Жұма сұрағы: осы аптада қай жеткізушіге ақы төленеді?

"Жұма күні таңертең үш жеткізуші ақы күтіп тұрды, операциялық шотта ₴180 000 бар еді, ал сейсенбіге дейін жалпы ₴210 000 төлеу керек еді. Қайсысын кейінге қалдыратынымды таңдауым керек болды. Ал мәселе мынада — сол айдағы кірісіміз соңғы екі жылдың ең жоғарғысы еді."

Ол цифрлық маркетинг агенттігін басқарады. Алты жылдан бері жұмыс істейді. Ұжымда сегіз адам бар. Жылдық кіріс: ₴3 600 000. Өткен ай ₴340 000-мен жабылды — бұл компания құрылғаннан бергі ең жақсы ай еді. «Бизнес денсаулығы жақсы ма?» деген кез келген көрсеткіш бойынша жауап анық «иә» болатын.

Ал жұма күні таңертең кофесін ішіп отырып, кішкентай, бірақ жәбірлейтін бір шешім қабылдауға тура келді: үш жеткізушінің қайсысын кейінге қалдыру керек.

Ең үлкен клиенті — ₴65 000 тұрақты төлем — сәрсенбіде келісілгендей ақы төледі. Екі жобалық клиент «келесі аптаның соңына дейін» төлеуі керек еді — яғни іс жүзінде сейсенбі мен жұма аралығында кез келген күні. Баспахана жеткізушісі дүйсенбіге дейін ₴48 000 күтті. Тартылған дизайнер сейсенбіге дейін ₴62 000 сұрады. Жаңа ғана жобаны аяқтаған фрилансер-копирайтерге жұмаға дейін ₴35 000 керек болды. Оған қоса сәрсенбіде ₴42 000 жалақы төлеу керек еді.

Ақшасы бар еді. Тек керек күндерінде емес.

Сол жұма таңы кез келген шағын бизнес иесі енгізетін ең жалықтырғыш әрі ең пайдалы қаржы құралын — төлем күнтізбесін — жасауға түрткі болды. Бұл мақала неге ол кіріс жақсы болғанда да қажет екенін, нақты жұмыс істейтін нұсқасын не істейтінін және оны бір демалыс күнінде қалай құруға болатынын түсіндіреді.

Парадокс: кіріс жақсы, ақша қиын

Көптеген кәсіпкерлер «ақша қозғалысындағы мәселелер» дегенде шығынға ұшыраған бизнесті елестетеді. Бұл қате түсінік. Ақша қозғалысындағы мәселелердің көбі — кірісі жақсы компаниялардағы уақыт мәселелері.

Компанияның пайдалы екенін сандар жасырмайды. Агенттіктің айлық пайда-шығын есебі 24% салауатты операциялық маржаны көрсетті. Жыл басынан бері көрсеткіш өткен жылмен салыстырғанда 19%-ға жоғары болды. Соңғы екі айда үш жаңа клиент қол қойды. Бизнесте ешқандай мәселе жоқ еді.

Мәселе ақша түсуі мен шығуының уақыттық сәйкессіздігінде болды. Клиенттер өз кестелері бойынша төледі — біреулері айдың 5-інде, біреулері 15-інде, кейбіреулері «ай соңына дейін», ал кейбіреулері есіне түскенде ғана. Жеткізушілер өз кестелері бойынша ақы күтті — көбі 1-і немесе 15-і күні, клиенттің қашан төлегеніне қарамастан. Жалақы белгіленген күндерде төленуі керек болды. Салықтардың өз тоқсандық ырғағы бар еді. Осы күнтізбелердің ешқайсысы бір-бірімен үйлеспеді.

Банк шоты — осы сәйкессіз күнтізбелердің бәрі соқтығысатын жер. Банк қалдығына қарағанда, сіз бір-бірімен қабаттасқан ондаған ақша кестесінің кездейсоқ қиылысу нүктесін көресіз. Кейде бұл қиылысу жақсы көрінеді. Кейде — алаңдатарлық. Бірақ банк қалдығы алдағы 14 күн туралы дерлік ешқашан ештеңе айтпайды — ал нақты шешімдер дәл сол кезеңде қабылдануы керек.

"Менде ақша мәселесі болған жоқ. Менде уақыт мәселесі болды. Төлем күнтізбесін жасағанға дейін мен осы екеуін ажырата алмадым — және екеуін бір нәрсе ретінде қабылдап шешім қабылдап жүрдім."

Төлем күнтізбесі шын мәнінде не (және не емес)

Төлем күнтізбесі — бюджет емес. Ол пайда-шығын есебі емес. Ол пайда болжамы емес. Ол бухгалтерлік мағынадағы ақша қозғалысы туралы есеп те емес.

Төлем күнтізбесі — қағазда, кестеде немесе арнайы құралда жүргізілетін бір ғана құжат, ол алдағы 14-тен 90 күнге дейінгі әр күн үшін мыналарды көрсетеді:

• Жоспарланған әрбір түсім (клиент төлемдері, тұрақты абонемент төлемдері, қайтарымдар, күтілетін түсімдер)
• Жоспарланған әрбір шығыс (жеткізушілерге төлемдер, жалақы, салықтар, жазылымдар, меншік иесінің дивидендтері)
• Әр күнге болжамды қалдық: алдыңғы күннің қалдығы + түсімдер − шығыстар

Осы ғана. Ең қарапайым нұсқасы — үш бағаны бар бір ғана кесте: күні, түсім/шығыс, болжамды қалдық. Ең күрделі нұсқасы — банкпен автоматты түрде интеграцияланған, бірнеше шотты қамтитын дашборд. Ал тәртібі бірдей.

Ол сізге басқа ешнәрсе бермейтінді береді:

• Қай күндер тартымды болатынын кемінде 14 күн бұрын білу
• Соманы емес, мерзімді қайта келісу мүмкіндігі (бұған келісім алу әлдеқайда оңай)
• Жұма таңындағы «қай жеткізушіні кейінге қалдыру керек» деген сұрақтың соңы
• Клиентке «жобаңызды кестеде ұстау үшін бізге X күніне дейін төлем керек» деп нақты негізбен айту мүмкіндігі
• Реактивті әрекеттердің орнына стратегиялық қадамдар жасау еркіндігі (ерте төлеу жеңілдіктері, жеткізушілермен келіссөздер)

Ол не емес:

• Нақты пайдасыздықты шешетін құрал (егер шығынға ұшырап жатсаңыз, күнтізбе мұны көрсетеді, бірақ түзетпейді)
• Айлық пайда-шығын шолуының немесе тоқсандық стратегиялық шолудың орнын басатын нәрсе
• Әділ баға белгілеудің немесе клиент борыштарын басқарудың орнын алмастыратын нәрсе
• Күтпеген жағдайлардан кепілдік (ірі клиенттің банкроттығы бәрібір қатты соғады — бірақ мұны ертерек көресіз)

Төлем күнтізбесі — бұл уақытты басқару құралы. Оның бүкіл міндеті осында.

Нақты төлем күнтізбесінің төрт негізгі бөлігі

Жұмыс істейтін төлем күнтізбесінде төрт негізгі бөлік бар. Олардың кез келгенін өткізіп жіберсеңіз, күнтізбе бірте-бірте шындықтан алшақтап, бір тоқсанның ішінде тасталып қалады.

Бірінші бөлік — шоттар картасы. Компанияның ақшасы сақталатын барлық орындардың толық тізімі. Операциялық шот (UAH). Салық резерві. Стратегиялық резерв. USD шоты. EUR шоты. Кассадағы қолма-қол ақша. Төлем операторындағы аралық қаражат. Бөлек субшотта сақталатын клиент алдын ала төлемдері. Көптеген төлем күнтізбелері тек «негізгі шот» негізінде құрылғандықтан сәтсіздікке ұшырайды — ал бүкіл ақша негізгі шотта ғана тұрмайды. Шоттар картасы — күнтізбенің дәлдігінің негізі.

Екінші бөлік — түсімдер тізімі. Клиенттен, несие берушіден немесе басқа көзден күтілетін әрбір төлем. Әр жазба үшін: қай клиент, қанша сома, күтілетін күні (болжам, уәде емес), сенімділік деңгейі (жоғары/орташа/төмен). Дәл осы сенімділік деңгейі тек тілек негізіндегі күнтізбені шынымен пайдалы күнтізбеден ажыратады. Төрт жылдан бері жұмыс істейтін клиенттің айдың 5-індегі ₴65 мың тұрақты төлемі — жоғары сенімділік. Жаңа клиенттің «келесі апта соңына дейін күтілетін» жоба бойынша соңғы төлемі — орташа. Тұрақты кешіктіретін клиенттің «осы аптада түсуі керек» деген кешіккен көтерме шоты — төмен.

Үшінші бөлік — шығыстар тізімі. Компанияның барлық міндетті төлемдері. Тұрақты (жалақы, жалдау ақысы, жазылымдар, белгілі күндердегі салық төлемдері). Ауыспалы (осы аптада келген жеткізуші шоттары, күтілетін материал тапсырыстары, фрилансер шоттары). Әр жазба үшін: алушы, сома, төлеу мерзімі, маңыздылығы (мерзімінде міндетті / бір аптаға икемді / келісуге болады). Дәл осы маңыздылық бағаны тартымды жағдай туындағанда соманы емес, мерзімді қайта келісуге мүмкіндік береді.

Төртінші бөлік — күнделікті болжам. Барлық шоттар бойынша қарапайым өспелі қалдық есебі: бастапқы қалдық + түсімдер − шығыстар = сол күннің соңындағы қалдық. Алдағы 14-тен 90 күнге дейін созылады. Дәл осы болжам арқылы күнтізбе өз құнын дәлелдейді — тартымды болатын күндерді, артық ақша болатын күндерді және күту арқылы шешілмейтін кіріс пен шығыс арасындағы алшақтықтарды көрсетеді.

Дәл осы төрт бөлік бірге жұмыс істегенде «шотыма күніне үш рет қарап, уайымдаймын» деген жағдайды «алдағы екі аптаның әр күні қандай болатынын, қай күндер бос, қай күндерге назар аудару керектігін білемін» деген жағдайға айналдырады.

Оны бір демалыс күнінде қалай құруға болады — 5 қадамдық процесс

Алғашқы нұсқасын жасау шамамен 4 сағат шоғырланған уақыт алады. Көптеген иелер мұны сенбі мен жексенбіге бөліп жасайды.

Бірінші қадам — әрбір шотты, әрбір әмиянды, ақша сақталатын әрбір орынды картаға түсіріңіз. Барлығын тізіп шығыңыз. Әрқайсысы үшін: бүгінгі қалдық, валюта, әдеттегі белсенділік. Агенттік үшін бұл былай шықты: операциялық UAH шоты, салық UAH шоты, жаңадан ашылған стратегиялық UAH шоты, жарнамаға арналған USD шоты, төлем операторындағы аралық қаражат, кеңседегі кассадағы қолма-қол ақша. Алты орын, жалпы сомасы ол ойлағаннан көп болды.

Екінші қадам — алдағы 30 күнде күтілетін әрбір түсімді тізіп шығыңыз. Барлық белсенді клиенттерді қарап шығыңыз. Әрқайсысы үшін: әдетте қашан төлейді, қанша, қаншалықты сенімді. Содан кейін әлі төленбеген әрбір ашық шотты қосыңыз (клиенттің тарихына негізделген сенімділік деңгейімен). Басқа күтілетін түсімдерді де қосыңыз — қайтарымдар, кеңесшілерге төлемдер, өтініш берген еуропалық грант. Әрқайсысын жоғары/орташа/төмен сенімділікпен белгілеңіз.

Үшінші қадам — алдағы 30 күнде күтілетін әрбір шығысты тізіп шығыңыз. Алдымен тұрақтылар: жалақы (нақты күндерімен), жалдау ақысы, есіңізге түскен әрбір жазылым (есте сақтағаныңыздан 30%-ға көп екенін байқайсыз), белгілі күндердегі салық төлемдері, бухгалтерге төлем. Содан кейін ауыспалылар: пошта жәшігіндегі әрбір жеткізуші шоты, күтілетін әрбір материал тапсырысы, төленуге тиіс әрбір фриланс төлемі. Әрқайсысын маңыздылығымен белгілеңіз: мерзімі міндетті / бір аптаға икемді / толықтай келісуге болады.

Төртінші қадам — күнделікті қалдықты алдын ала болжаңыз. Барлық шоттардағы бүгінгі жалпы қолма-қол ақшадан бастаңыз. Әр күн үшін күтілетін түсімдерді қосып, күтілетін шығыстарды алып тастаңыз. Нәтижесінде алдағы 30 күннің әрқайсысы үшін соңғы қалдықтар бағаны шығады. Мұны алғаш рет жасағанда, таңғаларлық жайттарға дайын болыңыз. Көптеген иелер алдағы 14 күнде білмеген кемінде бір тартымды күнді және бұрын байқамаған стратегиялық мүмкіндіктер беретін кемінде бір артық күнді табады.

Бесінші қадам — дүйсенбілік тәртіпті енгізіңіз. Әр дүйсенбі таңертең, 30 минут: өткен аптада нақты не болғанын күнтізбеге енгізіңіз (қандай төлемдер түсті, қайсылары түспеді, қандай таңғаларлық жайттар болды) және болжамды тағы бір аптаға ұзартыңыз (осылайша ол әрқашан 30 күн алдыға қарайды). Дәл осы дүйсенбілік тәртіп күнтізбені тірі ұстайды. Дүйсенбілік тәртіпсіз күнтізбе 7 күн бойы дәл болады, содан кейін бірте-бірте жалғанға айналады. Ал онымен бірге күнтізбе бизнестегі ең сенімді қаржы құжатына айналады.

Алғашқы құру ең қиыны. Дүйсенбілік тәртіп әлдеқайда жеңіл — құрылым дайын болғаннан кейін жаңарту 25–35 минут алады.

Төлем күнтізбесі не істеуге мүмкіндік береді — және не бермейді

Күнтізбенің болуы сіз қабылдай алатын шешімдердің түрін өзгертеді.

Соманы емес, мерзімді келісуге мүмкіндік береді. Тартымды күн 12 күн бұрын көрінгенде, сізде таңдау бар. Сол апта төлеуге тиіс ең ірі клиентке қоңырау шалып, екі күн ертерек төлей ала ма деп сыпайы сұрай аласыз. Шоты икемді жеткізушіге қоңырау шалып, қосымша 5 күн сұрай аласыз. Көтерме сатып алушыға ерте төлеу үшін шағын жеңілдік ұсына аласыз. Маңызды емес жабдық тапсырысын бір аптаға кейінге қалдыра аласыз. Осылардың әрқайсысы шағын сұраныс. Барлығы бірге сол күнді толық теңестіреді.

Клиенттермен төлем шарттары туралы нақты сөйлесуге мүмкіндік береді. Клиент баға туралы сұрағанда қорғанудың орнына, құрылымдық әңгіме өткізе аласыз: «Біздің 30 күндік төлем шартымыз сіз шынымен 30 күнде төлегенде ғана жұмыс істейді. Соңғы 6 шоттың 3-і 45-50 күнде төленді. 30 күндік мерзімге құрылымдық еске салумен келісеміз бе, әлде тиісті бағамен 45 күнге көшеміз бе?». Бұл кешіктіретін клиенттер туралы бұлыңғыр алаңдаушылықтан мүлдем басқа әңгіме.

Артық ақша болатын күндерді стратегиялық түрде пайдалануға мүмкіндік береді. Күнтізбе артық ақша болатын аптаны көрсеткенде, оны саналы түрде пайдалана аласыз: стратегиялық резервті толтыру, жеңілдік алу үшін жеткізушіге алдын ала төлеу, ұзақ уақыт бойы күтіп тұрған фриланс шотын жабу, кейінге қалдырып жүрген меншік иесінің дивидендін алу. Пайдаланылмай өткен артық аптылар — жіберіп алған мүмкіндік.

Ол құрылымдық мәселелерді шешпейді. Егер клиенттер 30 күндік мерзімде тұрақты түрде 30 күн кешіктіріп төлесе, күнтізбе мұны көрсетеді, бірақ түзетпейді — мұны келісімшарттарды қайта келісу немесе клиенттерді ауыстыру арқылы түзейсіз. Егер маржа тым аз болса, күнтізбе әр айдың 25-іне қарай әрдайым тартымды болатыныңызды көрсетеді, бірақ маржаның өзін өзгертпейді. Егер негізгі клиент кірістің 40%-ын құраса, күнтізбе бұл тәуекелді жоя алмайды. Күнтізбе шындықты ашады — оны өзгертпейді.

Агенттікте 90 күнде не өзгерді

Жұма таңындағы жеткізуші дилеммасынан үш ай өткен соң, дәл сол бизнес құрылымдық тұрғыдан мүлдем басқаша көрінді.

Жұма сұрағы қойылмайтын болды. Күнтізбемен үшінші демалыс күні-ақ иесі жұма таңындағы ықтимал ақша жағдайын алдыңғы дүйсенбіде-ақ көре алды. Тартымды жағдайлар шұғыл болғанша қайта келісілді — әдетте алдыңғы аптаның сейсенбі немесе сәрсенбісінде. Жеткізушілерден күте тұруды сұрамай қойды, өйткені олар күткен уақытында ақы алды. Бір жеткізуші мұны байқап, тұрақты уақтылы төлем үшін 1,5% жеңілдік ұсынды.

Клиенттердің төлем шарттары ретке келді. Күнтізбе қай үш клиенттің тұрақты түрде 15–25 күн кешіктіретінін көрсетті. Иесі әрқайсысымен құрылымдық әңгіме өткізді: біреуі алдын ала төлем + қалдық схемасына көшті, біреуі айдың 5-індегі тікелей дебетке ауысты, біреуі 45 күндік мерзім үшін 3% үстеме төлемге келісті. Дебиторлық борыш кітабы бойынша орташа кешігу 60 күн ішінде 18-ден 4-ке дейін төмендеді.

Стратегиялық резервті толтыру мүмкін болды. Күнтізбе әр айда белгілі екі аптада тұрақты артық ақша болатынын көрсетті. Сол апталарда автоматты аударымдар орнатылды — стратегиялық резервке айына жалпы ₴18 мың. 12 аптадан кейін резерв ₴0-ден ₴54 мыңға дейін өсті. Келесі жылы дәл осы уақытта ол ₴200 мыңнан асуы тиіс — бұл ірі клиенттің жоғалуын өтеуге жеткілікті.

Иесінің алаңдаушылығы күрт төмендеді. Күнтізбеге дейін ол операциялық шотты күніне 6–8 рет тексеретін. Одан кейін тек дүйсенбі таңғы 30 минуттық шолу кезінде ғана қарайтын болды. Банк қосымшасы ол ашпайтын қалтаға көшті. Босаған ойлау кеңістігі клиенттермен жұмысқа және жаңа қызмет желісін іске қосу жоспарына жұмсалды — бұл 4-тоқсанда қосымша ₴280 мың кіріс әкелді.

"Күнтізбе менің қанша тапқанымды өзгерткен жоқ. Ол тапқан ақшаммен не істей алатынымды өзгертті. Бұл — мүлдем басқа деңгейдегі бизнес."

Мұны да оқыңыз

• Ақша алшақтығы: оны қалай анықтап, болдырмауға болады
• Ақша алшақтығынан қалай аулақ болуға болады

Тақырып негізі: Ақша алшақтығы: оны қалай анықтауға және болдырмауға болады