Финансовые KPI агентства: 5 цифр, которые смотреть каждую неделю

Большинство владельцев агентств смотрят на финансы раз в месяц — когда бухгалтер сведёт отчёт. Проблема в том, что месяц — это слишком поздно: кассовый разрыв, убыточного клиента или провал в продажах вы увидите уже по факту. Чтобы держать агентство под контролем, не нужны сложные отчёты — нужно несколько ключевых цифр, на которые вы смотрите каждую неделю, за 15 минут в понедельник.

Разберём 5 финансовых KPI, которых достаточно владельцу агентства, чтобы не терять руль. О самом ритуале еженедельного обзора — статья Еженедельный обзор KPI владельца.

Почему каждую неделю, а не раз в месяц

Финансовые проблемы дёшево решаются, только пока они впереди. Кассовый разрыв, замеченный за две недели, — это звонок клиенту о предоплате; замеченный в день зарплаты — это паника. Еженедельный взгляд ловит проблемы в зоне, где ещё можно действовать. Не нужен глубокий анализ — нужна регулярность и несколько правильных цифр.

KPI 1. Деньги: остаток и прогноз

Самая важная цифра — сколько денег есть сейчас на всех счетах и сколько будет через 2–4 недели с учётом будущих поступлений и выплат. Это страховка от кассового разрыва. Если прогноз показывает минус — вы реагируете заранее. Как избегать разрывов системно — в статье Кассовый разрыв в агентстве: как избежать.

KPI 2. Дебиторка: кто вам должен

Вторая цифра — сколько вам должны клиенты за уже сделанную работу и кто просрочивает. Дебиторка — это ваши деньги в чужих руках; чем больше она растёт, тем больше разрыв между «заработали» и «получили». Еженедельный взгляд на просрочку позволяет напомнить вовремя, а не когда вспомнили.

KPI 3. Загрузка команды

Третья цифра — насколько загружена команда оплачиваемой работой. Это самый дешёвый рычаг прибыли: падение загрузки прямо бьёт по деньгам. Каждую неделю видно, кто перегружен, а кто простаивает. Подробнее — в статье Загрузка команды и прибыль.

KPI 4. Прибыль по активным клиентам

Четвёртая цифра — как чувствуют себя ключевые клиенты и проекты по прибыльности. Не весь P&L, а сигналы: не сползает ли кто-то из прибыли в убыток, не «горит» ли проект сверх бюджета часов. Основа для этого — P&L по клиентам.

KPI 5. Продажи: лиды и воронка

Пятая цифра — что в продажах: сколько новых лидов, сколько на стадии сделки, сколько закрыли. Это опережающий показатель: провал в лидах на этой неделе станет провалом в деньгах через месяц-два. Смотреть его каждую неделю — значит видеть будущую выручку заранее.

Как собрать это за 15 минут

Секрет не в сложности, а в том, чтобы эти 5 цифр были под рукой в одном месте, а не собирались вручную каждый раз. Когда учёт ведётся системно, еженедельный обзор — это действительно 15 минут: открыл, посмотрел 5 показателей, принял решение. А если каждую цифру нужно собирать руками из таблиц, обзор не делается никогда.

В Finmap остаток и прогноз денег, дебиторка, загрузка и прибыль по клиентам собраны в одном месте — 5 KPI видно за минуты, без ручного сведения. Попробуйте 7 дней бесплатно.