Betriebsbuchhaltung vs. Finanzbuchhaltung für eine Marketingagentur: Wo Sie anfangen sollten

Eine Marketingagentur wirkt fast immer profitabel – bis man ins Detail schaut. Es gibt genug Kunden, Rechnungen gehen raus, Geld ist auf dem Konto. Doch am Monatsende blickt der Inhaber auf den Kontostand und weiß nicht: Haben wir das wirklich verdient, oder haben wir nur fremde Budgets durchgeschleust?

Der Grund ist einfach. In einer Agentur vermischen sich das Geld des Kunden und das Geld der Agentur in einem einzigen Zahlungsstrom. Eine Vorauszahlung für Werbeausgaben landet auf Ihrem Konto – aber das ist noch nicht Ihr Umsatz, sondern ein Budget, das direkt ins Werbekonto weiterfließt. Die Gehälter des Teams, das das Projekt betreut hat, werden dagegen erst einen Monat später fällig. Auf dem Papier stehen Sie im Plus, in Wirklichkeit weiß es niemand genau.

Um das reale Bild zu sehen, braucht eine Agentur Betriebsbuchhaltung, nicht Finanzbuchhaltung. Schauen wir uns an, wie sie sich von der Finanzbuchhaltung unterscheidet und mit welchen drei Schritten Sie starten sollten.

Wie sich Betriebsbuchhaltung von Finanzbuchhaltung unterscheidet

Die Finanzbuchhaltung führen Sie für den Staat: Steuern, Meldungen, Ihren Status als Einzelunternehmer. Sie beantwortet die Frage „Was muss ich dem Finanzamt vorlegen?“. Die Betriebsbuchhaltung führen Sie für sich selbst – um Entscheidungen zu treffen. Sie beantwortet die Frage „Welcher Kunde bringt Geld ein, und welcher zieht das Team ins Minus?“.

Das sind zwei unterschiedliche Sichtweisen auf dasselbe Geld, und die eine ersetzt die andere nicht. Mehr zum Unterschied finden Sie im Artikel Finanzbuchhaltung vs. Finanzmanagement. Für eine Agentur ist Folgendes entscheidend: Steuermeldungen zeigen Ihnen niemals, dass Sie drei Monate lang mit Verlust für einen Kunden gearbeitet haben. Die Betriebsbuchhaltung zeigt es Ihnen in 15 Minuten.

Schritt 1. Trennen Sie das Geld nach Kunde und Projekt

Das Erste, was das Bild in einer Agentur zerstört, ist der „gemeinsame Topf“: Alle Einnahmen und Ausgaben in einem großen Haufen. Solange Sie jede Transaktion nicht nach Kunde und Projekt sortieren, sehen Sie gar nichts.

Fangen Sie einfach an: Fügen Sie zu jeder Einnahme und jeder Ausgabe zwei Felder hinzu – Kunde und Projekt. Die Vorauszahlung von „Kunde A“ für das Projekt „Landingpage“ wird separat erfasst. Die Zahlung an den freiberuflichen Designer für dieselbe Landingpage kommt dazu. Das Gehalt des Account Managers, der fünf Kunden betreut, wird auf diese aufgeteilt.

Schon nach einem Monat dieser Erfassung sehen Sie eine Struktur, die Ihnen jahrelang verborgen blieb: wie viel Geld tatsächlich um jeden Kunden herum bewegt wird.

Schritt 2. Ermitteln Sie die echte Marge pro Kunde

Sobald die Transaktionen sortiert sind, erscheint die Schlüsselkennzahl der Agentur – die Marge pro Kunde. Das ist das, was von den Zahlungen eines Kunden übrig bleibt, nachdem alle direkten Kosten für seine Betreuung abgezogen sind: Subunternehmer, Werbebudgets (sofern sie über Sie laufen) und die Arbeitsstunden des Teams.

Hier wartet fast immer eine Überraschung. Der Kunde mit dem höchsten Umsatz erweist sich oft als der am wenigsten profitable: Er frisst die meisten Stunden, verlangt endlose Überarbeitungen und „brennt“ jeden Freitag. Ein ruhiger Kunde mit einem bescheidenen Retainer bringt dagegen netto mehr ein. Wie Sie solche Kunden finden, ist im Artikel Kundenrentabilität: die 20 %, die 80 % Ihres Gewinns liefern beschrieben.

Ohne diese Kennzahl treffen Sie Entscheidungen über Rabatte, Preiserhöhungen und die Trennung von Kunden vollkommen blind.

Schritt 3. Erstellen Sie einen Zahlungskalender

Das zweite klassische Problem der Agentur ist die Liquiditätslücke. Der Kunde zahlt mit Verzögerung, aber Gehälter und Subunternehmer müssen jetzt bezahlt werden. Auf dem Papier gibt es einen Gewinn, aber auf dem Konto ist kein Geld.

Ein Zahlungskalender schafft Abhilfe: ein einfacher Plan, wer Ihnen wann zahlt und wem und wann Sie zahlen. Er zeigt die Lücke zwei Wochen im Voraus, bevor sie zum Problem wird – und gibt Ihnen Zeit, eine Vorauszahlung auszuhandeln oder eine Auszahlung zu verschieben. Wie Sie einen solchen Kalender erstellen, erfahren Sie im Artikel Wie Sie einen Zahlungskalender erstellen.

Womit Sie heute anfangen sollten

Versuchen Sie nicht, sofort das perfekte System aufzubauen. Beginnen Sie mit drei Dingen: Transaktionen nach Kunde sortieren, die Marge für jeden berechnen und einen Zahlungskalender führen. Das reicht aus, um schon im nächsten Monat Entscheidungen auf Basis von Zahlen statt aus dem Bauch heraus zu treffen.

Sie können das alles in Excel erledigen, aber ab 10+ Kunden fangen die Tabellen an zu bröckeln. In Finmap sind diese drei Schritte an einem Ort vereint: Sie erfassen Transaktionen mit Bezug zu Kunde und Projekt, und Marge, Cashflow und Zahlungskalender werden automatisch berechnet. Testen Sie es 7 Tage kostenlos und sehen Sie Ihre Agentur in Zahlen.