігіңізді сандармен көріңіз.