Finansowe KPI agencji: 5 liczb, które warto sprawdzać co tydzień

Większość właścicieli agencji patrzy na swoje finanse raz w miesiącu — gdy księgowa zamyka miesiąc. Problem w tym, że miesiąc to za późno: luka gotówkowa, nierentowny klient czy spadek sprzedaży ujawniają się dopiero po fakcie. Żeby mieć agencję pod kontrolą, nie trzeba rozbudowanych raportów — wystarczy garść kluczowych liczb, które sprawdzasz co tydzień, w 15 minut w poniedziałek rano.

Rozłóżmy na czynniki pierwsze 5 finansowych KPI, które wystarczą właścicielowi agencji, żeby trzymać rękę na pulsie. O samym rytuale cotygodniowego przeglądu przeczytasz w Cotygodniowy przegląd KPI właściciela.

Dlaczego co tydzień, a nie raz w miesiącu

Problemy finansowe da się tanio naprawić tylko dopóki masz nad nimi przewagę czasową. Luka gotówkowa zauważona dwa tygodnie wcześniej to telefon do klienta w sprawie zaliczki; zauważona w dzień wypłat — to panika. Cotygodniowy przegląd wyłapuje problemy, póki jeszcze jest czas na reakcję. Nie potrzeba głębokiej analizy — potrzeba regularności i kilku właściwych liczb.

KPI 1. Gotówka: saldo i prognoza

Najważniejsza liczba to ile pieniędzy masz teraz na wszystkich kontach oraz ile będziesz mieć za 2–4 tygodnie, uwzględniając nadchodzące wpływy i płatności. To twoje ubezpieczenie przed luką gotówkową. Jeśli prognoza pokazuje minus, reagujesz z wyprzedzeniem. O systemowym sposobie unikania luk przeczytasz w Luka gotówkowa w agencji: jak jej unikać.

KPI 2. Należności: kto jest ci winien

Druga liczba to ile klienci są ci winni za już wykonaną pracę i kto zalega z płatnością. Należności to twoje pieniądze w cudzych rękach; im bardziej rosną, tym większa przepaść między „zarobione” a „otrzymane”. Cotygodniowe spojrzenie na przeterminowane faktury pozwala upominać się o zapłatę na czas, a nie wtedy, gdy akurat sobie o tym przypomnisz.

KPI 3. Wykorzystanie zespołu

Trzecia liczba to jak bardzo twój zespół jest obciążony pracą rozliczaną z klientem. To najtańsza dźwignia zysku: spadek wykorzystania od razu uderza w gotówkę. Co tydzień widzisz, kto jest przeciążony, a kto ma przestoje. Więcej na ten temat w Wykorzystanie zespołu a zysk.

KPI 4. Zysk na aktywnych klientach

Czwarta liczba to jak radzą sobie pod względem rentowności twoi kluczowi klienci i projekty. Nie chodzi o pełny rachunek zysków i strat, tylko o sygnały ostrzegawcze: czy ktoś zjeżdża z zysku w stratę, czy projekt „przepala” budżet godzin. Podstawą do tego jest Rentowność na poziomie klienta.

KPI 5. Sprzedaż: leady i lejek sprzedażowy

Piąta liczba to co dzieje się w sprzedaży: ile nowych leadów, ile transakcji w toku, ile zamkniętych. To wskaźnik wyprzedzający: spadek liczby leadów w tym tygodniu za miesiąc czy dwa przełoży się na spadek gotówki. Śledząc go co tydzień, widzisz przyszłe przychody z wyprzedzeniem.

Jak ogarnąć to wszystko w 15 minut

Sekret nie tkwi w skomplikowaniu — tkwi w tym, żeby mieć te 5 liczb pod ręką w jednym miejscu, zamiast za każdym razem zbierać je ręcznie. Gdy księgowość prowadzisz systematycznie, cotygodniowy przegląd naprawdę zajmuje 15 minut: otwierasz, patrzysz na 5 wskaźników, podejmujesz decyzję. Ale jeśli każdą liczbę trzeba ręcznie wyciągać z arkuszy kalkulacyjnych, przegląd nigdy nie zostanie zrobiony.

W Finmap saldo gotówki i prognoza, należności, wykorzystanie zespołu oraz zysk według klienta znajdują się w jednym miejscu — wszystkie 5 KPI widzisz w kilka minut, bez ręcznego zbierania danych. Wypróbuj za darmo przez 7 dni.