Ein Zahlungskalender für Ihre Agentur: Vorschüsse, Meilensteine, Subunternehmer

Wenn Ihre Agentur nur ein Finanztool einführen kann, sollte es der Zahlungskalender sein. Kein Gewinnbericht, keine aufwendige Analyse — sondern der Kalender, der zeigt, wie viel Geld morgen, in einer Woche und im nächsten Monat auf dem Konto sein wird. Denn das größte finanzielle Problem einer Agentur sind nicht Verluste, sondern Liquiditätslücken, und genau die fängt der Kalender im Voraus ab.

Das Besondere an einer Agentur ist, dass sowohl die eingehenden als auch die ausgehenden Zahlungen ein bunter Mix sind: Vorschüsse, Projektmeilensteine, Retainer auf der einen Seite; Gehälter, Subunternehmer, Steuern, Werbung auf der anderen. Sehen wir uns an, wie man einen Zahlungskalender speziell für eine Agentur aufbaut und wie man ihn tatsächlich nutzt. Eine allgemeine, branchenunabhängige Anleitung finden Sie unter Wie man einen Zahlungskalender erstellt.

Was ein Zahlungskalender ist und warum eine Agentur ihn braucht

Ein Zahlungskalender ist ein Zeitplan aller anstehenden Ein- und Auszahlungen nach Datum, aus dem sich der Kontostand für jeden zukünftigen Tag ablesen lässt. Im Grunde ist es eine Cashflow-Prognose in Kalenderform. Er hat eine einzige Aufgabe: Ihnen einen zukünftigen Engpass zu zeigen, bevor er eintritt, damit Sie Zeit haben zu reagieren — einen Vorschuss anfragen, eine Zahlung verschieben oder auf eine Reserve zurückgreifen.

Ohne Kalender erfährt eine Agentur am Zahltag von einer Lücke. Mit Kalender erfährt sie es zwei Wochen im Voraus, solange noch etwas unternommen werden kann.

Was einzutragen ist: Einnahmen

Einnahmen in einer Agentur sind alles andere als einheitlich, und jeder Typ hat sein eigenes Datum. Vorschüsse — zum Projektstartdatum. Meilensteine — nach dem Zeitplan für die Lieferung von Zwischenergebnissen. Retainer — am Tag des Monats, an dem der Kunde zahlt. Wichtig ist, reale Daten unter Berücksichtigung der Zahlungsbedingungen einzutragen: Wenn ein Kunde mit net-30 zahlt, tragen Sie die Einnahme nicht zum Datum der Abnahme ein, sondern zum Datum, an dem das Geld tatsächlich eingeht. Werbebudgets von Kunden, die nur durch Sie durchlaufen, gehören nicht in Ihren Einnahmenkalender — das ist nicht Ihr Geld.

Was einzutragen ist: Ausgaben

Bei den Ausgaben sind Termine genauso wichtig. Gehälter — nach Plan (Vorschuss/Hauptzahlung). Subunternehmer — zu den vereinbarten Zahlungsbedingungen. Steuern — nach dem Kalender der Finanzbehörde; das sind die am häufigsten „vergessenen“ großen Zahlungen. Miete, Abonnements, Dienstleistungen — zu ihren Abbuchungsterminen. Je vollständiger Sie Ihre Ausgaben eintragen, desto weniger „Überraschungen“ erleben Sie: Die meisten Lücken entstehen durch genau eine vergessene wiederkehrende Zahlung, die zufällig in eine Flaute bei den Einnahmen fällt.

Wie man den Kalender liest: eine Lücke zwei Wochen im Voraus erkennen

Der Kalender selbst ist nicht das Wertvolle — es ist der tägliche Kontostand. Schauen Sie sich den prognostizierten Kontostand für jeden Tag an: Wird er an einem bestimmten Tag negativ, ist das eine zukünftige Lücke. Sie im Voraus zu erkennen gibt Ihnen Zeit zum Manövrieren — einen Kunden bitten, früher zu zahlen, mit einem Subunternehmer eine spätere Zahlung vereinbaren, den Vorschuss für ein neues Projekt erhöhen. Genau diese Hebel werden ausführlich behandelt in Liquiditätslücken in einer Agentur: Wie man sie vermeidet.

Beispiel: eine Woche im Kalender einer Agentur

Montag: Kontostand 80.000. Dienstag: Vorschuss für ein neues Projekt +90.000 (Kontostand 170). Donnerstag: Gehaltsvorschuss −120.000 (Kontostand 50). Freitag: Zahlung an zwei Subunternehmer −40.000 und eine Steuer −25.000 (Kontostand −15). Da ist sie, die Lücke am Freitag — aber Sie sehen sie bereits am Montag.

Was zu tun ist: den Kunden bei einem Meilenstein, der in der nächsten Woche fällig ist, bitten, einen Tag früher zu zahlen (+60.000), oder die Zahlung an einen Subunternehmer auf Montag verschieben. Jeder der beiden Schritte gleicht das Minus aus. Der Punkt ist, dass Sie diese Entscheidung am Montag in Ruhe treffen, nicht in Panik am Freitagabend.

Wie man anfängt, einen zu führen

Beginnen Sie mit einem kurzen Horizont — 4–6 Wochen im Voraus. Tragen Sie die Ihnen bekannten Einnahmen zu ihren realen Daten und jede zwingende Ausgabe ein und schauen Sie jeden Tag auf den prognostizierten Kontostand. Innerhalb einer Woche der Pflege werden Sie Ihre Lücken zum ersten Mal im Voraus sehen. Den breiteren Kontext, um die Finanzen Ihrer Agentur in Ordnung zu bringen, finden Sie unter Betriebsbuchhaltung für eine Marketingagentur: Der Einstieg.

Sie können einen Kalender manuell in Excel führen, aber er veraltet ständig. In Finmap baut sich der Zahlungskalender von selbst aus Ihren Transaktionen auf und aktualisiert den prognostizierten Kontostand automatisch — die Lücke ist im Voraus sichtbar. Testen Sie es 7 Tage kostenlos.